4 Typer retning i formell kommunikasjon

Noen av de viktigste retningstyper i formell kommunikasjon er: 1. Nedover 2. Oppad 3. Horisontal eller Lateral og 4. Diagonal eller Crosswise

Formell kommunikasjon er designet av ledelsen. Det er en offisiell kommunikasjon som foregår gjennom autorisasjonslinjen eller kommandoen.

Det grunnleggende formålet med å utforme slik kommunikasjon er å koble til ulike delsystemer for organisering og koordinere deres funksjon for å oppnå organisatoriske mål. Slik kommunikasjon er offisiell og en del av en formell organisasjon som opererer gjennom formelle forhold av overordnet og underordnet.

1. Nedadgående kommunikasjon:

Kommunikasjon i første omgang, strømmer nedover. Det er derfor tradisjonelt denne retningen har blitt fremhevet eller understreket. Det er basert på antagelsen om at folkene som arbeider på høyere nivåer, har myndighet til å kommunisere til de som arbeider på lavere nivåer. Denne retningen for kommunikasjon styrker den autoritære strukturen i organisasjonen. Dette kalles også Down Stream Communication.

Begrensninger av nedadgående kommunikasjon:

(i) Forvrengning / fortynning:

Ofte blir kommunikasjonen med det høyeste nivået forvrengt eller fortynnet på vei til lavere nivåer. Noen ganger kan meldingene gå seg vill. Det må sikres at mottakeren fullt ut forstår utførelsen / instruksjonene / retningene som kommer fra ovenfor. Dette krever et effektivt tilbakemeldingssystem.

(ii) Forsinkelse:

En annen ulempe med nedadgående kommunikasjon er at det ofte blir tidkrevende. Jo flere nivåer jo større er sjansene for forsinkelse. Derfor velger lederne ofte å sende sine massasjer direkte til den berørte personen.

(iii) filtrering:

Noen ganger kan ledere holde noen verdifull informasjon fra de ansatte. I en slik situasjon blir ansatte frustrert, forvirret og maktesløs. Dette kan ødelegge arbeidsgiver-ansattes forhold.

2. Oppadgående kommunikasjon:

Funksjonen av oppadgående kommunikasjon er å sende informasjon, forslag, klager og klager fra de lavere nivåarbeidere til ledere ovenfor. Det er derfor mer deltakende i naturen. Det ble ikke oppmuntret i det siste, men moderne ledere oppmuntrer til oppadgående kommunikasjon. Dette er et direkte resultat av økende demokratisering. Dette kalles også Up Stream Communication.

Begrensninger av oppadgående kommunikasjon:

(i) Psykologisk:

Visse problemer, primært av psykologisk art, kan komme opp i oppadgående kommunikasjon.

(ii) Hierarkisk:

Mange ledere liker ikke å bli 'fortalt' av sine juniorer. De kan ikke være tålmodige nok til å lytte til dem, eller kan til og med undertrykke meldingen som er sendt til dem nedenunder. I en slik situasjon kan de ansatte trives.

Måter å overvinne begrensningene-ombudsperson:

For å tømme over slike problemer spiller en ombudsperson en viktig rolle. Begrepet ombudsmann eller ombudsperson ble først brukt i Sverige for å gå inn på klager fra lavere nivåansatte mot myndigheter eller myndigheter.

Nå har en rekke selskaper i mange land etablert stillinger for personer til å undersøke ansatte, klager og klager. En ombudsmann, formidler derfor effektivt arbeidsgiverne og de ansatte og jevner oppadgående kommunikasjon.

3. Lateral eller horisontal kommunikasjon:

Denne typen kommunikasjon kan ses som sted mellom personer som opererer på samme nivå eller arbeider under samme leder. Funksjonsledere som opererer på samme nivå, i ulike avdelinger, gjennom kommunikasjon, presenterer et godt eksempel på sidekommunikasjon. Hovedformålet med denne kommunikasjonsdimensjonen er å opprettholde koordinerings- og revisjonsaktiviteter som er tildelt ulike underordnede.

Anledninger til lateral kommunikasjon oppstår under utvalgsmøter eller konferanser der alle medlemmer av gruppen, for det meste likestilling eller likestilling, samhandler. Det beste eksempelet på sidekommunikasjon kan ses i samspillet mellom produksjons- og markedsavdelinger.

4. Diagonal eller tverrgående kommunikasjon:

Diagonal eller tverrgående kommunikasjon finner sted når personer som arbeider på samme nivå, samhandler med de som jobber på et høyere eller lavere nivå av organisasjonshierarki og over grensene for rapporteringsrelasjoner.

Fordeler ved diagonal kommunikasjon:

1. Koordinering:

Denne kryssmessige kommunikasjonen tjener det viktige formålet med koordinering gjennom uformelle møter, formelle konferanser, lunsjmøter, generelle notater etc.

2. Praktisk:

Som vi vet ikke, foregår all kommunikasjon strengt på linje med organisatorisk hierarki, dvs. nedover eller oppover.

3. Moralforsterkning:

Ved å gi muligheter til lavere nivåarbeidere til å samhandle med ledere i uformelle møter, gir det sin moral et løft og videre forpliktelse til organisasjonen. Flere og flere organisasjoner oppfordrer nå kryssvis kommunikasjon og bygger opp bonhomie.

begrensninger:

1. Frykt for overtredelse:

Overordnet kan føle det som en overtredelse at hans underordnede har fått uforholdsmessig betydning, og at han har gått forbi.

2. Bestandighet mot overholdelse:

Overordnet kan ikke implementere forslaget da han ikke har blitt konsultert.

3. Anarki:

Mangelen på aksepterte prosedyrer kan føre til indre anarki og ekstern animasjon.