5 Retningslinjer for både grupper og medlemmer av en organisasjon for å oppnå effektive resultater

For at gruppene skal oppnå effektive resultater og at medlemmene skal få enighet, er noen nyttige retningslinjer foreskrevet og bør følges.

Noen retningslinjer for dannelsen av gruppene og arbeidsprosedyrene samt for oppførselen til medlemmer er foreslått av Cyril O'Donnell som følger:

For grupper:

1. Gruppens eller utvalgets mål bør være klart definert slik at diskusjonen kan fokusere på disse målene.

2. Utvalgets myndighet bør spesifiseres. Er komiteen dannet rent for å anbefale løsninger eller om det er autorisert til å gjennomføre sine beslutninger?

3. Størrelsen på gruppen skal nøye bestemmes. Hvis ulike avdelinger er involvert, kan det være nødvendig med riktig representasjon fra hver avdeling. Vanligvis er gruppene på sju til ti medlemmer tilstrekkelig.

4. Gruppens leder skal utnevnes eller velges på grunnlag av hans evne til å lede møtet. Han bør ha teknisk kompetanse samt ferdigheter i mellommenneskelige forhold.

5. Den nøyaktige dagsorden for møtet skal formidles til alle medlemmer, og alt støttemateriale for møtet skal gis. En skriftlig oversikt over de viktige aspektene av diskusjonen skal opprettholdes.

For medlemmer:

1. Medlemmene må sørge for at atmosfæren på komiteens møter er avslappet og uformell.

2. Hvert medlem tar en aktiv rolle i diskusjonen og sier sin stilling tydelig og logisk. Han lytter også til eventuelle reaksjoner rolig og gir motstands synspunkter, om noen.

3. Et medlem bør ikke kompromittere for å oppnå harmoni. Uenigheter bør ikke ignoreres, men bør løses. Kritikken bør rettes mot problemstillinger og ikke hos personer.

4. Medlemmene bør sørge for at gruppelederen ikke er overdreven dominerende. Hans synspunkter bør ikke betraktes som endelige. Hans synspunkter skal behandles på samme måte som andre medlemmers synspunkter.

5. Medlemmene må sørge for at uenigheter ikke involverer personligheter, men bare meninger. Videre bør disse uenighetene ikke fortsette av personlige grunner etter at møtene er over, ellers vil disse ikke bare være teknisk og sosialt destruktive, men også kunne føre til unødvendige uenigheter med de samme personene på de kommende møtene.

Det bør være en ånd av samarbeid snarere enn en av konkurransen blant medlemmene. Slikt samarbeid vil føre til mer positive svar på hverandre, respekt for hverandres meninger, mer engasjement og engasjement med oppgaven og større tilfredshet med oppgavesuksessen.

Disse retningslinjene når de følges riktig, bør forbedre effektiviteten og effektiviteten av lagene.