7 Hovedfunksjoner for Office Management

Denne artikkelen kaster lys over de syv hovedfunksjonene i kontorstyring. De er: 1. Planlegging 2. Bemanning 3. Styring 4. Kommunikasjon 5. Styring 6. Koordinering 7. Motivasjon.

Office Management Funksjon # 1. Planlegging:

Planlegging er først og fremst funksjon av kontorstyring. Det beskrives best som det første skrittet mot andre funksjoner på kontoret.

Det er et veldefinert kurs for fremtidig handling.

Fayol hadde påpekt:

"Handlingsplanen på en og samme tid, forutsett resultatet handlingslinjen som skal følges, stadiene skal gå gjennom, og metoden som skal brukes. Det er et slags fremtidsbilde der nærliggende hendelser skisseres med noe særpreg, mens fjernhendelser forekommer gradvis mindre tydelige. Planlegging er en mental prosess basert på tilgjengelige fakta og fremtidsmuligheter. "

Målet med planlegging:

Planleggingen er gjort til:

1. Oppveie endringene og usikkerheten

2. Å få på økonomiske operasjoner, og

3. For å lette kontrollen.

Når det gjelder kontorstyring, skal disse målene for planlegging koordineres med henvisning til målsettingene for bedriftsforetak som fremsatt av lederen.

Fordeler med planlegging:

Planlegging har visse fordeler som er oppregnet:

1. Planlegging gir retning til aktiviteter på kontoret og dermed blir alt målrettet.

2. Planlegging fokuserer endring på mål.

3. Planlegging bidrar til å kompensere usikkerheter og endringer.

4. Planlegging letter kontrollen på kontoret.

5. Planlegging tar også vare på veksten i forretningsvirksomheten. Dermed er kontoret ikke funnet som ønsker når det vokser.

6. Planlegging hjelper i økonomisk drift på et kontor som kontorpersonalet vet om målet og målene, og om hvordan man beveger seg i den retningen.

7. Planlegging legger til rette for full kontroll på kontoret. Det andre elementet på kontoret er organisering.

Det refererer til etableringen av en struktur av plikter og ansvar for å oppnå målene for et foretak. Urvick beskriver organisasjonen som "bestemme hvilke aktiviteter som er nødvendige for ethvert formål eller en plan og arrangere dem i grupper som kan tildeles individene. Det er opptatt av aktivitets-autorisasjonsforhold. Kontoret skal organiseres og oppgavene og funksjonene skal defineres for å avgjøre myndighetsforhold slik at kontoret fungerer jevnt. "

Kontoradministrasjon Funksjon # 2. Bemanning:

Det er en funksjon av ledelsen, i tillegg er det en utøvende funksjon for valg, rekruttering, kompensasjon, forfremmelse, opplæring og pensjonering av underordnede ledere. Kontoradministrasjon har også denne prosessen med bemanning fordi kontoret må bemannes og forvaltes på lignende måte.

Kontoradministrasjonsfunksjon # 3. Direktør:

Retning er definert og beskrevet som funksjon av kommandoen. "Den vellykkede retningen av subordinater resulterer i kunnskapsrike, velutdannede personer som arbeider effektivt mot bedriftens mål. Retning kan beskrives som prosessen med å veilede og overvåke underordnede. Tanken med veiledning og tilsyn er å gi en bestemt retning til de ulike aktivitetene på kontoret med sikte på at den fungerer tilfredsstillende. "

Kontorhåndtering Funksjon # 4. Kommunikasjon:

Det forklares som utveksling av tanker eller informasjon for å skape en felles forståelse og tillit eller et godt menneskelig forhold. Effektiv kommunikasjon er på linje der en ting forstås i samme forstand som den har blitt kommunisert.

For å etablere en god kommunikasjon er det viktig å følge disse tre prinsippene:

(a) Prinsippene om klarhet

(b) integritetsprinsippene

Kontorhåndtering Funksjon # 5. Kontroller:

Styring er en funksjon av å kontrollere dagens ytelse mot forhåndsbestemte standarder i planene, med sikte på å sikre tilstrekkelig fremgang og tilfredsstillende ytelse - fysisk eller økonomisk. Styring er grunnlag for kontorstyringen.

Utførelsen av kontorpersonalet må måles og korrigerende tiltak skal iverksettes for å sikre at målene for kontoret via oppnådd virksomhet er oppnådd.

Kontroller bør ha disse prinsippene:

1. Prinsippet om økonomi

2. Prinsippet om fleksibilitet.

3. Prinsippet om objektivitet.

4. Synprinsippet.

5. Prinsippet om behovet og arten av kontoret.

Office Management Funksjon # 6. Co-ordinering:

Koordinering er en prosess for å balansere og holde teamet sammen ved å sikre en passende tildeling av arbeidsaktiviteter til de ulike medlemmene, og sørge for at disse utføres med passende harmoni blant medlemmene selv.

For å få en effektiv koordinering på kontoret, er det nødvendig at koordinering må ha følgende forutsetninger:

(a) Målet til underordnede avdelingen må være utformet for å bidra til bedriften.

(b) Selskapets mål skal være kjent for hvert medlem av gruppen.

Samordningspraksis:

Samordningsprosedyrene er opptatt:

(a) Prinsipper for direkte kontakt:

Koordinering må oppnås gjennom direkte kontakt mellom de berørte parter. Dette ville unngå rødt tapeisme og sikre raskhet.

(b) Kontinuerlighetens prinsipper:

Koordinering må være en kontinuerlig prosess fordi ulike forhold holder seg vekslende og stadig skiftende.

(c) Prinsipper for tidlig begynnelse:

Det er nødvendig å oppnå koordinering med tidlige stadier av planlegging og politikk.

(d) Prinsipper for gjensidig forhold :

Alle faktorer som salg, produksjon, ledelse, økonomi i en situasjon må være gjensidig relatert.

Kontorhåndtering Funksjon # 7. Motivasjon:

En av de mest komplekse og vanskelige prosessene i en form for ledelse er motivasjonsprosessen.

Motivasjonen er av to typer:

(i) selvmotivasjon og

(ii) ekstern motivasjon.

Motivasjon betyr at en underordnet arbeider med iver og glede med gusto og samarbeide for å nå målene i organisasjonen. Motiveringssystemet skal tilfredsstille gruppens behov i tillegg til å være fleksibel, konkurransedyktig, produktiv og omfattende.

Hvis et motivasjonssystem har disse egenskapene, skal det oppnå følgende på kontoret:

(a) Hjelper for å sette inn eksempler på underordinater

(b) Hold den moralske høye

(d) Gir vekst i statur og ansvar

e) Gir økonomiske muligheter til lederne.