9 Kjennetegn ved effektive kontrollsystemer - Forklart!

Kontrollerer på alle nivåer fokus på innganger, prosesser og utganger. Det er svært viktig å ha effektive kontroller på hvert av disse tre stadiene.

Effektive kontrollsystemer har en tendens til å ha visse vanlige egenskaper. Betydningen av disse egenskapene varierer med situasjonen, men generelt har effektive kontrollsystemer følgende egenskaper.

Image Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg

1. Nøyaktighet:

Effektive kontroller genererer nøyaktige data og informasjon. Nøyaktig informasjon er viktig for effektive lederavgjørelser. Unøyaktige kontroller vil avlede ledelsesinnsats og energier på problemer som ikke eksisterer eller har lav prioritet, og vil ikke varsle ledere til alvorlige problemer som krever oppmerksomhet.

2. Aktualitet:

Det er mange problemer som krever umiddelbar oppmerksomhet. Hvis informasjon om slike problemer ikke når ledelsen i tide, kan slik informasjon bli ubrukelig, og det kan oppstå skade. Kontrollene må følgelig sørge for at informasjonen når beslutningstakerne når de trenger det, slik at en meningsfylt respons kan følge.

3. Fleksibilitet:

Virksomheten og det økonomiske miljøet er svært dynamisk i naturen. Teknologiske endringer skjer veldig raskt. Et stivt kontrollsystem ville ikke være egnet for et skiftende miljø. Disse endringene markerer behovet for fleksibilitet både i planlegging og kontroll.

Strategisk planlegging må muliggjøre tilpasninger for uventede trusler og muligheter. På samme måte må ledere gjøre endringer i å kontrollere metoder, teknikker og systemer etter hvert som de blir nødvendige. Et effektivt kontrollsystem er en som raskt kan oppdateres etter hvert som behovet oppstår.

4. Godtagbarhet:

Kontroller bør være slik at alle mennesker som er berørt av det, er i stand til å forstå dem fullt ut og akseptere dem. Et kontrollsystem som er vanskelig å forstå kan forårsake unødvendige feil og frustrasjon og kan bli irritert av arbeidere.

Følgelig må ansatte være enige om at slike kontroller er nødvendige og hensiktsmessige og vil ikke ha noen negative virkninger på deres innsats for å oppnå sine personlige og organisatoriske mål.

5. Integrasjon:

Når kontrollene stemmer overens med bedriftens verdier og kultur, jobber de i harmoni med organisasjonspolitikken og er dermed enklere å håndheve. Disse kontrollene blir en integrert del av organisasjonsmiljøet og blir dermed effektive.

6. Økonomisk gjennomførbarhet:

Kostnaden for et kontrollsystem må balanseres mot fordelene. Systemet må være økonomisk gjennomførbart og rimelig å betjene. For eksempel kan et høyt sikkerhetssystem for å beskytte nukleære hemmeligheter være begrunnet, men det samme systemet for å beskytte kontorrekvisita i en butikk ville ikke være økonomisk begrunnet. Følgelig må de mottatte fordelene oppveie kostnadene ved å implementere et kontrollsystem.

7. Strategisk plassering:

Effektive kontroller bør plasseres og vektlegges ved slike kritiske og strategiske kontrollpunkter hvor feil ikke kan tolereres og hvor tid og penger kostnader for feil er størst.

Målet er å bruke kontroller til det vesentlige aspektet av en bedrift der avvik fra forventede standarder vil gjøre størst mulig skade. Disse kontrollområdene inkluderer produksjon, salg, økonomi og kundeservice.

8. Korrigerende tiltak:

Et effektivt kontrollsystem kontrollerer ikke bare og identifiserer avvik, men er også programmert for å foreslå løsninger for å korrigere et slikt avvik. For eksempel kan en datamaskin som lager en oversikt over varebeholdninger, programmeres for å etablere "if-then" -retningslinjer. Hvis for eksempel inventar av et bestemt element faller under fem prosent av maksimal beholdning ved hånden, vil datamaskinen signalere for etterfylling for slike gjenstander.

9. Fokus på unntak:

Et godt kontrollsystem bør fungere på unntaksprinsippet, slik at kun viktige avvik blir oppmerksom på ledelsen, med andre ord, ledelsen trenger ikke å bry seg med aktiviteter som kjører jevnt. Dette vil sikre at ledelsesmessig oppmerksomhet er rettet mot feil og ikke mot samsvar. Dette ville eliminere unødvendig og uøkonomisk tilsyn, marginalt fordelaktig rapportering og sløsing med ledelsestid.