Barrierer for kommunikasjon: 16 Barrierer for kommunikasjon i en bedriftsorganisasjon

Kommunikasjon er livsnerven i all virksomhet. Alt går galt i det kan koste organisasjonen kjære. Ledere klager ofte på at en av deres største problemer er kommunikasjonsbrudd.

Spesialister har gjort seriøse studier av det og har isolert enkelte faktorer som forårsaker dette problemet. Det er verdt å ta en titt på disse årsakene til kommunikasjonsbrudd.

1. Støy:

Støy er først og fremst hindring for kommunikasjon. Det betyr "forstyrrelser som oppstår i et signal og hindrer deg i å høre lyden riktig." I en fabrikk, for eksempel, gjør kontinuerlig støy fra maskiner det vanskelig å kommunisere muntlig.

På samme måte vil noe teknisk problem i et offentlig adressesystem eller en statisk i en telefon- eller fjernsynskabel forvride lydsignalet og påvirke kommunikasjonen. Uønskede værforhold eller noe feil i de ultramoderne telekommunikasjonssystemene kan også ødelegge effekten.

Støy betyr ikke bare dette. Det omfatter også mange andre faktorer som kan eksistere ved avsenderens slutt, samt mottakerens slutt. Avsenderen kan ty til tvetydige eller forvirrende signaler. Mottakeren kan ødelegge meldingen på grunn av uoppmerksomhet eller kan ødelegge dekoding på grunn av feil eller uventet tolkning.

Mottakerens fordommer kan også komme i veien for å forstå budskapet i riktig ånd. Vi må derfor huske på at kommunikasjon alltid vil bli bortskjemt av "støy" som står for så mange ting.

2. Manglende planlegging:

Kommunikasjon er ikke en uformell affære. Dessverre tar mange mennesker det lett. Resultatet er at meldingen som skal sendes over, ikke kan være nøye planlagt. Det finnes utallige eksempler på folk som ville gi et dårlig planlagt, langsomt foredrag, mens en kort presentasjon med tabeller eller grafer ville være tilstrekkelig. En slik begivenhet ville bli en av feilkommunikasjon eller feilkommunikasjon. På samme måte kan noen mennesker ikke bry seg om å velge et passende tidspunkt og sted som er så nødvendige for effektiv kommunikasjon.

3. Semantiske problemer:

Semantikk er den systematiske studien av mening. Det er derfor problemene som oppstår fra uttrykk eller overføring av mening i kommunikasjon kalles semantiske problemer. Muntlig eller skriftlig kommunikasjon er basert på ord. Og ord, begrenset i antall, kan brukes på ubegrensede måter.

Betydningen er i avsenderens sinn og også i mottakerens mening. Men det er ikke alltid nødvendig for meningen i avsenderens sinn å være den samme som i mottakers sinn. Mye avhenger derfor av hvordan avsenderen koder for sin melding.

Avsenderen må passe på at mottakeren ikke misconstruerer sin melding, og får den tiltenkte betydningen. Ofte skjer det ikke på denne måten. Det fører til semantiske problemer. Det kan bare sikres hvis vi sikter mot klarhet, enkelhet og korthet slik at mottakeren får den tiltenkte betydningen.

4. Kulturelle barrierer:

Kulturelle forskjeller kommer ofte opp som kommunikasjonsbarrierer. Vi må være spesielt forsiktige i denne forbindelse som nå må vi operere i internasjonalt miljø. Den samme kategorien med ord, setninger, symboler, handlinger, farger betyr forskjellige ting for mennesker i forskjellige land eller forskjellig kulturell bakgrunn.

For eksempel, i USA elsker folk å bli kalt av deres fornavne mens de er i Storbritannia, og i stor grad også i India, folk liker å bli adressert av deres etternavn. I de nordamerikanske statene står et tegn på 'O' laget med pekefingeren og tommelen for 'OK' mens i sørlige stater det tolkes som uanstendig.

5. Feil antagelser:

Ganske ofte handler vi om forutsetninger, uten å være forsiktig med å søke avklaring. Vi bør gjøre all mulig innsats for å opprettholde vår goodwill og ikke handle impulsivt på forutsetninger. Hvis for eksempel en kunde skriver til oss at han ønsker å besøke vårt kontor eller fabrikk uten å fortelle oss at han ønsker å bli plukket opp og vi antar at han klarer å komme alene, kan det føre til tap av goodwill . Så det er nødvendig å være forsiktig i slike saker.

6. Sosio-psykologiske barrierer:

Holdninger og meninger, plass i samfunnet og statusbevisstheten stammer fra sin posisjon i den hierarkiske strukturen i organisasjonen, ens relasjoner med jevnaldrende, seniorer, juniorer og familiebakgrunn. Alle disse dypt påvirker ens evne til å kommunisere både som avsender og mottaker .

Statusbevissthet er allment kjent for å være en seriøs kommunikasjonsbarriere i organisasjoner. Det fører til psykologisk distansering som ytterligere fører til brudd på kommunikasjon eller feilkommunikasjon. Ofte ser man at en mann høyt oppe i en organisasjon bygger opp en vegg rundt seg selv. Dette begrenser deltakelsen av de mindre kraftige i beslutningsprosessen. På samme måte formulerer ens familiebakgrunn sin holdning og kommunikasjonsevne.

7. Følelser:

Følelser spiller en svært viktig rolle i livet vårt. Både koding og dekoding av meldinger påvirkes av våre følelser. En melding mottatt når vi er følelsesmessig opparbeidet, vil ha en annen betydning for oss enn når vi er rolige og sammensatte. Angst er den verste følelsen og fienden av kommunikasjon.

8. Selektiv oppfatning:

De fleste av de nevnte faktorene fører til selektiv oppfatning. Det betyr at mottakerne selektivt ser og hører avhengig av deres behov, bakgrunn, motivasjoner, erfaring og andre personlige egenskaper. Ved dekoding av meldingene beskytter de fleste mottakere sine egne interesser og forventninger inn i kommunikasjonsprosessen som fører til en bestemt type tilbakemelding som kan bli et kommunikasjonsproblem.

9. Filtrering:

Filtrering betyr at avsenderen av en melding manipulerer informasjonen på en slik måte at den vil bli sett mer gunstig av mottakeren. En leder liker for eksempel å fortelle sin sjef hva han føler eller hva sjefen sin ønsker å høre. I denne prosessen filtrerer han informasjon. Nettoresultatet er at mannen øverst aldri får objektiv informasjon.

På samme måte kondenserer og syntetiserer folk på lavere nivåer informasjonen for å få maksimale fordeler for seg selv. De holder tilbake eller ignorerer noen viktig del av informasjonen. Jo mer vertikale nivåer i organisasjonen, desto større sjanser er for filtrering. Dette er et svært vanlig kommunikasjonsproblem.

10. Overbelastning av informasjon:

Ukontrollert innstrømning av informasjon blir ofte en annen hindring for kommunikasjon. Det kan kvele seniorledelsen eller bore og frustrere ham. Når folk legges ned med for mye informasjon, vil de trolig få feil.

De kan også forsinke behandling eller svare på informasjon / melding i det minste i noen tid. Og forsinkelse kan bli en vane som forårsaker alvorlige kommunikasjonsproblemer. Folk kan også bli selektive i sitt svar, og selektiviteten er ikke kommunikasjonsvennlig. På den annen side er det et kommunikasjonsproblem.

11. Dårlig retensjon:

Som en følge av problemet nevnt ovenfor, er det verdt å merke seg at folk også sannsynligvis vil glemme meldinger som når dem. Derfra oppstår nødvendigheten av å gjenta meldingen og bruke mer enn ett medium til å kommunisere den samme meldingen.

12. Dårlig lyssetting:

Dårlig lytting kan føre til alvorlige kommunikasjonsproblemer. For mange mennesker er interessert i å snakke, og for det meste snakker om seg selv. De er så mye involvert, med seg selv at de ikke har tålmodighet til å lytte. Resultatet er at de ikke er interessert i høyttaleren hvis ord går bortkastet.

Alle vet om viktigheten av å lytte, men svært få faktisk praktiserer pasient, aktiv og empatisk lytning. Det er derfor så mange kommunikasjonsproblemer oppstår. Dårlig lytting står for ufullstendig informasjon og dårlig oppbevaring. Man kan ikke få det ønskede resultatet hvis dette skjer.

13. Målskonflikter:

Svært ofte sammenstøt med målene til ulike enheter og underenheter i en organisasjon fører til kommunikasjonsbrudd. Kommunikasjon bør fungere som en konfliktreduksjonstrening. Men målkonfliktene fungerer som kommunikasjonsreduksjonsmekanismer.

Ulike enheter internaliserer sine egne mål, og det fører til splitting eller bifurcation av interesser i organisasjonen. Når folk begynner å konkurrere for å oppfylle sine smale interesser, lider kommunikasjon.

14. Offensiv kommunikasjonsstil:

Det er ganske åpenbart at støtende kommunikasjonsform fører til kommunikasjonsbrudd. Det er et ganske følsomt punkt. Hvis en leder sender en melding på en slik måte at arbeidstakere / juniorer blir defensive, blir deres relasjoner stresset og kommunikasjon lider. Derfor er det absolutt nødvendig for ledelsen å vedta en overbevisende kommunikasjonsform.

15. Utilstrekkelig periode for justering:

Det er et velkjent faktum at folk reagerer på endringer på ulike måter. De tar sin egen tid til å tilpasse seg eventuelle nyheter eller forslag til endring. Mens formålet med kommunikasjon er å påvirke forandring, bør det holdes oppmerksom på at de ansatte, hvis oppgaver, skift, etc. skal endres, skal få tilstrekkelig tid. Først da blir kommunikasjonen effektiv.

16. Tap ved sending:

Kommunikasjon lider ofte eller blir fortynnet når meldinger overføres fra person til person i en rekke overføringer. De blir fortynnet på veien. Det må tas spesiell forsiktighet at den tilsiktede meldingen når den berørte personen.