Datastyrt regnskapssystem: Funksjoner, fordeler og andre detaljer

Les denne artikkelen for å lære om behovet, funksjoner, krav, fordeler, ulemper og problemer som står overfor i datastyrt regnskapssystem.

Behov for datastyrt regnskap:

Behovet for datastyrt regnskap stammer fra fordeler av fart, nøyaktighet og lavere kostnad for å håndtere forretningstransaksjonene.

Tallrike transaksjoner:

Det datastyrte regnskapssystemet er i stand til et stort antall transaksjoner med fart og nøyaktighet.

Øyeblikkelig rapportering:

Det er i stand til å tilby rask og kvalitetsrapportering på grunn av sin hastighet og nøyaktighet.

Reduksjon i papirarbeid:

Manuelt regnskapssystem krever stort lagringsplass for å beholde regnskapsposter / bøker og kuponger / dokumenter. Kravet på bøker og skrivesaker og kontobøker sammen med bilag og dokumenter er direkte avhengig av transaksjonsvolumet utenfor bestemt punkt.

Det er et stort behov for å redusere papirarbeidet og dispensere med store mengder kontobøker. Dette kan oppnås ved hjelp av datastyrt regnskapssystem.

Fleksibel rapportering:

Rapporteringen er fleksibel i datastyrt regnskapssystem. Det er i stand til å generere rapporter om hvilken som helst balanse som ved behov og for enhver varighet som ligger innenfor regnskapsperioden.

Regnskapsspørsmål:

Det er regnskapsspørsmål, som er basert på noen eksterne parametere. For eksempel kan en forespørsel relatert til forsinkede kunders kontoer lett besvares ved hjelp av strukturert spørrespråk [SQL] -støtte for databaseteknologi i det datastyrt regnskapssystemet. En slik øvelse ville være ganske vanskelig og dyr i manuell regnskapssystem.

Online-anlegg:

Datastyrt regnskapssystem tilbyr online-anlegg for å lagre og behandle transaksjonsdata for å hente informasjon for å generere og se finansielle rapporter.

nøyaktighet:

Opplysningene og rapportene som er generert er nøyaktige og ganske pålitelige for beslutningstaking. I manuell regnskapssystem, så mange som jobber og volumet av transaksjoner er ganske store, vil slike opplysninger og rapporter sannsynligvis bli forvrengt og upålitelig og unøyaktig.

Sikkerhet:

Dette systemet er høyt sikret, og data og informasjon kan holdes konfidensielt, sammenlignet med manuell regnskapssystem.

skalerbarhet:

Systemet kan klare seg lett med økningen i forretningsvolumet. Det krever bare flere datoperatører for lagring av tilleggskuponger.

Spesielle egenskaper av datastyrt regnskapssystem:

1. Det fører til rask utarbeidelse av kontoer og gjør tilgjengelig regnskapsoppgavene og regnskapene til rett tid.

2. Det sikrer kontroll over regnskapsarbeid og registre.

3. Feil og feil ville være minst i datastyrt regnskap.

4. Vedlikehold av ensartede regnskapsopplysninger og registre er mulig.

5. Enkel tilgang og referanse til regnskapsinformasjon er mulig.

6. Fleksibilitet i å opprettholde kontoer er mulig.

7. Det innebærer mindre kontorarbeid og er veldig pent og mer nøyaktig.

8. Det tilpasser seg nåværende og fremtidige behov for virksomheten.

9. Den genererer sanntids omfattende MIS-rapporter og sikrer tilgang til fullstendig og kritisk informasjon umiddelbart.

Krav til det datastyrte regnskapssystemet:

Regnskapsramme:

Et godt regnskapsramme med hensyn til regnskapsprinsipper, koding og gruppering er en forutsetning. Det er applikasjonsmiljøet i datastyrt regnskapssystem.

Operasjons prosedyre:

En godt utviklet og utformet operasjonsprosedyre blandet med egnet driftsmiljø er nødvendig for å kunne arbeide med datastyrt regnskapssystem. Dataregisteringen er en av de databaseorienterte applikasjonene, der transaksjonsdataene lagres i velorganisert database.

Brukeren opererer på en slik database ved hjelp av det nødvendige grensesnittet. Og han tar de nødvendige rapportene ved passende transformasjoner av lagrede data til informasjon. Derfor inneholder den alle grunnleggende krav til en databaseorientert applikasjon i datamaskiner.

Fordeler med datastyrt regnskap:

1. Bedre kvalitetsarbeid:

Regnskapene som er utarbeidet med bruk av datamaskiner, er vanligvis ensartede, ryddige, nøyaktige og mer lesbare enn manuell jobb.

2. Lavere driftskostnader:

Datamaskinen er en arbeids- og tidsbesparende utforming. Derfor resulterer volumet av jobb som håndteres ved hjelp av datamaskiner økonomi og lavere driftskostnader.

3. Forbedret effektivitet:

Datamaskinen gir hastighet og nøyaktighet i å utarbeide regnskap og regnskap og dermed øker effektiviteten til ansatte.

4. Tilrettelegger bedre kontroll:

Fra ledelsens synspunkt er større kontroll mulig, og mer informasjon kan være tilgjengelig ved bruk av datamaskin i regnskap. Det sikrer effektiv ytelse i regnskapsarbeid.

5. Større nøyaktighet:

Datastyrt regnskap sikrer nøyaktighet i regnskap og regnskap. Det hindrer klare feil og utelatelser.

6. Lindre monotoni:

Datastyrt regnskap reduserer monotonen til å gjøre repeterende regnskapsarbeid, som er kjedelig og tidkrevende.

7. Tilrettelegger for standardisering:

Datastyrt regnskap forenkler standardisering av regnskapsrutiner og prosedyrer. Derfor sikres standardisering i regnskap.

8. Minimere matematiske feil:

Mens du gjør matematikk med datamaskiner, blir feilene nesten eliminert med mindre dataene blir skrevet feil i første omgang.

Ulemper ved datastyrt regnskap:

1. Reduksjon av arbeidskraft:

Innføringen av datamaskiner i regnskapsarbeid reduserer antall ansatte i en organisasjon. Dermed fører det til større arbeidsledighet.

2. Høy pris:

Et lite firma kan ikke installere et dataregistersystem på grunn av høye installasjons- og vedlikeholdskostnader. For å være mer økonomisk bør det være stort arbeidsmengde. Hvis systemet ikke brukes til full kapasitet, ville det være svært uøkonomisk.

3. Krev spesielle ferdigheter:

Datasystem krever spesialiserte operatører. Tilgjengeligheten til slik faglært personell er svært lite og svært kostbart.

4. Andre problemer:

Hyppig reparasjon og strømbrudd kan påvirke regnskapsarbeidet veldig mye. Datamaskiner er utsatt for virus. Ofte vil tidens folk anta at datamaskinen gjør ting riktig, og at problemene vil gå ukontrollert i lang tid.

Problemer som står overfor i datastyrt regnskapssystem:

1. Brukeropplæring:

Brukeren, for bruk av dataregisterprogramvare, må forstå konseptene av programvaren. Derfor bør han gjennomgå riktig opplæring. En datoperatør må lære det grunnleggende om datamaskinen, konsepter av programvare, som arbeider med operativsystemprogramvaren [for eksempel Windows / DOS] og regnskapsprogramvaren.

2. Systemavhengighet:

Bruke en datamaskinløsning gjør at brukeren er helt avhengig av datasystemet og nødvendiggjør tilgjengeligheten av datamaskinen til enhver tid. Hvis systemet ikke er tilgjengelig [på grunn av maskinvarefeil eller strømbrudd], ville det være vanskelig å verifisere kontoene.

3. Maskinvarekrav:

Et fullverdig datasystem med en skriver er nødvendig for å betjene det elektroniske regnskapssystemet. De fleste små organisasjoner har ikke råd til å ha slik innretning med nødvendig programvare.

4. Systemfeil:

Når det er et systemkrasj [harddiskkrasj], er det stor risiko for å miste data tilgjengelig på harddisken når som helst. Det ville være svært smertefullt hvis problemet oppstår ved slutten av regnskapsåret, når regnskapet skal være klart.

5. Sikkerhetskopier og utskrifter:

Sikkerhetskopier av dataene skal gjøres regelmessig slik at når dataene går tapt, kan det gjenopprettes fra disketter [sikkerhetskopier]. Regelmessige utskrifter av systeminformasjonen vil være nyttige som manuelle poster.

6. Voucher Management:

Regnskapsprogramvare gjør det enkelt å endre data. Hvis en kupong er feil plassert i et feil hode, ville det være veldig vanskelig å sortere ut og få tilbake kupongen. En god kupongadministrasjon er svært viktig.

7. Sikkerhet:

Ytterligere sikkerhet må oppgis fordi feil håndtering av systemet [maskinvare / programvare] kan være farlig. Passord, låser, etc. må settes slik at ingen uautorisert person kan håndtere systemet.