Kontinuerlig forretningsforbedringssyklus (4 faser)

Den kontinuerlige forbedringssyklusen består av fire faser.

Fase 1 Prosessvalg og -definisjon:

Dette innebærer å velge og definere en kritisk prosess (relatert til forretningsstrategien) som har mulighet for kontinuerlig forbedring.

Fase 2 Prosessevaluering og standardisering:

Dette består av beskrivelse, evaluering og standardisering av prosessen som er valgt for forbedring.

Fase 3 Prosessforbedring:

Dette innebærer kontinuerlig forbedring av evaluert prosess som per PDCA syklus (dvs. Plan-Do-Check Act syklus)

Fase 4 Personlig forbedring:

Dette refererer til den kontinuerlige forbedringen av den enkelte som bærer prosessforbedringen i henhold til den nye PDAC-syklusen (dvs. Plan-Do-Act-Challenge-syklusen).

Disse fire faser er kort diskutert i de følgende avsnittene.

Fase 1 Prosessvalg og -definisjon:

I den første fasen av den kontinuerlige forbedringssyklusen vektlegges valg av den kritiske prosessen for forbedring og definisjonen av den valgte prosessen. Denne fasen inkluderer følgende aktiviteter.

(i) Stille scenen for kontinuerlig prosessforbedring ved å formulere organisasjonsbalanseportskortet (OBSC) som omfatter organisasjonsoppdraget, visjonen, kjerneverdiene, kritiske suksessfaktorer, mål, ytelsesmål, mål og tiltak for prosessforbedring. OBSC er delt opp i fire perspektiver, nemlig finans, kunder, interne prosesser og kunnskap og læring.

(ii) Danner en styringsgruppe der ledelsen også deltar aktivt. Et stadium i sats for prosessforbedring ved å skape et miljø for å oppmuntre og nærende både prosessforbedring og personlig forbedring.

(iii) Definere kritiske prosesser relatert til OBSC og bestemme relevante prosesser basert på kritiske suksessfaktorer.

(iv) Velge den mest kritiske prosessen (som utgjør det største problemet eller den største muligheten i dagens situasjon). Dette betyr å velge en prosess som gruppen vil fokusere på for forbedring.

(v) Utnevne en prosesseier til den valgte prosessen som er ansvarlig for forbedringen av den valgte prosessen. Prosesseier fungerer som sponsor, personen i styringsgruppen fungerer som råd for forbedringsprosjektet. Prosesseier er ansvarlig for at prosessen fungerer, og har myndighet til å endre prosessen.

(vi) Installere et forbedringslag av prosesseieren og gi teamet eierskap over sine prosesser.

(vii) Har prosesseier og lagmedlemmer definert den valgte prosessen. Definere prosessen er en viktig forutsetning for å forbedre prosessen.

Prosessdefinisjonen inkluderer: (a) interne / eksterne kunder, (b) innganger, (c) prosess og (d) utganger.

(viii) Trene teamet for å bruke forbedringsmetoder og -teknikker og også trene teamlederen til å bli trener.

(ix) Formulering av en forbedringsplan som inkluderer teamets oppdrag, prosjekttittel, forbedringsmål, ytelsesvurderingsforanstaltninger, tidsplan for utførelse, betyr forespurt, slags støtte som trengs fra toppledelsen, konsekvenser av innføring av forbedringsprosessen, forventet arbeidstaker motstand mot innføring av forbedringsprosessen etc.

(x) Samle nødvendig informasjon og analysere tilhørende kundedata og klager og registrer den endrede prosessen ved bruk av flytdiagrammer.

Fase 2 Prosessevaluering og standardisering:

I denne fasen beskrives den valgte prosessen i detalj for å sjekke om prosessen er klart forstått eller ikke. Dette krever standardisering av prosessen, måling og gjennomgang av prosessens ytelse, identifisering av prosessenes korte innflytelse og analysering av problemene med prosessen.

Ved å standardisere prosessen er den nåværende beste måten å utføre denne prosessen, etablert. Dette er gjort for å sikre at alle forstår prosessen og prosessen brukes konsekvent på samme måte hver gang. Prosessstandardene gir grunnlinjen for kontinuerlig prosessforbedring.

De viktige aktivitetene i denne fasen er:

(i) Definere og beskrive den valgte prosessen

(ii) Måle prosessens ytelse på grunnlag av den beskrevne ytelsesmåling

(iii) Analysere de tilgjengelige prosessdataene

(iv) Utføre årsak og effektanalyser og

(v) Identifisering av grunnårsaker

Fase 3 Prosessforbedring:

I denne fasen blir den valgte prosessen kontinuerlig forbedret på. PDCA-syklusen brukes til dette formålet.

De ulike fasene i denne syklusen er:

(jeg planlegger:

Forbedringsplanen som ble formulert under "prosessvalg og definisjon" -fasen er oppdatert. Forbedringsmålene er fastslått, forbedringsaksjoner og hvordan de er relatert til OBSC er indikert, og løsninger som adresserer de oppgitte kravene og problemårsaker er utviklet.

(ii) Gjør:

Forbedringsplanen utføres i begrenset omfang, de utvalgte løsningene blir testet, eksperimenter utført og gruppemedlemmer opplært i å bruke forbedringsmetoder og -teknikker.

(iii) Sjekk:

Effektene av prosessendringen måles, resultatene av disse forbedringsaksjonene blir gjennomgått basert på ytelsesmålinger, i hvilken grad forbedringsmål kan realiseres med disse tiltakene kontrolleres og resultatene blir sammenlignet med normer.

(iv) lov:

Resultatene er implementert, dvs. prosessforbedringen er introdusert, prosessen blir tatt under kontroll, den endelige prosessendringen er gjort, resultatene vurderes, prosessen kontinuerlig forbedret og overvåket, forbedret ytelse dokumentert, og mulige prosessendringer standardisert.

Fase 4 Personlige forbedringer:

Den organisatoriske forandringen er forårsaket av den kumulative effekten av alle enkeltpersoners innsats for å forbedre seg selv, jobbene sine og deres organisasjon. Individuelle selvforbedrende teknikker er nyttige for å fokusere på personlig forbedringsarbeid for hver person i organisasjonen.

Under den personlige forbedringsfasen ligger fokus på den kontinuerlige forbedringen av individets ferdigheter og oppførsel, som danner grunnlaget for individuell utvikling, personlig suksess og velvære.

PDAC-syklusen brukes. De ulike fasene i denne syklusen er :

(jeg planlegger:

Formuler eller oppdater ditt personlige balansert scorekort (PBSC) som fokuserer på jobb og fritid.

(ii) Gjør:

Start med et enkelt mål fra PBSC med tilhørende forbedringshandling. Fokuser på de tingene du er "ikke god på, på vaner som begrenser deg, på de som har en ugunstig innflytelse på livet ditt og de som leverer dårlige resultater. Fokuser på anstrengelsen av din forbedringshandling. Del PBSC med en betrodd kollega eller venn og sørg for støtte fra din veileder.

(iii) lov:

Kontroller om forbedringshandlingen fungerer, og gjør noe når det ikke virker. Gjennomgå resultatene i henhold til definerte personlige ytelsesmål og mål. Sjekk i hvilken grad du har innsett dine personlige mål. Utvikle dine kompetanser for å oppnå de valgte målene. Gjennomfør den påvist personlige forbedringen og asses personlige resultater.

(iv) Utfordring:

Godta større utfordringer ved å velge et vanskeligere mål og tilsvarende forbedringshandling fra PBSC og fortsett med det.