Faktorer som skal holdes i tankene mens du rammer den organisatoriske strukturen for din bedrift

Noen av faktorene som skal holdes i bakhodet mens du rammer organisasjonsstrukturen for din bedrift, er som følger:

Når lederne utfører organisasjonsfunksjon, opprettes en organisasjonsstruktur automatisk som definerer stillinger, myndighet, ansvar for ulike ansatte.

Image Courtesy: governancepartnership.com/iPuzzle-pieces.jpg

Organisasjonsstruktur kan defineres som "Nettverk av stillinger, ansvar og myndighet på ulike nivåer." Eller det kan kalles som et rammeverk som leder og operasjonelle oppgaver utføres.

Det spesifiserer forholdet mellom mennesker, arbeid og ressurser.

Faktorer som påvirker organisasjonsstrukturen:

Overveielsene som skal holdes i betraktning mens utformingen av organisasjonsstrukturen er:

1. Jobbdesign:

I organisasjonsprosessen er det samlede arbeidet delt inn i ulike jobber, og lederen må få jobben gjort fra sine ansatte. Så må det spesifiseres veldig klart hva alle aktiviteter skal utføres i en bestemt jobb. Hva hver enkelt har å gjøre mens hun utfører jobben. Så, utforming av jobb betyr tydelig å definere innholdet i jobben så langt som mulig, forventede resultater av jobber må defineres sammen med jobben.

2. Avdeling:

Etter arbeidsfordeling er jobbene gruppert sammen for å danne avdelinger. Ved gruppering av aktivitetene må lederne huske på at bare de relaterte eller lignende jobbene er gruppert under en avdeling slik at det kan være spesialisering. Lederen kan ha forskjellige måter å gruppere jobber som er relatert til hverandre.

3. Ledelse:

Ledelsens ledelse betyr hvor mange ansatte eller underordnede kan styres effektivt av en leder eller hvor mange underordnede er under en overlegen. Når myndighets- og ansvarsforholdene er etablert i organisasjonsprosessen, må ledere huske kontrollpanelet.

Kontrollpanelet avhenger av:

(a) Kapasitets- og etterretningsnivå for ledere:

Hvis ledere er smarte og intelligente, kan de ha et stort spekter. Hvilket betyr at flere underordnede kan jobbe under dem.

(b) Forvaltningenes tillit hos sine ansatte:

Ledere som har mer tillit og tro på sine ansatte, kan de ha et stort span.

(c) Medarbeidernes informasjonsnivå:

Hvis medarbeiderne er opplært og profesjonelt, kan det være stor spenning, men hvis de er ufaglærte, så små spenner fordi ufaglært ansatte trenger mer veiledning av overlegen så lite spenning er nødvendig.

(d) Arbeidstype:

Hvis den rutinemessige jobben må utføres, kan det være stor spenning, men for spesialisert og utfordrende jobb er det liten spenning av kontroll som foretrekkes.

Etter å ha bestemt seg for spenningen, utvikles en skalarkjede av alle overordnede og underordnede, fordi kontrollpanelet klart angir hvem som skal rapportere til hvem.

4. Delegering av myndighet:

Delegering av autoritet betyr deling av autoritet mellom ledere og underordnede. Generelt mens du får arbeidet fra underordnede ledere, passerer noen grad eller en del av sin autoritet til sine underordnede.

Slik at de kan fungere som et lag og oppnå gruppemålet. Denne delingen av autoritet bidrar til å bestemme gruppelederen blant underordnede også. For eksempel, hvis det er 10 selgere som arbeider under en salgssjef, kan sjefen tillate selgerne å avgjøre om leveringsdato, rabattgrenser, etc. Og av disse 10 selgerne, kan salgsadministratoren gi myndighet til en person til å rapportere om salg av alle selgere.

Typer organisasjonsstruktur:

Når lederen utfører organiseringsfunksjoner, resulterer det i dannelse av en organisasjonsstruktur som skildrer arbeidsstilen til en organisasjon.

Organisasjonsstrukturen kan defineres som "Et nettverk av stillinger, ansvar og myndighet på ulike organisasjonsnivåer".

Denne strukturen viser forholdet mellom myndighet og ansvar mellom de som jobber på forskjellige stillinger. Denne strukturen tydeliggjør hvem som rapporterer til hvem? Eller hvem er sjefen og hvem er underordnet?

Organisasjonsstrukturen kan i hovedsak være av to typer som er:

Jeg. Funksjonell struktur

ii. Divisional Structure

A. Funksjonell struktur:

Når aktivitetene eller jobbene er gruppert med tanke på funksjonene eller jobben, kalles den funksjonell struktur. For eksempel er alle jobbene knyttet til produksjon gruppert i produksjonsavdeling, relatert til salg i salgsavdeling, knyttet til kjøp i kjøpsavdeling og så videre.

Innenfor avdelingene er også gruppering gjort på grunnlag av spesialiserte funksjoner.

For eksempel kan produksjonsavdelingen videre klassifiseres i butikkavdeling, kvalitetskontrollavdeling, monteringsavdeling, etc. Innenfor hver avdeling og underavdeling opprettes en kjede av overordnede og underordnede for å arbeide systematisk.

Fordeler:

1. Spesialisering:

Når aktivitetene grupperes i henhold til type funksjon, er alle aktivitetene relatert til en type bare. Så, spesialiserte og profesjonelle eksperter kan ansettes for å overvåke disse aktivitetene. Dette fører til effektivitet og spesialisering.

2. Enkel oppsyn:

Veilederen blir kjent med typen oppgave som skal utføres fordi alle oppgaver er relatert til en funksjon. Som et resultat kan han veilede og veilede de ansatte som utfører disse aktivitetene.

3. Enkel koordinering:

Avdelingene dannet i funksjonell struktur er gjensidig avhengige av hverandre, noe som betyr at en avdelings virksomhet er avhengig av ytelsen til andre avdelinger. For eksempel avhenger produksjonsavdelingen av innkjøpsavdeling for råvarer. Salgsavdeling avhenger av produksjonsavdeling for sluttproduksjon og så videre. Denne interavhengigheten fører til samordning mellom ulike avdelinger.

4. Det hjelper med å øke ledelsesmessig effektivitet:

Ledere i en avdeling utfører samme type funksjon igjen og igjen, noe som gjør dem spesialiserte og forbedrer effektiviteten.

5. Effektiv opplæring:

Det gjør opplæring av de ansatte lettere ettersom de er opplært i begrensede typer ferdigheter, dvs. ansatte i produksjonsavdelingen får kun opplæring av produksjonsteknikker.

ulemper:

1. Avdelingene blir kun spesialisert på egen måte. De klarer ikke å se utsikter til hele organisasjonen. Som et resultat kan det organisatoriske målet ikke oppnås.

2. Når avdelingene blir for store, reduseres koordinasjonen og resulterer i forsinkelse av avgjørelse.

3. Avdelingshoder begynner å tenke sine avdelinger som deres funksjonelle imperium, og dette fører til konflikter mellom ulike avdelinger.

4. Når det organisatoriske målet ikke oppnås, blir det svært vanskelig å gjøre en avdeling ansvarlig for dette fordi alle avdelinger er innbyrdes forbundet, og det er svært vanskelig å finne ut hvilken avdeling som går mot organisasjonsmålet.

5. ufleksibilitet Ansatte får kun opplæring av en funksjon, dvs. avdelingen de tilhører, slik at de ikke kan flyttes til andre avdelinger.

Egnethet:

Funksjonell struktur er egnet for:

1. Store organisasjoner produserer en produktlinje.

2. Organisasjoner som krever høy grad av funksjonell spesialisering med varierte aktiviteter.

B. Divisional Structure:

Når organisasjonen er stor i størrelse og produserer mer enn en type produkt, blir aktiviteter knyttet til ett produkt gruppert under en avdeling.

Jeg. Divisional Structure

ii. Styret

For eksempel, hvis en organisasjon produserer såpe, tekstiler, medisin, kosmetikk, etc., vil alle aktivitetene knyttet til medisin bli gruppert under medisinavdelingen, alle tekstilvirksomhetene i tekstilavdelingen og så videre.

Divisional struktur er kun egnet for multiprodukt produksjon stor organisasjon.

Fordeler:

1. Produktspesialisering:

Alle aktivitetene knyttet til en type produkt er gruppert under en avdeling, noe som bringer integrasjon og koordinering i aktivitetene.

2. Rask beslutningsprosess:

Beslutningene tas mye raskere i divisjonsstrukturen fordi det ikke er avhengighet av andre avdelinger for å ta beslutninger.

3. Ansvarlighet:

I denne type struktur kan ytelsen til individuelle avdelinger enkelt vurderes, og du kan holde avdelingen ansvarlig for manglende gjennomføring av mål.

4. Fleksibilitet:

Rask beslutningsprosess fører til fleksibilitet.

5. Utvidelse og vekst:

Nye avdelinger kan legges til uten å forstyrre eksisterende avdelinger.

ulemper:

1. Hver avdeling vil kreve alle ressursene da hver avdeling skal fungere som en selvstendig enhet.

2. Hver avdeling fokuserer bare på deres produkt og de unnlater å beholde seg som en del av en felles organisasjon.

3. Konflikt på allokering av ressurser.

Egnethet og Divisional Structure er egnet for:

1. Organisasjoner som produserer flerprodukt eller annen produktlinje.

2. Organisasjoner som krever produktspesialisering.

3. Organisasjoner som krever at hver divisjon skal være selvforsynt som under divisjonsstruktur, har hver avdeling produksjon, salgsfinansieringsavdeling.

4. Voksende selskaper som planlegger å legge til flere produkter i fremtiden.