Funksjoner av kommunikasjon (8 funksjoner)

Følgende er de viktigste funksjonene i kommunikasjon:

1. Det involverer atleast to personer:

Kommunikasjon innebærer minst to personer, en avsender og en mottaker. Avsenderen kalles kommunikator og mottakeren av meldingen er kjent som kommunikasjon. En person som snakker, skriver eller utsteder noen instruksjoner, er avsenderen og den personen som kommunikasjonen er ment for eller som mottar meldingen, er mottakeren eller kommuniserer.

2. Melding er et must:

En melding er gjenstand for kommunikasjon, for eksempel innholdet i brevet eller talen, ordren, instruksjonene eller forslagene. En kommunikasjon må formidle noen melding. Hvis det ikke er noen melding, er det ingen kommunikasjon.

3. Kommunikasjon kan være skriftlig, muntlig eller gestural:

Kommunikasjon forstås generelt som muntlig eller skriftlig ord. Men i virkeligheten er det mer enn det. Den inneholder alt som kan brukes til å formidle betydninger fra en person til en annen, for eksempel bevegelse av lepper, eller øyets blikk eller bølgen av hender kan formidle mer mening enn selv skriftlig eller muntlig ord.

4. Kommunikasjon er en toveis prosess:

Det innebærer både informasjon og forståelse. Kommunikasjonen er ikke fullført dersom mottakeren har forstått meldingen ordentlig og hans reaksjon eller svar er kjent for avsenderen. Forståelse er sluttresultatet av kommunikasjon, men det betyr ikke enighet.

5. Hovedformålet er å motivere et svar:

Hovedformålet med kommunikasjon er å motivere respons eller påvirke menneskelig atferd. Det er ingen tvil om at motivasjon kommer fra innsiden, men kommunikatør kan også motivere folk ved god utarbeidelse av melding, riktig tidspunkt for kommunikasjon etc. For å skape forståelse, bør kommunikasjon være relevant for situasjonen. Det må alltid huskes at kommunikasjon er et middel til å motivere og ikke en slutt selv.

6. Kommunikasjon kan være formell eller uformell:

Formell kommunikasjon følger de formelle kanalene som tilbys i organisasjonsstrukturen. For eksempel kommuniserer administrerende direktør med avdelingshofer, sier økonomistyrer, økonomistyring kommuniserer til nestleder finansdirektør, nestleder finansdirektør med regnskapsfører og så videre. I enkle ord, i uformell kommunikasjon, er det ingen direkte kommunikasjon mellom administrerende direktør og regnskapsførerne.

Informell kommunikasjon flyter fra uformelle kommunikasjons kanaler som ikke er gitt i organisasjonsstrukturen. Disse kanalene utvikler seg blant medlemmer på grunn av personlige kontakter gjennom å jobbe med hverandre.

7. Det flyter opp og ned og også fra side til side:

Kommunikasjon flyter nedover fra en overordnet til underordnet og oppover fra underordnet til en overlegen. Det flyter også mellom to eller flere personer som opererer på samme myndighetsnivå.