Tilbakemelding: Betydning, Betydning, Prosess og Typer

Les denne artikkelen for å lære om tilbakemelding. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning av tilbakemelding 2. Betydningen av tilbakemelding 3. Tilbakemeldingsprosess 4. Typer tilbakemelding 5. Krav til effektiv tilbakemelding.

Betydning av tilbakemelding:

I tilfelle inter-personlig kommunikasjon er det ikke nok å sende beskjed av avsenderen til mottakeren.

Han / hun må være ivrig etter å vite reaksjonen eller for å få returinformasjon.

Meldingen sendt av mottakeren tilbake til kilden kalles tilbakemelding. Det er svaret fra mottakeren.

Viktigheten av tilbakemelding:

Tilbakemelding er viktig i kommunikasjon.

Faktisk er kommunikasjon en toveisprosess:

(i) Sende meldingen, og

(ii) Motta svaret eller tilbakemelding.

Avsenderen er interessert i å kjenne mottakerens reaksjon. Han / hun er også villig til å vite om mottakeren har forstått budskapet i samme forstand som beregnet. Hvis det er noe i det, er det nødvendig med videre forhandling eller kommunikasjon.

På den annen side kan mottakeren ha forstått meningen og intensjonen til meldingen, men på grunn av barriere av noe slag, si språkbarriere, kunne han / hun ikke formidle hans / hennes reaksjoner på riktig måte. I så tilfelle skal også det faktiske bildet bli opplyst ved å fjerne barrierer.

I ansikt til ansikt er kommunikasjon tilbakemelding ikke noe problem, fordi taleren og lytteren begge er til stede, og kan spørre og klargjøre meldingen umiddelbart hvis det er tvetydighet. Man kan spørre den andre til å gjenta det som har blitt savnet. De kan også observere bevegelsene og ansiktsuttrykket i muntlig kommunikasjon. Men i tilfelle av skriftlig kommunikasjon er tilbakemeldingen ikke umiddelbar. Det krever litt tid.

Uansett hva slags modus eller kanal (dvs. verbalt, ikke-verbalt eller skriftlig) er tilbakemelding veldig viktig. Det er nøkkelen som åpner for kommunikasjonens suksess. Formålet med kommunikasjon er bundet til å forbli uoppfylt med mindre kommunikasjonsprosessen er fullført med tilbakemelding. Det er en uadskillelig del av vellykket kommunikasjon.

Prosess for tilbakemelding:

Prosessen eller teknikken for tilbakemelding bør inkludere følgende trinn:

1. Lytte og forstå meldingen riktig.

2. Stille spørsmål om meldingen ikke forstås riktig og få det avklart.

3. Forstå meldingen i den forstand opprinnelig ment.

4. Overfør reaksjonen til avsenderen av meldingen.

Typer av tilbakemelding:

Tilbakemeldingen kan være positiv eller negativ. Positiv tilbakemelding er den typen tilbakemelding som er mer eller mindre akseptabel eller tilfredsstillende for avsenderen. Det betyr at mottakeren av meldingen har reagert på den måten avsatt av avsenderen og tatt det tiltenkte handlingsforløpet. Det betyr at alt er på rett spor, og det er ikke nødvendig med korrigerende tiltak angående kommunikasjon.

På den annen side, hvis mottakeren ikke forstår hva avsenderen ønsker å formidle, må tilbakemeldingen være dårlig og videre kommunikasjon blir nødvendig for å tømme misforståelsen. Dermed tyder negativ tilbakemelding på at kommunikasjonen ikke har vært effektiv, og det er nødvendig med noen korreksjon, justering eller revurdering.

Krav til effektiv tilbakemelding:

Effektiv tilbakemelding må være:

1. Klar,

2. God tid,

3. Spesifikk,

4. Bearing Right Attitude,

5. Sannelig representant,

6. upersonlig, og

7. Informativ.

Disse punktene diskuteres kort i følgende avsnitt:

1. Klar:

Effektiv tilbakemelding er mulig hvis mottakeren forstår meldingen kommunisert til ham / henne riktig.

Det bør være klart på to måter:

(i) Avsenderen av meldingen kan forstå at tilbakemeldingen er relatert til meldingen som sendes; og

(ii) Betydningen av tilbakemeldingen skal være tydelig.

Avsenderen av tilbakemeldingen skal ta vare på det og sikre riktig forståelse av tilbakemeldingen fra mottakeren. Bruk av enkelt språk for kommunikasjon er svært nødvendig.

2. Godtidsinnstilt:

Tilbakemelding kan ikke være øyeblikkelig. Det kan ta litt tid å få tilbakemelding. Men mye forsinket tilbakemelding kan ikke være verdt eller kanskje ikke tjene noe formål i det hele tatt. Det bør gjøres innen rimelig tid.

3. Spesifikk:

Generelt, tilbakemelding, for å være effektiv, bør være spesiell eller spesifikk. En generalisert respons eller et tvetydig svar er av liten verdi. Til et bestemt spørsmål, bør det gis konkret svar. Noen ganger er et generelt inntrykk av en stor del av mennesker nødvendig som tilbakemelding. I så fall bør kommunikasjonen utformes slik at folk oppfordres til å gi sitt generelle inntrykk.

4. Bearing Right Attitude:

'Jeg' holdning bør erstattes av 'Vi' eller 'Du' holdning til å få samarbeidet med den personen med hvem kommunikasjonen blir gjort. Hvis avsenderen mener at han / hun er overlegen mot mottakeren i alle henseender, vil den bli reflektert i meldingen, og mottakeren vil føle seg flau i å gi tilbakemelding. Derfor bør en slik holdning unngås.

Mottakeren bør også unngå feilsøkingstilstanden med avsenderen. Hvis mye av tiden blir brukt til å finne feil med emnet, presentasjonsevner og lignende forhold knyttet til meldingen, vil tilbakemeldingsprosessen sikkert lide. Derfor bør både undergravering av avsenderens og feilsøkingstilstanden til mottakeren unngås for å gjøre tilbakemeldingen effektiv.

5. Sannelig representant:

Tilbakemeldingen kan være positiv eller negativ. Man bør ikke nøl med å formidle negativ tilbakemelding. Faktisk, sann og ærlig reaksjon bør kommuniseres. Vi bør ikke nøl med å formidle vår uenighet. Vi bør også tydelig angi om vi ikke klarer å forstå meldingen.

6. upersonlig:

Tilbakemelding, for å være effektiv, bør være fri for personlige reaksjoner. La oss anta at Mr. X er deprimert på grunn av noen personlige problemer i livet hans. Denne sinnstilstanden bør ikke reflekteres i tilbakemeldingsprosessen til det offisielle arbeidet eller forretningskommunikasjonen. Tilsvarende bør enhver personlig rivalisering eller konflikt ikke ha noen innflytelse på offisiell tilbakemelding.

7. Informativ:

Avsenderen av en melding forventer fra mottakeren noen opplysninger i form av tilbakemelding som avsenderen ikke allerede vet. Derfor, tilbakemelding, for å være effektiv, bør være informativ.