Hvordan forbedre koordinering for å nå forretningsmål? (11 teknikker)

Koordinering innebærer synkronisering av alle aktiviteter i virksomheten for å oppnå de fastsatte målene. "En leder i styring må koordinere arbeidet som han er ansvarlig for ved å balansere, tidsbestemme og integrere".

Følgende er koordineringsteknikkene:

1. Definere tydelig autoritet og ansvar:

I en organisasjon er det flere vertikale og horisontale autoritetsforhold. Myndighet flyter fra topp til bunn. Forvirring om autoritet øker problemene med koordineringsmanifold fordi ansvaret kun kan rettes når myndigheten og dens kilde klart er avgrenset.

2. Formulering av klare retningslinjer og prosedyrer:

Koordinering blir veldig enkelt hvis det er klare kutt og veldefinerte retningslinjer og prosedyrer. Det vil sikre enighet av handling. Den subjektive håndteringen av problemene er helt utelukket når fastsatte retningslinjer og prosedyrer er blitt etablert.

3. Gensidig kommunikasjon:

Effektiv kommunikasjon er viktig for koordinering. Direkte kommunikasjon bidrar til å løse den enkelte og avdelingsforskjellen. Ulike typer kommunikasjon inkluderer avdelings nyheter, rapporter bulletin, gruppe eller utvalgsmøter etc. Gjennom diskusjon skjer felles utveksling av ideer, og det hjelper med å bringe harmoni mellom de ulike avdelingene i et foretak.

4. Eksisterende samfunn av interesse:

For å få en effektiv koordinering er det viktig at det skal være en felles forståelse av hovedmålene for organisasjonen. Hvert medlem av organisasjonen må vurdere sine individuelle interesser underlagt organisasjonens interesser.

5. Effektive lederskap:

En god leder skaper tillit blant sine underordnede og effektivt løser forskjeller, om noen, av menneskene som arbeider under ham. Effektiv ledelse er sikker på å fremme koordinering på alle nivåer som begynner fra planleggingsstadiet til implementeringsstadiet.

6. Effektiv kontroll:

Når et integrert kontrollsystem eksisterer, sikrer det automatisk koordinert gruppearbeid. Ved hjelp av kontrolldiagrammer kan ledelsen umiddelbart få vite hvilken grad de ulike aktivitetene er samordnet. For eksempel kan effektiv kontroll utøves dersom et budsjettkontrollsystem følges.

I lys av "nøkkelfaktoren" blir budsjettens prioritering bestemt. Generelt går alle aktiviteter rundt salg og salgsbudsjett utarbeides først og fremst. Alle andre budsjetter er avhengige av dette budsjettet. Effektiv kontroll utøves gjennom disse budsjettene for å sikre en samordnet funksjon av organisasjonen som helhet.

7. Frivillig samarbeid:

Frivillig samarbeid muliggjør koordinering. Hvis alle medlemmer av organisasjonen jobber som et lag, kan resultatene automatisk følge. For eksempel produserer et godt sammensatt fotballag eller et hockeylag bedre resultater enn et lag som, selv om de spiller samarbeid, spiller ukoordinert. Når forholdene er ideelle, bør ledelsen forsøke å sikre frivillig samarbeid fra medlemmer av organisasjonen.

8. Lydorganisasjon Struktur:

Det er meget viktig for koordinering at det skal være en god organisasjonsstruktur. Det bør være organisasjonsdiagrammer, stillingsbeskrivelser og arbeidshåndbøker mm, da disse i stor grad bidrar til å sikre koordinering. Generelt finner vi en konflikt mellom linje- og stabsposisjoner. En god organisasjonsstruktur bidrar til å sikre koordinering.

9. Organisasjonsmanualer:

Organisasjonsmanualer tegnes av storskala organisasjon for organisasjonen som helhet og deretter for ulike avdelinger og seksjoner. Disse håndbøkene legger ned den generelle filosofien til organisasjonen og tjener som en veiledning til forståelsen av virksomheten og forståelsen av rollen til hver seksjon eller avdeling.

10. Utnevnelse av kontaktpersoner:

Enkelte organisasjoner utnevner også forbindelsesoffiserer som opptrer som en sammenheng mellom to personer eller avdelinger og koordinerer ulike enkeltpersoners aktiviteter.