Hvordan overvinne kommunikasjonsbarrierer i organisasjonen din? - Besvart!

Det er svært viktig for ledelsen å gjenkjenne og overvinne hindringer for effektiv kommunikasjon for operativ optimalisering. Dette vil innebære diagnostisering og analyse av situasjoner, utforming av riktige meldinger, valg av passende kanaler for kommunikasjon av disse meldingene, assisterende mottakere av meldinger i korrekt dekoding og tolkning av meldingene og å gi et effektivt og effektivt tilbakemeldingssystem.

Image Courtesy: ruteslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Noen av trinnene som kan tas i denne forbindelse er:

1. Tilbakemelding og oppoverkommunikasjon:

Tilbakemelding bidrar til å redusere misforståelser. Informasjonen overføres mer nøyaktig når mottakeren får anledning til å be om avklaring og svar på eventuelle spørsmål om meldingen. Toveiskommunikasjon, selv om den er mer tidkrevende, unngår mistillit og fører til tillit og åpenhet som bygger et sunt forhold mellom avsender og mottaker og bidrar til effektiv kommunikasjon. Oppadgående kommunikasjon styrkes ved å holde en åpen dørpolitikk og gi muligheter for arbeidstakere til å gi forslag som bør tas seriøst av ledelsen ved å anerkjenne dem og ta passende tiltak.

2. Forbedre lytteferdigheter:

Ifølge Stuart Chase er "lytting den andre halvdelen av snakk", og er svært viktig del av kommunikasjonsprosessen. Lytting er en aktiv mental prosess og går utover bare å høre. Gode ​​lyttingsvaner fører til bedre forståelse og gode relasjoner med hverandre. Lytting er en anerkjennelse av at mottakeren har ansvar i kommunikasjonsprosessen. Noen av retningslinjene for effektiv lytting er:

a) Lytting krever full oppmerksomhet til høyttaleren. Ikke la tankene dine vandre eller være opptatt av noe annet, ellers ville du ikke kunne forstå meningen med meldingen i sin helhet.

b) Språket som brukes av stemmen og følelsene skal få riktig oppmerksomhet. Lytt til følelser i meldingsinnholdet og reagerer positivt på disse følelsene.

c) Still spørsmål for å klargjøre punkter som du ikke forstår klart og reflektere tilbake til høyttaleren din forståelse av hva som er sagt.

d) Kontroller at det ikke er noen utendørs forstyrrelser og forstyrrelser i løpet av samtalen.

e) Ikke døm betydningen av meldingen på grunn av dine tidligere forhold og erfaringer med avsenderen eller på grunn av dine oppfatninger om ham, positiv eller negativ.

f) Ikke hopp til konklusjoner før meldingen er over og forstås tydelig.

g) Oppsummer og omstil meldingen etter at den er over, for å være sikker på innholdet og hensikten med meldingen.

3) Utvikle skriveferdigheter:

Klart skrevet meldinger kan bidra til å unngå semantiske og oppfatningsbarrierer. En godt skrevet kommunikasjon eliminerer muligheten for misforståelse og feilfortolkning. Når du skriver meldinger, ville det være lurt å adoptere KISS-prinsippet, som betyr "Hold det kort og enkelt, og dermed gjøre meningen så klar som mulig, slik at den oppnår ønsket mål. Noen nyttige tips i skriftlig kommunikasjon er foreslått av Robert Degise som følger:

a) Hold ordene enkle:

Dette vil redusere dine tanker til essensielle og meldingen blir lettere å forstå av mottakeren. Meldingen vil gå tapt hvis ordene er komplekse og ikke låne for å fjerne enkel mening.

b) Ikke legg ned kompressorens regler:

Mens regler for grammatikk og sammensetning må respekteres, bør de ikke prioritere over det endelige formålet med kommunikasjonen.

c) skriv kortfattet. Bruk så få ord som mulig:

Ikke vær kort på bekostning av fullstendighet, men uttrykk dine tanker, meninger og ideer i det minste antall ord som er mulige.

d) Vær spesifikk:

Vaguen ødelegger nøyaktighet som fører til misforståelser om meningen med meldingen. Følgelig være spesifikk og til poenget.

4) Unngå troverdighetsgap:

Kommunikasjon er en kontinuerlig prosess, og kommunikasjonsmålet er fullstendig og nøyaktig forståelse av meldingen, samt oppretting av tillit blant alle medlemmer av organisasjonen. Derfor må ledelsen være oppriktig og bør tjene tillit til underordnede. Ledelsen skal ikke bare være følsom overfor arbeidernes behov og følelser, men også løftene skal støttes av handlinger.

Ledelsens ord skal være like godt som et bånd. Først da ville en atmosfære av behagelighet tilfalle, noe som ville forbedre kommunikasjonsprosessen. Ifølge studier utført av J. Luft, åpner åpenhet og en tillitssammenheng sunne relasjoner og lukker troverdighetsgap, og bidrar dermed til kommunikasjons effektivitet og forbedring.