Installasjon av et kostnadsregnskapssystem

Les denne artikkelen for å lære om faktorer, vanskeligheter, kostmanualer og juridiske krav som trengs ved installasjonen av et kostnadsregnskapssystem.

Faktorer som skal vurderes før installasjon:

Når et kostnadsregnskapssystem skal installeres, bør følgende punkter tas i betraktning:

1. Objekter:

Hva er de objektene ledelsen ønsker å oppnå og hva slags informasjon trenger det for å nå sine mål? Informasjon om kostnader som er ment for å fastsette priser, vil være ganske forskjellig fra det som er ment å vise effektivitet eller ineffektivitet i drift eller som kreves for å ta avgjørelser på en rasjonell basis.

2. Tekniske detaljer:

Tekniske operasjoner av bekymringen og om produksjonen er viktigere enn salg eller omvendt, bør holdes i tankene. Det er åpenbart at man må ha mer oppmerksomhet mot den mer signifikante faktoren.

3. Produktet:

Produktets art bør vurderes for å avgjøre hvilken type kostnadssystem. For eksempel, hvis materialer som brukes er ubetydelige, vil det ikke være nødvendig å utarbeide et omfattende system for materialkontroll.

4. Faktorer:

Faktorer som er eller ikke kan kontrolleres, bør vurderes. Oppmerksomhet må betales til kontrollerbare faktorer. For eksempel, hvis en bestemt emballeringsmetode er foreskrevet ved lov, er det ikke noe å prøve å tenke på et alternativ.

5. Materialtype:

Den type materialer som er tilgjengelig og tidspunktet for leveransen sammen med lagringsproblemet, bør også tas i betraktning.

6. Arbeidstype:

Den type arbeidskraft som kreves og metodene for deres godtgjørelse bør også holdes i tankene.

7. Ledelse:

Også selve karakteren av ledelsen og beslutningsprosessen bør tas i betraktning. Moderne ledere trenger vanligvis detaljert informasjon. Informasjonsflytene må utformes med henvisning til kildene og sluttbruken av informasjonen. For eksempel, hvis beslutninger tas av en person som nekter å utlevere noen informasjon, må systemet holde dette i sikte.

8. Bedrift Egenheter:

Eventuelle særegenheter i virksomheten, som det måtte være, må holdes i sikte. For eksempel, hvis kjøp av en bestemt gjenstand kun skal gjøres fra en bestemt kilde eller et firma, trenger kostesystemet ikke å bygge en tilstrekkelig kjøpsprosedyre; Det bør konsentrere seg om riktig bruk av det aktuelle elementet.

9. Bruk av finansielle bøker:

Muligheten for å bruke økonomiske bøker og prosedyrer bør også holdes i tankene. Som nevnt ovenfor skal kostnadsregnskapet behandles som en investering, og derfor bør alle eksisterende bruksprosedyrer, bøker og registre brukes. For eksempel trenger finansielle kontoer tilstrekkelig oversikt over kjøp og lønn. Med en liten forandring kan disse gjøres for å betjene behovene til kostnadsregnskap også. Kostnadsregistre og økonomiske bøker bør så langt som mulig være godt koordinert, selv fullt integrert.

10. Valg av enhet:

Valget av enheten med hensyn til hvilke kostnader som skal innhentes, bør også vurderes. For eksempel, i tilfelle av stål, er kostnadene fastslått per tonn stål og i tilfelle av bomullstekstiler, er enheten kg. av garn eller klut. Ved motortransport vil kostnaden bli funnet per buskilometer eller passasjerkilometer eller noen ganger tonnekilometer. Disse er kalt kostnadsenheter, og det er nødvendig å velge en riktig enhet - verken for stor eller for liten.

11. Full diskusjon:

Fremfor alt bør systemet utformes etter en full og ærlig diskusjon med alle de som vil være involvert.

Vanskeligheter ved installasjon av et kostnadssystem:

Når et kostnadssystem er nylig innført, må det oppstå en rekke vanskeligheter. Disse kan være følgende:

(i) ledelse apati:

Hvis ledelsen ikke er virkelig overbevist om fordelene ved kostnadssystemet eller hvis det på en eller annen måte er gjort å akseptere systemet mot viljen, vil det bare tolerere det og ikke oppmuntre det ordentlig. Dette vil lede andre også å holde tilbake sitt samarbeid, og derfor kan systemet aldri fungere effektivt. Rapportene kan alle være riktige og spørre, men sannsynligvis vil ingen se på dem.

(ii) Fiendtlighet fra linjepersonalet:

Linjepersonell tror ofte at de for det første vet hvordan de skal drive sin virksomhet, og derfor trenger de ikke noen å fortelle dem hvilken informasjon de trenger, og for det andre at de ikke kan kaste bort tiden deres i "formfylling". De kan også være redd for at riktig informasjon vil avsløre noen av feilene sine eller at det nye systemet vil gjøre dem mindre nyttige enn tidligere i ledelsens øyne. Det er en tendens til å fornekte noe nytt, med mindre det er åpenbart for sin fordel.

(iii) myndighetsstruktur:

Kostnadsregnskapet kan være basert på formell myndighetsstruktur, mens strukturen i virkeligheten kan være ganske annerledes. Hvis for eksempel fagforeningsledere har stor innflytelse på de ulike avgjørelsene, kan systemet komme i vanskeligheter - det er ikke sannsynlig at organisasjonskartet vil vise myndighetens ledelse.

(iv) Endrede forhold:

Forretninger gjennomgår ofte raske endringer - markedet kan endres og produksjonsprosessen kan endres; ledelsesideer endres også. Hvis kostesystemet ikke er tilpasset de forandrede forholdene, vil det slutte å være effektivt. For eksempel, hvis en tekstilfabrik av bomull er omgjort til en fabrikk som produserer kunstige fibre, må kostnadsregnskapssystemet også endres hensiktsmessig.

(v) Likegyldighet:

Ofte bryter en del av systemet ned; hvis det ikke raskt settes riktig, vil det påvirke hele systemet. For eksempel, hvis materialemateriell ikke er korrekt overvåket og holdt under kontroll, kan hele materialets kontrollsystem bryte ned. Det kan også være forsinkelser i informasjonsflyten, og rapporten kan bli forsinket. Hvis dette ikke er korrigert, kan hele beslutningsprosessen og kontrollsystemet være vitiated. Det samme vil bli resultatet dersom det er alvorlige feil i rapporten. Det er derfor nødvendig at noen bør se på den faktiske driften av systemet kontinuerlig og nøye.

(vi) Lav status for kostnadsregnskapsfører:

Kostnadsregnskapsføreren må ofte samle inn og levere informasjon som kanskje ikke liker noen. Hvis kostnadsregnskapsføreren har en svært junior stilling, kan han ikke gjøre sitt arbeid uten frykt eller tjeneste, og derfor kan informasjonen fra ham ikke føre til riktig avgjørelse. Det er viktig at kostnadsregnskapsføreren skal være en høytstående tjenestemann, med direkte tilgang til toppledelsen. Han må også assisteres av et godt utdannet og tilstrekkelig personale.

(vii) Manglende klarhet om prioriteringer og mål:

Hvis Kostnadsregnskapspersonalet ikke er klart om sluttbruken til hvilken kostnadsinformasjon vil bli satt, kan de ikke gå om oppgaven på riktig måte; de kan til og med sende feil type eller utilstrekkelig informasjon. På grunn av alle disse vanskelighetene, er det nødvendig å gå sakte, ta alle sammen. En opplæringsprosess for alle involverte er viktig for å se at kostnadssystemet aksepteres og drives med vennlig hilsen.

Kostnadsmanual:

En måte å se at kostnadssystemet fungerer på som det er ment å skrive ned i bokform hele systemet i alle sine aspekter. Boken kalles Cost Manuals, som er definert av Chartered Institute Management Accountants, London som: "Et dokument som beskriver ansvaret til personene som koster rutinemessige og former og registre som kreves for kostnadsberegning og kostnadsregnskap."

Kostnadsmanualen vil legge ned alle komponentene i kostnadsregnskapssystemet, for eksempel: regnskap for materialer, arbeidskraft, overhead av ulike typer, på hvilken måte vil hele informasjonen bli samlet, analysert og integrert, hvilke rapporter vil bli utarbeidet, når de vil bli forberedt og i hvilken form og til hvem skal de bli sendt.

For hver bestanddel vil hele prosessen bli spesifisert. For eksempel, når det gjelder materialer, vil håndboken angi:

(i) Hvordan kjøpsrekvisisjoner kommer fra;

(ii) hvordan og av hvem de skal behandles og beslutninger om å kjøpe vil bli tatt;

(iii) om tilbud skal innbydes og hvordan tilbudene skal sammenlignes og hvem som skal ta beslutningen om å plassere bestillingen;

(iv) i hvilke tilfeller ingen tilbud må bli invitert; i så fall hvem bestemmer seg for hvordan varene skal anskaffes

(v) skjemaet for innkjøpsordren

(vi) prosedyren ved mottak av materialer - for å kontrollere kvaliteten og mengden av materialene som er mottatt

(vii) måten materialene mottas skal prises - elementene som skal inkluderes i prisen:

(viii) opptak av materiale mottatt-formene av bin-kort og butikkbokser;

(ix) personer som er autorisert til å tegne materialer fra butikkene;

(x) metoden som skal følges for prising av problemene;

(xi) hvordan fysisk kontroll skal utføres; og

(xii) analysen av materialer utstedt jobbmessig og innspillingen av disse; etc.

Kostnadsmanualen vil spesifisere hver enkelt persons plikt i kostnadsavdelingen og angi nøyaktig hvordan han skal utføre arbeidet til ham og til hvem han skal overlevere sitt arbeid etter ferdigstillelse. Også alle skjemaene som skal brukes, er gitt i håndboken.

Måten alle skjemaene skal fylles på, og personen som vil fylle dem er alle uttalt; håndboken vil også merke til hvem skjemaet skal sendes etter ferdigstillelse. Datoen der et bestemt skjema skal fylles ut og sendes, er også spesifisert.

Kostnadsmanualen vil således inneholde prosedyrene som skal følges av det berørte firmaet. Det er en måte å vite hva løs slutter det er og da å knytte dem opp; Det er også en måte å se at det ikke er dobbeltarbeid, og at hele arbeidet er utført på en integrert måte uten forsinkelse.

Juridiske krav:

Normalt, om et firma installerer et kostnadsregnskapssystem eller ikke, er det opp til det, og det gjør det på grunnlag av fordelene det regner med å hente fra systemet. Selskapsloven, 1956, tillater imidlertid sentralregeringen å bestille selskaper som er engasjert i en bestemt bransje for å beholde bøker for å registrere spesifikke opplysninger.

§ 209 krever at bøker må opprettholdes for å gi et rettvisende bilde av slike opplysninger om utnyttelse av materialer eller arbeidskraft eller andre kostnadskilder som kan foreskrives av staten hvis selskapet tilhører den spesifiserte klassen av selskaper som er engasjert i produksjon, prosessering og gruvedrift.

Dette betyr at hvis det tilhører en bransje som staten har bestilt oppbevaringen av opplysninger angitt ovenfor, må selskapet holde riktige kostnadsbøker. Sentralregeringen har allerede foreskrevet oppbevaring av slike bøker i tilfelle av en rekke næringer, for eksempel sement, bomullstekstiler, dekk, sukker osv. I India er det derfor i mange tilfeller obligatorisk å installere et kostnadssystem. .