Liste over dokumentasjon som trengs i eksportvirksomhet

Et åpenbart spørsmål oppstår er: Hvorfor er dokumentasjon nødvendig i eksportvirksomhet? Svar på dette spørsmålet ligger i arten av forretningsforbindelsene mellom eksportøren og importøren som opererer fra to land. Man vet, i motsetning til innenriksbransjen, er handelspraksis og rettssystemer forskjellige i de to landene eksportøren og importøren driver fra.

For å beskytte eksportørens og importørens interesser i eksportvirksomheten blir derfor visse dokumentariske formaliteter avgjørende. Slike dokumentasjoner gjør det lettere å flytte varer og betale dem på tvers av nasjonale grenser.

Eksporter dokumenter basert på funksjonene som utføres av dem, er bredt klassifisert i fire typer:

1. Kommersielle dokumenter

2. Regulatory Documents

3. Eksporter hjelpedokumenter

4. Dokumenter som kreves av Importere land.

La oss nå diskutere de spesifikke dokumentene og funksjonene som utføres av dem under hver kategori.

Kommersielle dokumenter:

1. Kommersiell faktura:

Dette er det første grunnleggende og eneste komplette dokumentet i en eksporttransaksjon. Det er faktisk et innholdsfortegnelse som inneholder informasjon om varer. Harmonisert System Nomenklatur (HSN), pris belastet, leveringsbetingelser og merker og tall på pakkene som inneholder varene.

Eksportøren trenger dette dokumentet til andre formål også som:

(i) Skaffe eksportinspeksjonsbevis

(ii) Få takst for avtale

(iii) Skaffe tollklarering og

(iv) Sikring av slike insentiver som kontantutligningsstøtte (CCS) og importlicens.

Dette dokumentet er utarbeidet både i forsendelsen og etter forsendelsen.

Foruten kommersiell faktura er det også en proformafaktura. Det er en midlertidig kommersiell faktura som sendes av eksportøren til importøren. Den dekker overveiende forsendelse som kanskje eller ikke kan gjøres i fremtiden.

Importøren krever dette dokumentet for å skaffe en importlicens og åpne et kredittbrev til fordel for eksportøren. Med en så åpenbar betydning for proformafakturaen, bør eksportøren dyrke en vane med å sende proformafaktura til importøren, selv om det ikke kreves det samme.

2. Kolli:

Containerbrev (B / L) er et dokument som er utstedt av rederiet og anerkjenner at varene nevnt deri enten sendes eller er sendt. Dette er også et tilsagn om at varene i samme rekkefølge og tilstand som mottatt vil bli levert til mottakeren, forutsatt at frakten som er angitt deri, er blitt behørig betalt.

Konnossementet tjener tre forskjellige funksjoner:

(i) Det er et bevis på fraktkontrakten (transport).

(ii) Det er et kvittering gitt av rederiet for last mottatt av den.

(iii) Det er et dokument av tittelen på varene som sendes.

Konnossementet gir opplysninger om eksportøren, transportfartøy, gods som sendes, forsendelsesliste, destinasjon, mottaker og partiet som skal varsles ved ankomst av varene til bestemmelsesstedet. Bill of ladings er laget settene.

3. Airway Bill:

I flytransport er transportdokumentet kjent som airway bill. Dette dokumentet utfører tre funksjoner av en videresendingsnotat for varene, kvittering for varene som er tilbudt, og myndighet for å skaffe levering av varer. Siden det ikke er omsettelig, har det ikke samme gyldighet som en konnossement for sjøtransport.

4. Vekslingsbrev (B / E):

Veksling er et instrument eller utkast som brukes til betaling i internasjonal / eksportvirksomhet. Det er et skriftlig dokument som inneholder en ubetinget ordre, signert av markøren, rettet en bestemt person til å betale en viss sum penger kun til eller til en persons ord eller instrumentets bærer. Den som vekslingen er adressert til, er å betale enten på forespørsel eller i fast eller en bestemt fremtid.

Det er tre parter involvert i en bytteveksling:

(i) skuffen (eksportør):

Personen som lager og utfører B / E eller sier, den personen som betalingen skal betales for.

(ii) The Drawee (Importør):

Personen på hvilken B / E er tegnet og hvem er pålagt å oppfylle vilkårene i dokumentet.

(iii) Betalingsmottaker (Eksportør eller Eksportør Bank):

Festen skal motta betalingen.

5. Kredittbrev:

Det er et skriftlig instrument utstedt av kjøperens (importør) bank, som tillater selger (eksportør) å tegne i henhold til visse vilkår og fastsette i juridisk form at alle slike regninger (utkast) vil bli hedret. Kredittbrev gir eksportøren mer sikkerhet enn åpne kontoer eller veksler.

Et kommersielt brev av kreditt innebærer følgende tre parter:

(i) Åpen eller importør - kjøperen som åpner kreditten

(ii) Utstederen - banken som utsteder kredittkortet.

(iii) Mottakeren - selgeren i hvis favør kreditten er åpnet.

Basert på ulike forhold kan kredittkort være av følgende typer:

(a) Revocable og irrevocable:

Ved tilbakekallelig kredittkort kan kjøperen eller utstederen kansellere eller endre en forpliktelse til enhver tid før betaling uten forhåndsvarsel til eksportøren eller selgeren. Når brevet er uigenkallelig, kan kjøperen ikke kansellere eller endre forpliktelse uten eksportørens tillatelse.

(b) Bekreftet og ubekreftet:

Ved bekreftet brev av kreditt, er betalingen garantert av utstedende bank. Når brevet er ubekreftet, er ingen slik garanti gitt av banken.

(c) med og uten rekrutter:

Ved bruk betyr det at kjøperen ikke betaler banken etter en bestemt periode, kan banken få adgang til eksportøren. Det finnes ingen slik bestemmelse i kredittbrevet uten bruk.

Forskriftsdokumenter:

1. Juridiske dokumenter for eksport fra India:

Det finnes to typer reguleringsdokumenter:

(i) Dokumenter som kreves for registrering, og

(ii) Dokumenter nødvendig for forsendelse.

Den første kategoridokumenter inkluderer søknader og andre støttedokumenter for å få:

(i) Kodenummer fra Reserve Bank of India (RBI),

(ii) Importør og eksportøres kodenumre fra Chief Controller of Import and Exports,

(iii) Registreringsmedlemskapsattest (RCMC), etc.

Dokumentene som trengs for forsendelse av varer inkluderer følgende:

(i) GR Form:

Det kreves å bli fylt i to eksemplarer for all eksport annet enn post. Begge eksemplarene må sendes til tollmyndighetene i forsendelseshavnen. De vil beholde den originale kopien som skal sendes til Reserve Bank of India direkte.

De vil returnere duplikatkopien som sendes til forhandlingsbanken sammen med andre dokumenter etter forsendelse av varer. Forhandlingsbanken sender duplikatkopien til RBI etter at eksportutbyttet er realisert.

(ii) PP Form:

Eksport til alle land etter pakkepost (PP), bortsett fra når det er gjort på "verdi betales" eller "kontant ved levering", bør det deklareres på PP-skjemaer.

(iii) VP / COD-skjema:

Det kreves å bli fylt ut en kopi for eksport til alle land etter postpakke under ordninger for å realisere inntekter via postkanaler på "verdi betalt" eller "kontant ved levering".

(iv) EP-skjema:

Forsendelse til Afghanistan og Pakistan, bortsett fra posten, skal deklareres på EP-skjemaer.

(v) SOFTEX Form:

Det kreves å være forberedt i tre eksemplarer for eksport av dataprogramvare i ikke-fysisk form.

2. Fraktregning:

Fraktregningen er hoveddokumentet på grunnlag av hvilket kundens tillatelse for eksport er gitt. Postpakkeforsendelse krever at tolldeklarasjonsskjema fylles ut. Det finnes tre typer fraktregninger tilgjengelig hos tollmyndighetene.

Disse er:

(i) Gratis frakt Bill:

Det brukes til eksport av varer som det ikke er eksportavgift for.

(ii) Dutiable Shipping Bill:

Trykt på gult papir, det brukes i tilfelle av varer som er underlagt eksportavgift / cess.

(iii) Tilbakebetalingskonto:

Det er vanligvis trykt på grønn papir og brukes til eksport av varer som er berettiget til avgiftsbelastning.

3. Marine Insurance Policy:

Det er det grunnleggende instrumentet i marine forsikring. En marine politikk er en kontrakt og et juridisk dokument som tjener som bevis på avtalen mellom forsikringsselskapet og sikrede. Politikken må produseres for å trykke på et krav i en domstol. En eksportør må også sette opp forsikringspolitikken som sikkerhet når han får et forskudd mot bankens kreditt.

Eksportassistrasjonsdokumenter:

For bruk av en rekke incentiver og assistanse, er det nødvendig for en eksportør å fylle ut en rekke dokumenter.

Noen av de viktigste av disse er diskutert her:

1. Søknadsskjema for registrering:

Eksportører som ønsker å benytte seg av fordelene ved importpolitikken, er pålagt å registrere seg hos den relevante registreringsmyndigheten, for eksempel Eksportfremmende råd (EPC), Commodity Boards og Chief Controller of Import og Export (CCIE), New Delhi.

Søknaden om registrering skal ledsages av et sertifikat fra eksportørens bankfolk med hensyn til hans økonomiske soliditet. I tilfelle et firma har filialer, skal søknad om registrering bare fremlegges av hovedkontoret.

2. Tildeling av urfolksmaterialer på prioriterte grunnlag:

Produsent-eksportører kan søke eksportdirektør, handelsdepartementet, for etterfylling av urfolksmateriale som brukes til fremstilling av varer til eksport.

3. Duty Ulempe:

For å hevde dette incitamentet, er hoveddokumentet den tullattestede ulempen av fraktregningen. Dette skal ledsages av andre dokumenter som manglende betalingsordre, endelig kommersiell faktura og en kopi av konnossement eller flybillett, alt etter omstendighetene.

4. REP-lisens og CCS:

For å kreve REP-lisens og kontantkompenserende støtte (CCS), må eksportøren forberede og legge inn en rekke dokumenter.

Hoveddokumentene i denne forbindelse er:

(i) Søknad i foreskrevet form

(ii) Bekreftelsesglass

(iii) Bank utfordring utstedt av statskassen for betaling av søknadsavgift.

(iv) Forhåndskvittering for kontantstøttebeløp

(v) En behørig sertifisert kopi av fraktregning.

(vi) Ikke-omsettelig kopi av konnossement.

Dokumenter som kreves av importland:

I tilfelle eksportvirksomhet trenger importlandene noen dokumenter på grunn av den juridiske nødvendigheten. Disse dokumentene er hentet av eksportøren og sendes til importøren.

Noen av de kjente dokumentene er som følger:

1. Konsulær faktura:

Det er vanligvis utstedt på det angitte skjemaet av konsulatet i importlandet som ligger i eksportlandet. Det gir en erklæring om den sanne verdien av varer som sendes. Tollmyndighetene i importerende selskap tar betalt verdi basert på verdien som er nevnt på konsulær faktura.

2. Opprinnelsesbevis:

Dette sertifikatet utstedes av uavhengige organer som handelskammer eller eksportfremmende råd i eksportlandet. Dette er en sertifisering om at varene som eksporteres faktisk ble produsert i det aktuelle landet.

3. GSP-sertifikat for opprinnelse:

Varer som mottar fortrinnsrett for importavgift i land som implementerer Generalized Preferences System (GSP), skal ledsages av GSP-sertifikat for opprinnelse. Dette sertifikatet er gitt på skjemaene som er foreskrevet av importlandene.

4. Tollfakturaer:

Det er også laget på et spesifisert skjema som foreskrives av tollmyndigheten i importlandet. Nærmere informasjonen på dokumentet vil gjøre det mulig for importlandets tollmyndighet å ta opp og ta vare på importavgift.