Møter: Typer, Formål, Fordeler og Ulemper

Møter: Typer, formål, fordeler og ulemper!

Et møte er en sammenkomst av (generelt) tre eller flere personer for å utveksle informasjon på en planlagt måte og diskutere problemer utarbeidet for dem for å komme til beslutninger, løse problemer etc.

Et møte kan være formelt eller uformelt. Når det gjelder et formelt møte, er det fastsatt regler for innkalling og gjennomføring av det, med en skriftlig oversikt over saksbehandlingen. Det krever et varsel som er en samtale, en invitasjon til å delta på det.

Den har en agenda eller en liste over ting å håndtere, og resultatet er systematisk skrevet i form av minutter. Et uformelt møte kan være uten skriftlig varsel, for eksempel et stabsmøte i lunsjrommet for å diskutere en piknik.

Et møte har en samtaler som kaller det og en leder eller en leder som leder det.

Typer av møte:

Møter er stort sett av tre typer:

(i) Informativ, hvor formålet er å gi deltakerne opplysninger om en ny ordning, produkt, etc.

(ii) Rådgivende, der medlemmene blir konsultert for å løse et problem.

(iii) Executive, der beslutninger tas av de som er bemyndiget til å gjøre det.

I praksis tjener de fleste møtene flere formål enn en. Noen ekstra klassifiseringer av møter er - møte for forhandling formål, møte for å gi instruksjoner, etc.

Formål med et møte:

Formålet med å holde møter er oppført her i skjelettform:

Å nå en felles avgjørelse / avtale

Å løse et problem

For å forstå en situasjon, utveksle ideer og erfaringer

Å informere, forklare, presentere ideer

Å gi og få tilbakemelding på nye ideer

Å gi opplæring

Å planlegge og forberede seg til handling

Å løse forskjeller og misforståelser

Å generere entusiasme og søke samarbeid

For å se tidligere resultater og evaluere det

Å skape en følelse av kontinuitet og solidaritet i en kropps arbeid.

I denne mekaniske alder er fagforening styrke, og forenet arbeid er gjort ved hjelp av møter. Det er anslått at over hele verden blir millioner av møter utført hver dag, og deres antall og brukbarhet er på vei oppover.

Det er derfor, selv om mange negative bemerkninger gjøres om bruken av møter; I det hele tatt finner vi at møtet er en nyttig enhet for kollektiv beslutningstaking og handling.

Fordeler med møter:

(i) Spar tid:

Siden man kan møte en rekke mennesker om gangen interaktivt, kan et møte spare tid.

(ii) Adressegrupper:

Man kan dele publikum etter bakgrunn og behov, og adressere dem gruppe etter gruppe.

(iii) takle informasjon eksplosjon:

Ny teknologi og nye regler kommer tykk og rask. Møter gjør det mulig for oss å takle denne situasjonen.

(iv) Sosial og emosjonell støtte:

Medlemmene får personlig støtte fra hverandre når de møtes og utveksler ideer.

(v) Følelse av å bli konsultert:

Medlemmene får følelsen av at de har blitt konsultert, og dette er nyttig for å få deres intelligente og villige samarbeid.

(vi) demokratisk funksjon:

Demokrati tar sikte på å oppnå all menneskers velferd gjennom alle menneskers engasjement. Dette er mulig gjennom møter.

(vii) Ideutvikling:

Ideer blir systematisk kryssbefruktet, analysert og forbedret av en gruppe.

(viii) Defusing troublemakers:

Ved kollektiviteten av konstruktivt styrker, kan troublemakers isoleres i et møte og positiv handling som kommer. Motstanderne til en plan får et forum for å stemme sin motstand, som kan overvinnes før en gruppe støttende mennesker.

(ix) Bolderbeslutninger:

Samlet kan vi ta mer eventyrlystne beslutninger på grunn av forent styrke.

(x) Ulike interessegrupper representert:

I et møte kan mange interessegrupper bli representert, og minoriteter kan også bli gitt oppmerksomhet.

(xi) Forhindre feil:

Et møte bidrar til å unngå feil ved et kollektivt og mangefokusert fokus på problemstillinger.

ulemper:

1. Tidkrevende:

Møter krever at flere mennesker kommer sammen på samme tid og sted. Dette koster tid fordi annet arbeid må settes til side for møtet.

2. Manglende evne til å komme til en beslutning:

På samme måte som "to hoder er bedre enn en", er det også sant at "for mange kokker ødelegger suppen." Mange visninger og personlig stædighet av medlemmer kan forhindre at et møte tar en beslutning som en daglig leder kan ta alene.

3. Manglende alvor:

Mange møter lider av ulempen at medlemmene kommer uforberedt og føler at de andre vil tenke og snakke. De føler at de kan ta en gratis tur. "Alle jobber er ingen jobb."

4. Inexpert leder:

Akkurat som et fly styres av en pilot, styres et møte av formannen. Hans mangel på dyktighet og personlige feil / forstyrrelser kan mislykkes et møte.

5. Dyrt:

Møter er dyre å ordne - de krever et sted, papirarbeid, tidligere kommunikasjon, og reiser av deltakerne.

6. Åpne for å forstyrre:

Et møte er utsatt for å bli forstyrret av et element som står i motsetning til målet. Det er tider når en passasjer nekter å justere seg, forsinker hele flyturen. Det samme for møter. Ånden til å gi og ta kan mangle hos noen deltakere.