Overhead: Definisjon, betydning og klassifisering

La oss gjøre en grundig studie av definisjonen, betydningen og klassifiseringen av overheadkostnader.

Definisjon av overhead :

Kostnad knyttet til et kostnadssted eller kostnadsenhet kan deles i to deler direkte og indirekte. Den indirekte delen av den totale kostnaden utgjør overkostnaden som er summen av indirekte materielle kostnader, indirekte lønninger og indirekte utgifter. CIMA definerer indirekte kostnader som "utgifter til arbeidskraft, materialer eller tjenester som ikke kan identifiseres med en bestemt salgbar kostnad per enhet."

Indirekte kostnader er de kostnadene som påløper til fordel for en rekke kostnadssentre eller kostnadsenheter. Indirekte kostnader kan derfor ikke enkelt identifiseres med et bestemt kostnadssted eller kostnadsenhet, men det kan fordeles til eller absorberes av kostnadssteder eller kostnadsenheter.

I stor grad er eventuelle utgifter ut over hovedkostnaden kjent som overhead. Generelt omfatter overhead alle utgifter som påløper for eller i forbindelse med den generelle organisasjonen av hele eller deler av virksomheten, dvs. kostnaden for driftsleveranser og tjenester som brukes av foretaket, inkludert vedlikehold av kapitalmidler. Begrepene "byrde", "tilleggskostnader", "på kostnader", "indirekte utgifter" brukes ombyttelig for overhead.

Betydningen av overheadkostnader :

I ulike femårsplaner ble industrialisering gitt til grunn. Resultatet er at et stort antall bedrifter har vokst opp både i offentlig og privat sektor for masseproduksjon, hvor bruk av forbedret og dyrere og spesiell type maskiner har blitt helt nødvendig. Med den økende trenden mot anleggsautomatisering påløper store utgifter som ikke kan belastes direkte til en bestemt enhet, og kan kalles som kostnad felles for alle produksjonsenheter.

Overheadutgifter som er en betydelig del av den totale kostnaden, har antatt en ekstra betydning og krever analyse for å oppnå kostnadsoppnåelse og kontroll ved funksjon og veiledning i bestemte ledelsesbeslutninger av omfanget av variabiliteten med produksjon.

Overhead kostnader kan ikke tildeles, men må fordeles hensiktsmessig og deretter absorberes ved hjelp av egnede metoder. Kostnadsregnskapsfører er pålagt å betale så mye oppmerksomhet til regnskapsføring av overheadkostnad som forsiktighet valg av ulike baser brukt til fordeling og absorbere overhead i kostnaden for produkter må gjøres av ham.

Er høye overheadkostnader en indikasjon på ineffektivitet?

Disse dager finner vi at overheadutgifter øker i alle organisasjoner. Noen mennesker kan ha følelsen av at høye overheadkostnader er en indikasjon på ineffektivitet. Men dette er ikke riktig.

Høye overheadkostnader indikerer ikke ineffektivitet dersom den ledsages av:

(i) Storskala produksjon eller masseproduksjon;

(ii) Økning i effektivitet og produktivitet av arbeidskraft;

(iii) Mindre menneskelige innsats vil være påkrevd på grunn av automatiske maskiner, men flere maskinutgifter må pådras;

(iv) Flere avskrivninger, vedlikeholdsutgifter og lignende andre gjenstander på grunn av mer bruk av maskineri;

(v) Forbedrede metoder for ledelseskontroll som arbeidsstudier, produksjonsstyring, kostnads- og administrasjonsregnskapsteknikker kan redusere direkte kostnader, men vil øke overheadkostnadene.

Klassifisering av overheadkostnader:

Kostnadsklassifisering er prosessen med å gruppere kostnader i henhold til deres felles egenskaper og etablere en serie spesialgrupper etter hvilke kostnader som er klassifisert.

Det innebærer således to trinn:

(i) Bestemmelsen av klassen eller gruppene hvor overkostnadene er delt inn,

(ii) Den faktiske prosessen med klassifisering av de ulike kostnadene i en eller den andre av gruppene.

Metoden som skal vedtas for klassifisering av overheadkostnader, avhenger av type og størrelse på virksomheten, arten av produktet eller tjenestene og ledelsens retningslinjer.

De ulike klassifikasjonene er:

(i) Funksjonell klassifisering,

(ii) Klassifisering med hensyn til utgiftens oppførsel,

(iii) Element-wise klassifisering,

(iv) Klassifisering etter utgiftens art.

En bekymring kan vedta en eller flere av de ovennevnte klassifikasjonene. For eksempel kan overheadutgiftene i et problem først deles opp etter funksjoner, dvs. produksjon, administrasjon, salg og distribusjonsgrupper. Utgiftene knyttet til en gruppe sier produksjon kan videre klassifiseres i fast, variabel og semi-variabel.

Hver av disse gruppene kan da grupperes i elementene, dvs. indirekte materialer, indirekte arbeidskraft og indirekte utgifter, og under hvert element kan kostnadene videre deles etter deres natur, dvs. avskrivninger, lønn, reparasjoner og vedlikehold mv.

I. Funksjonell klassifisering av overhead :

Når overheadutgifter klassifiseres i forhold til hovedaktivitetsdivisjoner av en bekymring, kalles den funksjonelle klassifisering av overhead. Denne klassifiseringen er nødvendig for at segregasjonen av kostnadene for hver av de viktigste funksjonelle delene av virksomheten og for å ha separate metoder for regnskap og kontroll for de ulike utgiftene i hver divisjon.

Hovedgruppene som danner grunnlaget for klassifiseringen er:

(a) Fremstilling Overhead,

(b) Administrasjon Overhead,

(d) Distribusjon Overhead, og

(e) Forsknings- og utviklingsutgifter

II. Klassifisering med hensyn til oppførsel av utgifter :

Under disse overheadene klassifiseres med henvisning til deres tendens til å variere med produksjons / salgsvolum eller aktivitetsnivå. Noen utgifter varierer direkte med økningen og fallet i produksjonen, noen forblir konstante til tross for endring i aktivitetsnivået av bekymringen mens det er noen andre gjenstander som kun er konstant opp til et visst nivå og deretter endrer karakteren deres for å bli variabel eller som varierer med volum av produksjon, men mindre enn proporsjonalt.

Ut fra denne oppførselen kan utgiftene klassifiseres i:

(a) Fast overhead,

(b) Variabel overhead,

Denne klassifiseringen er ikke absolutt, men er en av bekvemmelighetene. Alle kostnader er variabel i det lange løp. Denne klassifiseringen er viktig for kostnadskontroll og beslutningstaking.

(a) Fast overhead:

Fast overheadkostnad (også kalt periodekostnad og policykostnad) er kostnaden som påløper i forhold til tidsforløpet, og som innenfor visse grenser har en tendens til å være upåvirket av svingninger i aktivitetsnivået. Disse utgiftene forblir faste i totalt beløp med økning eller reduksjon i volumet av produksjon eller produktiv aktivitet i en gitt tidsperiode. Fast overheadkostnad per enhet reduseres etter hvert som produksjonen øker og øker etter hvert som produksjonen avtar.

Eksempler på faste utgifter er leie av bygg, lagringsplass mv, avskrivninger på anlegg og maskiner, avskrivninger på bygninger, lønn og godtgjørelser til plass etc., avskrivninger på anlegg og maskiner, avskrivninger på bygninger, lønn og godtgjørelser til styremedlemmer, ledere, sekretærer, regnskapsførere osv., kontorutgifter, som brevpapir og porto etc., bankgebyrer, juridiske utgifter, arbeidslederes lønn, kapitalrenter, hvis inkludert i kostnader.

Faste faste kostnader er ikke alltid helt fast i naturen:

Hvis en bekymring øker sin kapasitet, må den gå inn for ekstra utstyr og bygninger og utpeke flere ansatte for å møte de endrede produksjonskravene. Det vil resultere i flere faste overheadutgifter.

Faste overheadkostnader forblir konstant bare innenfor grenseverdien av anleggskapasiteten, og en merkbar forandring i anleggskapasiteten påvirker faste faste kostnader. Definisjonen om at faste faste kostnader forblir konstante til tross for økning eller reduksjon i aktivitetsnivået, vil bare holde seg i kort tid, i løpet av hvilken ingen merkbar kapasitetsendring oppstår.

Faste kostnader skal påløpe i en bestemt periode om det er mer eller mindre produksjon eller ingen produksjon i det hele tatt. Faste overheadutgifter er dermed periodekostnader som representerer en konstant utgift i en bestemt periode. Noen ganger kalles de også som shutdown eller stand-by kostnader.

Faste overheadkostnader er konstant i samlet beløp i en regnskapsperiode, men varierer per enhet ettersom produksjonsendringer. Den faste overheadkostnaden per enhet reduseres med økning i produksjonen, idet det samme beløpet er fordelt over et større antall enheter. På den annen side øker det når produksjonen faller enten på grunn av ubrukt kapasitet eller på grunn av ineffektivitet i produksjonen.

Fast overhead faller under kategorien ikke-kontrollerbar kostnad fra styringssynspunktet, da det praktisk talt ikke er noen reduksjon i utgiftens omfang ved at noen utøvende er utført når visse anlegg er installert. Imidlertid er det ønskelig å ha mest mulig utnyttelse av anleggskapasiteten for å redusere den faste prisen per enhet til et minimum.

(b) Variabel Overhead:

Det er en kostnad som har en tendens til å følge (på kort sikt) aktivitetsnivået. Variabelomkostningene varierer totalt i direkte forhold til volumet av produksjonen. Disse kostnadene per enhet forblir relativt konstant med endringer i produksjonen. Dermed varierer variable kostnader i total mengde i direkte forhold til produksjonsvolumet, men har en tendens til å forbli konstant per enhet ettersom produksjonsaktiviteten endres. Eksempler er indirekte materiale, indirekte arbeidskraft, ødeleggelse, verktøy, mangelfullt arbeidstap, smøremidler, tomgangstid, belysning og oppvarmingskostnader og provisjon til selgere.

De variable overheadkostnadene avslører sjelden egenskapen til perfekt variabilitet, dvs. en utgift som varierer direkte med variasjon i volumet av produksjonen. De har en tendens til å variere i stedet for å variere direkte i direkte forhold til produksjonen.

Vi kommer over tre typer variable overheadutgifter i praksis:

(i) En 100% variabel utgift. For all produksjon er de variable utgiftene per produksjonsenhet konstant.

(ii) Utgiftene per produksjonsenhet er lavere ved lavere produksjonsnivåer, men øker gradvis etter hvert som produksjonen øker.

(iii) Utgiftene per produksjonsenhet ligger mer i lavere utgangsområder, men reduseres gradvis med økningen i produksjonen,

(c) Halvvariabel Kostnad (også kalt mixed cost eller semi fixed cost) er en kostnad som inneholder både faste og variable elementer, og som dermed delvis påvirkes av svingninger i aktivitetsnivået. Disse kostnadene er delvis faste og delvis variable. Telefonkostnadene inkluderer for eksempel en fast del av årsavgiften pluss variabel kostnad i henhold til samtaler, og dermed er de totale telefonutgiftene halvvariabel.

Tilsvarende hvis selgerne har rett til en fast lønn pluss en provisjon utover et visst salgsnivå, er selgerekompensasjon en halvvarig overhead som har et fast element konstant på alle nivåer og et variabelt element som kommer i drift etter et spesifisert nivå av salg er oppnådd.

Semi-variable overhead er av to typer:

(a) Den første typen viser halvvariabelkostnader der variabelelementet opererer på alle nivåer som vist i grafene nedenfor:

(i) Semi-variable kostnader:

Variabelt element opererer på alle nivåer.

(b) Den andre typen viser halvvariabelkostnader der variabelt element kommer i drift etter et visst aktivitetsnivå som vist i grafen gitt ovenfor:

(ii) Semi-variable kostnader:

Variabelt element kommer i drift etter et visst område.

Trinnskostnader:

Disse kostnadene er kostnadene som øker i trinn. Disse forblir konstant over ulike små utgangsområder, men øker med diskrete mengder som aktivitet beveger seg fra ett område til det neste. Eksempler er lønnsassistanse, veilederlønn mv.

Disse er vist med graf som under:

Bestemmelse av graden av variabilitet av utgifter :

Segregering av halvvarlige overheadkostnader til faste og variable overheadkostnader er svært viktig for riktig kostnadskontroll, kostnadskontroll og beslutningstaking.

Følgende metoder kan brukes til dette formål:

(i) Grafisk presentasjonsmetode:

Under denne metoden konstrueres en scattergraf ved å plotte volumet (i prosent av aktivitet, arbeidstimer, enheter av produkter eller maskintimer) på X-aksen og deres tilsvarende kostnader på Y-aksen. Mellom disse plottede punktene tegnes en linje med best egnethet på en slik måte at like mange punkter ligger på begge sider av linjen på mer eller mindre like avstand.

Poeng som faller langt bak linjen er uberegnelige og vurderes ikke for dette formålet. Dette er den totale kostnadslinjen, og er utvidet for å møte Y-aksen. På dette punktet tegnes en linje parallelt med X-aksen for å representere faste kostnadslinje. Variabel kostnad på et hvilket som helst nivå kan oppnås ved å måle forskjellen mellom fast kostnadslinje og total kostnadslinje.

Illustrasjon 1:

Følgende tall har blitt hentet fra bøkene til et produksjonsfirma:

Plot informasjonen ovenfor på grafen for å gjøre det mulig å fastslå den faste overhead i selskapet, forutsatt at forholdet mellom kostnad og volum og fortjeneste har blitt opprettholdt gjennom disse månedene.

Løsning:

(ii) minste kvadratmetode:

Dette er den beste metoden for å dele semi-variable kostnader i faste og variable elementer. Dette er en statistisk metode og er basert på å finne ut en linje best egnet til en rekke observasjoner. Under denne metoden brukes en lineær ligning i form av y = mx + c og ved å sette forskjellige verdier i ligningen oppnås en linje med best egnethet. Her c = fast kostnad, m = variabel kostnad per enhet, x = uavhengig variabel (utgang), y = avhengig variabel (total kostnad). Ved å løse ligningen oppnås verdiene til m og c som bidrar til å bestemme forholdet mellom faste og variable kostnader.

I denne metoden beregnes gjennomsnittet av produksjon og utgifter. Deretter beregnes avvik for volum i hver periode fra gjennomsnittlig volum og avvik av utgift i hver periode fra gjennomsnittlig utgift som henholdsvis x og y. Regresjonslinjen blir y divisjonert med x dvs. helling av variable metoder og kan beregnes ved å dele x ² med xy. Variable overheads av xy / x ² og dermed faste overhead vil bli beregnet. Dette illustreres nedenfor på grunnlag av data gitt i figur 1.

Metoden for minste firkanter gir de mest nøyaktige resultatene, selv om beregningene er litt kompliserte.

(iii) Høy og lav poengmetode:

Under denne metoden er produksjonen på to forskjellige nivåer, dvs. høye eller lave poeng, sammenlignet med mengden av utgifter som påløper i disse forskjellige perioder. Fordi faste faste kostnader forblir faste, oppnås forholdet mellom variable overhead ved å dividere endringen i mengden av utgifter ved endring i utgangsnivået.

Denne metoden er veldig enkel, men noen ganger gir den ikke nøyaktige resultater. Hvis vi tar de høyeste og laveste punktene fra dataene, kan variabelen og faste kostnader beregnes. Lignende resultater kan oppnås hvis vi ordner dataene i stigende og synkende rekkefølge, og et sett av to sammenhengende tallene blir sammenlignet.

Illustrasjon 2:

Følgende data er hentet fra regnskapet til et produksjonsfirma hvis virksomhet varierer fra måned til måned.

(vi) Analytisk metode:

Under denne metoden vil Cost Accountant fra sin tidligere erfaring dømme empirisk om hvilken andel av halvvariabelkostnaden som vil være variabel og hva som skal løses. Graden av variabilitet varierer med henvisning til hvert element av halvvariabel utgift. For eksempel, hvis ut av en semi-variabel utgift på Rs 6, 000, 60% er variabel, vil Rs 3.600 variere og resten Rs 2.400 vil bli løst. Dette er en enkel metode, selv om det skaper et problem å estimere omfanget av variabiliteten av en utgift.

Justering for inflasjon :

I alle de ovennevnte metodene antas det at prisene er konstant, og kostnadsendringer har kun vært forårsaket av volumendringer. For å adskille de halvvariske kostnadene i fast og variabelt element, er det ønskelig å eliminere effekten av endringer i prisnivå ved å uttrykke kostnader for ulike perioder ved basisprisnivå.

Illustrasjon 3:

Følgende detaljer er tilgjengelige fra regnskapene til et produksjonsfirma.

Nødvendighet for klassifisering for overhead til fast og variabel :

Nødvendigheten (eller fordelene) for å klassifisere overhead til fast og variabel oppstår fra følgende:

(a) Fastsetting av salgspris:

Dette skillet er nyttig i å bestemme prispolitikken til en bekymring. Noen ganger er ulike priser belastet for samme artikkel i forskjellige markeder for å møte varierende konkurranser. Den laveste salgsprisen på en artikkel i et hvilket som helst marked bør imidlertid i det minste dekke hovedkostnaden pluss variable omkostnader. Tilsvarende faste kostnader kan eller ikke kan gjenvinnes dersom det ikke er praktisk å gjøre det. Slike faste faste kostnader kan gjenvinnes fra salg i mer gunstige markeder.

Hvis salgsprisen i et marked ikke dekker variable omkostnader, er det bedre å ikke selge varer i det markedet. På samme måte, i tider med handel depresjon, vil det være lønnsomt for en produsent å selge sine varer under total kostnad, forutsatt at salgsprisen overstiger variabel pris. På denne måten kan han gjenopprette en del av sine faste utgifter og dermed minimere tapet.

(b) Ramme for fleksibelt budsjett:

Segregering av faste overhead fra variabelen overhead vil være nyttig for å utforme det fleksible budsjettet for ulike nivåer av kapasitetsutnyttelse. Kostnadens oppførsel vil også bli kraftig brakt ut.

(c) Effektiv kostnadskontroll:

Faste utgifter påløper av ledelsesbeslutninger, og som sådan kan styres av toppledelsen, mens de variable utgiftene kan styres av de lavere nivåene av ledelsen. Ved å adskille disse, vil de lavere nivåene av ledelsen vite hvilke utgiftstyper som ligger innenfor deres kontroll.

(d) Hjelper forvaltningsbeslutninger:

I ledelsesbeslutninger om utnyttelse av kapasitet vil denne segregasjonen bli funnet nyttig. Etter alt begrepet faste eller variable utgifter er i forhold til en bestemt produksjonshastighet. For eksempel kan tilsynslønn bli doblet, dersom et nytt skifte skal påbegynnes.

I slike tilfeller må ledelsen se om produksjonen av det andre skiftet vil være i stand til å bære en slik økning i produksjonskostnadene. Likeledes beslutninger som fiksering av pris under depresjon, for eksport, for noen spesiell ordre eller det ekstra beløpet til bli brukt hvis en ytterligere aktivitet gjennomføres eller et alternativt kurs er vedtatt, kan tas lett etter klassifisering av utgifter til fast og variabel.

(e) Marginalkostnader og feiljevne diagrammer:

For teknikken til marginalkostning, utarbeidelse av break-even diagrammer og studie av kostnad-volum-profit forhold, er segregering av kostnadene i faste og variable ganske viktig.

(f) Overføringsmetode:

Ulike metoder kan bli vedtatt for å bestemme absorpsjonshastigheter for faste og variable overheadkostnader. Den faste overhead-prisen tjener som et mål for utnyttelse av fasilitetene, mens omfanget av tomgangskapasitet er indikert ved under absorpsjon.

Kort sagt, klassifisering av overhead til fast og variabel er svært nyttig for ledelsen for effektiv drift av fabrikken. Det er ikke bare nyttig for kostnadsøkning, men også for kostnadskontroll og ledelsesmessig beslutningsprosess.

Klassifisering av kostnader i fast og variabel er ikke perfekt, da det er basert på en antagelse at kostnadene kun påvirkes av volum, er ikke sant. Men det er mange andre faktorer som påvirker kostnader som produksjonsspesifikasjon, produktmiks, produksjonsmetode, teknologi, anlegg og utstyr, produktivitet, organisasjonsstruktur, styringspolitikk og prisindekser. Videre er linearitetsforutsetningen langt fra den virkelige virkeligheten.

Illustrasjon 4:

Klassifiser følgende utgifter etter funksjoner og variabilitet:

(a) Avskrivninger på anlegget;

(b) Kontortelefonavgifter;

(d) Utleie av ferdigvare varehus;

e) tilsynsarbeid

(f) daglig leders lønn

(g) Forbruksforretninger;

(h) Kommisjonen om salg betalt til selgere;

(i) Fabrikkskraft;

(j) Leveringsavgift

(k) Kostnader for å forbedre et produkt;

(I) Eksperimentelle utgifter for å utvikle et produkt;

(m) Kompensasjon (fast lønn pluss provisjon på salg).

Løsning:

III. Element-Wise Klassifisering :

Denne klassifiseringen av overhead er gjort i henhold til arten og kilden til utgifter og følger naturlig fra definisjonen av overhead.

I følge denne klassifiseringen er de totale utgiftene oppdelt i:

(i) Indirekte materialer;

(ii) Indirekte arbeidskraft; og

(iii) Indirekte utgifter

IV. Klassifisering av overhead i henhold til utgiftens art :

For å få en effektiv analyse av utgiftene i detalj, blir hver av produksjons-, administrasjons-, salgs- og distribusjonskostnadene klassifisert i mindre underavdelinger slik at utgifter av tilsvarende art kan grupperes sammen under ett hode. Dette oppnås gjennom Stående bestillingsnumre eller pensum på arbeidsordrenummer og kostnadskontonumre. Det kan tydeliggjøres at stående ordrenumre er konvensjonelt anvendt på fabrikkomkostningsoverskrifter, mens kostnadskontonumrene vanligvis brukes på administrasjon, salgs- og distribusjons- og forskningsutviklingskostnader.

Samlingen av tall er lik i begge typer tall. Disse tallene er såkalte som de er oppført på en permanent type plan eller manual. Hvert stående ordrenummer angir bestemt type utgifter, slik at utgifter av tilsvarende art når de påløper er hensiktsmessig klassifisert i en av disse. En tidsplan eller håndbok opprettholdes på fabrikken for å oppgi alle stående bestillingsnumre.

Det er et positivt behov for å ha separate stående bestillingsnumre for faste og variable kostnader, spesielt når avdelingenes avgift belastes produkter separat for faste og variable kostnader. Dermed er det to priser, en for faste og den andre for variabel overhead.

Separate priser brukes av følgende fire grunner:

1. Faste kostnader som er policykostnader kan ikke gjenvinnes fra kostnader under visse omstendigheter (som depresjon), men variable kostnader skal gjenvinnes fullt ut under normale omstendigheter.

2. Ansvarssentre på høyere ledelsesnivå er for å kontrollere faste kostnader, men ansvarlige sentralbyråer er på butikknivå.

3. Ulike baser må kanskje vedtas (noen ganger arbeidstidsbasis eller direkte materialkostnadsgrunnlag) for å gjenvinne overhead fra kostnaden.

4. Marginalkostnad kan brukes med fordel for å ha viktig ledelsesgrunnlag.

Antall stående bestillingsnumre i en fabrikk vil avhenge av fabrikkens størrelse, typer utgifter og omfanget av kontroll som er nødvendig. Et stort utvalg eller en rekke typer utgifter i en fabrikk vil ha et større antall stående ordrer. For bedre kontroll er det ønskelig å ha mindre underavdeling av utgiftene.

De grunnleggende kravene til et effektivt system med stående bestillingsnumre er:

1. Disse tallene skal være klart definert for å forstå klassifiseringen og korrekt klassifisere hver enkelt kostnad.

2. Ingen tvetydighet bør være der, da timeplanen eller håndboken for hvilke egnede bemerkninger mot de stående ordrenumrene som skal hjelpe til med å klassifisere hvert utgiftsområde, er nødvendig.

3. System med stående bestillingsnumre skal være i samsvar med behovene til bekymringen. Det bør ikke være for detaljert for å unngå økt kostnad for kontorarbeid. Klassifiseringen bør ikke være for bred for å miste sin klarhet og bli ubrukelig for kontrollformål.

4. Koden skal brukes for hver overskrift, da det hjelper å finne elementer på en hensiktsmessig måte, slik at man unngår forvirring og i siste instans letter samlingen av overhead.