Personaleavdeling og kontroll av arbeidskraftskostnad (med prøve)

Personaleavdelingen, med hjelp av ulike avdelingsleder og leder, er ansvarlig for gjennomføring av politikk for rekruttering, utslipp, klassifisering av ansatte og lønn som er fastsatt av styret eller en styrekomité. Hovedavdelingen til personellavdelingen er å rekruttere arbeidstakere, trene dem og plassere dem til de jobben de passer best til.

Når en ny arbeidstaker rekrutteres, skal en kopi av avtalebrevet som inneholder alle vilkårene for ansettelsen sendes til:

1. Tidskontor for opptak av oppmøte.

2. Betalingsavdeling for å få tilmelding i Betalingsrullen.

En kopi av arbeidsbrevet holdes av Personaleavdelingen for å opprettholde arbeidstakerens historiekort.

Følgende er de to viktige dokumentene som brukes i forbindelse med rekruttering og plassering av arbeidere:

Ansatte Plassering Rekvisisjon:

Rekrutteringsprosessen starter når personellavdelingen mottar en kopi av stillingsrekvisisjonen. Rekvisisjonen sendes til personellavdelingen når en arbeidstaker behøves av en avdeling.

Ved mottak av en slik rekvisisjon, tar personellavdelingen tiltak for å rekruttere en ny arbeidstaker eller for omfordeling av en nåværende arbeidstaker. Det er en oppgave for personellavdelingen å motta formelle søknader, intervju søkere og velge dem for stillinger og informere avdelingen om behov for arbeidere av utvalget.

Bestemmelsen om ansettelsesplasseringsrekvisisjonen kan være som følger:

Ved sysselsetting tildeles hver arbeidstaker et nummer kjent som billettnummer eller tokenummer eller klokke nummer og dette nummeret endres når arbeideren overføres fra en avdeling til en annen.

Dette nummeret er skrevet på alle dokumenter hvor arbeidstakerens navn vises, fordi det er nyttig for identifisering av arbeidstakere med samme navn, opptak av deltagelse og vedlikehold av mekanisert regnskap.

Alle rekrutteringer gjøres i samsvar med et arbeidsmiljøbudsjett og ansettelsesplasseringsrekvisisjoner. Arbeidsbudsjettet spesifiserer antall arbeidstakere under hver karakterkategori og ferdighet som han kan ansette i en avdeling.

Personaleavdelingen skal se at antall arbeidstakere som er ansatt, ikke bør overstige det angitte nummeret unntatt i særlige tilfeller som krever rekruttering av flere arbeidstakere. Rekruttering av flere arbeidstakere bør godkjennes av en kompetent myndighet før de rekrutteres.

Ansattes historiekort:

Personaleavdelingen skal holde en fullstendig oversikt over alle arbeidstakere som er ansatt i organisasjonen. Posten er holdt på et kort kjent som medarbeiderens historiekort.

Dette kortet inneholder følgende opplysninger om arbeideren:

(1) Navn og adresse,

(2) Avdeling,

(3) Navn på tidligere arbeidsgiver og grunner for å forlate ham,

(4) Ansettelsesdato,

(5) Kategori,

(6) Lønn,

(7) Kampanjer, og

(8) Grunner til å forlate.

Siste kolonne er svært viktig fordi det hjelper ledelsen til å ta skritt for å forbedre arbeidsforholdene slik at det ikke kan forekomme hyppige endringer i arbeidsstyrken. Kolonner er gitt generelt på baksiden av kortet for å gi informasjon om detaljer om ferier tatt av arbeideren.

Et eksemplar av en ansattes historiekort er gitt nedenfor:

For å utøve riktig kontroll på rekruttering av arbeid, bør følgende skritt tas:

1. Alle rekrutteringer skal kun skje gjennom personellavdelingen.

2. Personellforvalteren bør undersøke hver stillingsrekvisisjon for arbeidstakere og se om det er mulig å overføre overskuddskraft fra andre områder.

3. Sysselsetting av uformelle eller midlertidige arbeidstakere bør foretrekkes for rekruttering av faste arbeidstakere dersom ytterligere arbeidskraft ikke er helt avgjørende.

4. Det bør treffes forebyggende tiltak for å redusere fravær og ineffektivitet. Målet med forebyggende tiltak bør være å holde arbeidstakere fornøyd. Gode ​​arbeidsforhold og mange andre fasiliteter som medisinsk, bolig og rekreasjonsanlegg bør gjøres tilgjengelig for arbeidstakere, slik at de ikke kan forlate organisasjonen og arbeide med maksimal effektivitet.

5. Mekanisering av operasjoner bør vurderes dersom det er nyttig å redusere lønnskostnader.

6. Arbeidsutnyttelsesrapporter skal innføres i hver avdeling. Disse rapportene vil vise omfanget av utnyttelse av ledig arbeidskraft og prosent av effektivitet oppnådd av arbeidskraften slik ansatt.

Innlevering av ulike rapporter til toppledelsen, som ukentlige rapporter om fravær, arbeidsomsetning, arbeidsproduktivitet, aktivitetsnivå, ulykker, disiplinære tiltak, ledig tid, overtid, tilfeldige arbeidstakere etc., anses også for å være den viktige funksjonen til en personellavdeling. La oss se nærmere på arbeidsomsetning og arbeidsproduktivitet.