Forberedelse av prøvebalanse (en forhåndsveiledning)

Det har blitt sett hvordan hvert beløp som er plassert på debitorsiden av en konto, har en tilsvarende oppføring på kreditt siden av en annen konto. Dette er det tekniske aspektet ved prinsippet om dobbelt inngangssystem. Dette er tilfelle, men det er naturlig at summen av alle debetbeløpene skal være i tråd med summen av alle kredittbeløpene.

Faktisk tabulerer alle virksomheter periodisk debet- og kredittbeløpene separat i en erklæring for å se om totalbeløpet er i samsvar med summen av kredittbeløp eller ikke. En slik utsagn er kjent som forsøksbalansen. Prøvebalansen kan beskrives som en tidsplan eller en liste over saldoer, både debet og kreditt, hentet fra alle kontoene i storboksen, og inkluderer kontanter og banker som er tatt fra kontantboken.

Mål for å forberede forsøksbalansen:

En prøvebalanse er utarbeidet for følgende mål:

1. Det er en kontroll på nøyaktigheten av innlegg. Hvis prøvebalansen er enig, kan det antas at begge aspekter av alle transaksjonene er korrekt postet i storboken.

2. Det bringer på et sted saldoen på alle regnskapene som gjør det lettere å utarbeide sluttregnskapet.

Regnskapsføreren gir et lettelse sukk, når summen av debetbeløpene stemmer overens med summen av kreditsaldoer, fordi det er et ganske godt bevis på at storboken er riktig skrevet opp. Det er imidlertid ikke et avgjørende bevis på nøyaktighet. Mange feil kan forbli selv om en prøvebalanse er enig.

Metoder for å forberede prøvebalanse:

Det er to metoder for å lage en prøvebalanse:

(a) Totals metode:

I denne metoden vises totalene av debet- og kreditt sider av storbokregnskapene, unntatt de avsluttende saldoer, i prøvebalansen.

(b) Balanser Metode:

Bare sluttbeløpene til hovedbokregnskapene vises i prøvebalansen.

Hvis vi utarbeider prøvebalanse etter totalmetode, vil kontoen vises i prøvebalansen som følger:

Hvis en prøvebalanse etter totals metode er enig, men en prøvebalanse etter saldi måles ikke, betyr det at det har vært feil i å balansere noen konto eller kontoer. Prøvebalansen er for det meste utarbeidet etter balanse metode.

Prøvebalanse for den ovennevnte øvelsen, utarbeidet etter balanse metode, er gitt nedenfor:

Forskjell i forsøksbalanse-feil:

Bortsett fra feil i totalt de to kolonnene i forsøksbalansen, vil følgende feil bli vist opp av forsøksbalansen, for da vil forsøksbalansen ikke være enig:

(a) Feil ved å overføre saldo på en konto til prøvebalansen eller unnlate å skrive saldoen på en konto i prøvebalansen.

(b) Feil ved å balansere en konto.

(c) Feil ved innlegging forutsatt at beløpet er feil skrevet. En vanlig feil er for eksempel å transponere tall for å skrive Rs 130 i stedet for Rs 310. Dette vil føre til en feil på Rs 180, og en tilsvarende forskjell i prøvebalansen. Summen av alle tallene for differansen som således er forårsaket, er 9.

(d) Gjør en oppføring på feil side. For eksempel, hvis i stedet for å debitere en konto med Rs 30Cf, krediteres den med beløpet, debitorsiden av kontoen og dermed av prøvebalansen vil bli kortere med Rs 600. En feil på feil side fører til at den forskjell.

(e) En feil i støpingen av datterbøker. En feil i summen av innkjøpsboken vil påvirke kjøpskonto; en feil i summen av salgsboken vil bety en tilsvarende feil i salgskonto; På samme måte vil summen av Returns-bøkene, hvis feil gjort, bety at inntektsregnskapet eller Returns Outwards-kontoen blir lagt ut med feil beløp. Disse feilene blir reflektert i prøvebalansen.

Det må bemerkes at en feil i totalene i datterbøkene ikke vil påvirke korrektheten av de ulike personlige kontoene til kunder og kreditorer.

(f) Unnlater å legge inn rabattkolonnene i Cash Book.

Til tross for samtalen mellom prøvebalansen, vil følgende feiltyper ikke bli avslørt fordi de ikke forstyrrer ligningen:

Debitter = Credits.

(i) Unnlater å registrere en transaksjon helt i datterbøkene.

(ii) En feil oppføring i datterbøkene. Innlegget på både debet- og kredittsidene vil være med feil beløp, og derfor vil prøvebalansen fortsatt være enig.

(iii) Posting en oppføring på riktig side, men på feil konto. Således, hvis A debiteres i stedet for B, vil prøvebalansen fortsatt være enig.

(iv) En prinsippfeil, hvorved en eiendel blir behandlet som en kostnad (eller omvendt) eller en forpliktelse, behandles som en inntekt (eller omvendt). Det vil heller ikke bli avslørt av prøvebalansen, fordi oppføringen vil fortsatt være på den riktige siden.

(v) Kompenserende feil. Hvis en rekke feil har blitt begått, kan de ha kansellert seg i nettoresultatet. Alle feilene på debetsiden kan gi opp til det eksakte antallet feil som er begått på kredittiden. Forsøksbalansen vil fortsatt være enig.

I lys av feilene som ikke er avslørt av en prøvebalanse, bør det huskes at en prøvebalanse ikke er et avgjørende bevis på nøyaktighet - at ingen feil har blitt begått. I praksis utføres imidlertid en avtalt prøvebalanse som et tilstrekkelig bevis på nøyaktighet.

Klassifisering av feil:

Ovennevnte diskusjon antyder følgende klassifisering av feil:

(a) Feil ved utelatelse - En transaksjon helt utelatt fra posten i de opprinnelige bøkene eller delvis utelatt under utlevering.

(b) Feil ved Kommisjonen - Feil innlegging enten av beløp, eller på feil side, eller på feil konto. En feil i å støpe datterbøkene er også en feil i kommisjonen.

(c) Principens feil - feil klassifisering av utgifter eller kvittering. [Vennligst se (iv) ovenfor.]

(d) Kompenserende feil.

Feil (a), (b) og (d) kan også betegnes som skrivefeil.

Trinn for å finne en feil:

Når en prøvebalanse er uenig med den minste mengden, må de involverte feilene bli oppgradert. Et lite beløp kan være nettoresultatet av en rekke feil, og det er ikke trygt å ignorere en forskjell i prøvebalansen, uansett liten.

Følgende trinn foreslås for å finne ut feil:

1. Totalt Dr og Cr. kolonner av prøvebalansen igjen. Hvis en mengde har blitt vist for en gruppe eller kontoer (for eksempel i stedet for alle kunder individuelt, kan bare én beløp mot "Diverse gjeld" vises), kontroller du summen av listen over slike kontoer.

2. Se at balansen på alle regnskapene, inkludert kontant- og bankbalansen, er skrevet i prøvebalansen. Det bør også kontrolleres om de ulike kontoene er åpnet med korrekte saldoer.

3. Finn ut nøyaktig forskjellen i prøvebalansen. Se etter slike kontoer som viser dette beløpet. Det er mulig at balansen i den aktuelle kontoen er utelatt fra prøvebalansen. Kontoer som viser en balanse lik halvparten av differansen, bør også kontrolleres; Beløpet kan ha blitt skrevet på feil side av prøvebalansen. Hvis summen av alle tallene i forskjellen kommer til 9, er det mulig at noen tall har blitt gjennomført. Dette bør kontrolleres.

4. Se at det ikke er feil i balansen mellom de ulike kontoene.

5. Kontroller totalene til datterbøkene, spesielt hvis feilen er 1, 10, 100 og så videre.

6. Hvis forskjellen er stor, sammenlign tallene med forsøksbalansen på tilsvarende dato i forrige år. Enhver konto som viser en ganske stor forskjell over tallene for den tilsvarende forsøksbalansen i de foregående årene, bør kontrolleres på nytt. Anta at Salgskonto i år er Rs 25, 30, 000, mens fjorårets tall var Rs 36, 45, 000. Forskjellen er stor og årets salgskonto bør kontrolleres igjen.

7. Innskudd av hele beløp som tilsvarer forskjellen eller halvparten av differansen bør kontrolleres.

8. Hvis forskjellen fortsatt ikke er sporet, må postering av alle kontoer bli sjekket. For det første er det bedre først og fremst å sjekke utleggingen av summen av datterbøker som salgsbok, innkjøpsbok, returbøker osv. Datterbøkene bør da gå gjennom for å se om noen gjenstander er igjen un-postet. Nominelle regnskap bør kontrolleres først, og da skal ekte kontoer og deretter personlige kontoer tas opp.