Rolle av leder og deltakere i gjennomføring av forretningsmøte

Rolle av leder og deltakere i å gjennomføre forretningsmøte!

Ved å gjennomføre et møte, Hvis et møte er funnet nødvendig, må formålet med det være klart. Er det et lovlig krav, en rutine eller en nødvendighet av tiden?

Bare de viktigste partiene skal ringes, og alle nødvendige personer skal kalles. Noen ganger er det utenforstående til organisasjonen som kalles til et møte - revisor, advokat osv. Anropet må være klart og rettidig og under forsvarlig myndighet. Tiden må løses i henhold til anledningen og bekvemmeligheten til medlemmene. Videre bør varigheten være tilstrekkelig, men ikke for lang. Man må velge et sted som er egnet for å holde det. Stedet må kanskje være forberedt på møtet. For å oppnå målet med møtet, må samboeren visualisere de spesifikke punktene som det skal drøftes om. Igjen må han / hun utarbeide diskusjonen - informativ, rådgivende eller overbevisende.

Formandens rolle i et møte:

1. Ta overordnet ansvar for saken:

Når samordnet har (vanligvis i samråd med stolen) fastsatt dagsorden for møtet, må lederen se at dagsorden og mål er oppfylt i møtet.

2. Pass på at han er kompetent:

Han burde godta å stole møtet bare hvis han føler seg kompetent til å kjøre den. Stolens stilling er ofte rotert.

3. "Ikke gjør det selv":

Formannen er hovedsakelig for å oppmuntre til en diskusjon, ikke levere alt. Hans ferdighet ligger i å få medlemmene til å føle at de har kollektivt bestemte saker.

4. Bruk av direktivverker:

Styremannen kan bruke stimulerende verter for å få medlemmer til å gi de nødvendige innspillene til møtet: underbygge, bevis, forkorte, omformulere, klassifisere, definere, forklare, utdype, illustrere, beskrive, beskrive, oppsummere, omformulere, forenkle.

5. Bruk navn:

Han kan få mer fra medlemmene ved å bruke navnene sine for å adressere dem for å generere intimitet (i henhold til gjeldende kultur og brukervennlighet).

6. "Vær en trafikkpolitiker":

Styremannen må lede ideen. Han skal ikke være defensiv (en keeper) eller en predikant (foreleser).

7. Oppgi formålet:

Ved begynnelsen av møtet skal han angi formålet og igjen ved introduksjonen av hvert nytt punkt på dagsordenen, slik at medlemmene er klare på hva de skal gjøre - undersøke, foreslå eller akseptere.

8. "Ikke avslør din preferanse":

Formannen bør reservere sin egen mening til slutten.

9. Begrens diskusjonen til problemet:

Medlemmer kan være snakkesalige, de kan bli sittende fast. Formannen må stoppe den ene typen og oppmuntre den andre.

10. Følg fremgangsmåten:

En organisasjon - eller loven - kan kreve at en viss prosedyre følges. Formannen trenger å vite det og gjennomføre det.

11. Vedlikehold av tid:

Møtet skal starte i tide, dekke agendaen med forholdsmessig tid til alle problemer, og lukke i tide. I praksis får de tidlige elementene for mye tid, og de siste elementene blir rushed.

12. Snakk ikke mer enn 20% av tiden:

Han må koble de ulike elementene og lede medlemmene. For dette er han ledende talker. Men erfaringen forteller at i navnet rettferdighet er 20% grensen for å snakke.

13. Svar på stemningen:

Dette er virkelig kjernepunktet i oppgaven. Styremannen kan sette stemningen, og hvis noen hendelse eller et medlems snak har satt feil stemning, må han forvandle det. Han kan bruke humor, til og med en avledning, og utvide all sin personlighet for å holde stemningen riktig. Beslutninger tas når medlemmene er klare for dem.

14. Intervene i tvister:

Hvis medlemmer tvister hverandre, må lederen gå inn og ta med seg på banen.

15. Ordne for riktig opptak:

Møteprosessen må registreres faktisk. Formannen må sørge for dette under møtet. Jobben skal være hos en kompetent person, og han må kanskje overvåkes. Han burde sitte i nærheten av formannen.

16. Delta i de som er tilstede:

Han må fokusere på de som er til stede, og ikke de som er fraværende. Dette gjelder spesielt for å starte et møte med lav oppmøte. Selvfølgelig kan møtet kreve et quorum (nødvendig minimumsoppmøte).

17. Deal med spotproblemer:

Han må ha kompetanse og tilstedeværelse av sinn for å takle problemer som oppstår under møtet, spesielt når møtet er åpent for nye problemer med hans tillatelse.

18. Si "nei" med takt:

Ved hjelp av analogier, sitater, prejudikater, sunn fornuft og god vilje må styrelederen håndtere uønskede problemer. (Et senatmedlem en gang foreslo, "krigen er over, vi burde redusere hæren til halvparten." Stolen svarte: "Og vi bør samtidig løse at fienden også skal redusere sin hær til halvparten.")

19. Etter møtet:

Formannen skal sørge for at rettidig oppfølging er iverksatt for å oppfylle forpliktelsene som følge av vedtakene som er truffet. Han bør få protokollen skrevet og sjekket.

Deltakeres rolle i et møte:

1. Gjør lekser:

Når formålet med møtet er kjent, må deltakeren visualisere sin rolle og samle informasjon og innganger for bruk i møtet for å gjøre det produktivt. Han / hun kan rådføre seg med andre medlemmer for å tildele roller.

2. Vær punktlig:

Vi i India må spesielt stresse behovet for å være i tide. Våre tog, busser og fly vil løpe i tide når vi lærer å være punktlige for rutinemøter.

3. Delta aktivt:

Et medlem bør lytte nøye (slik at han kanskje kan oppsummere hva som blir sagt). Han bør planlegge hva du skal snakke og si det kort og nøyaktig.

4. PREP formel:

Han burde være rasjonell og kraftig. PREP betyr:

Angi posisjonen din

Begrunn det

Gi eksempler

Gjenta posisjonen din

5. Vis talentet ditt:

Et møte er en mulighet til å vise frem sitt talent og få æren til å gi nyttige ideer.

6. Ta initiativ:

Det kan være tilfeller når et medlem kan foreslå en bevegelse eller en annen bevegelse når det høres riktig ut. Dette krever hurtighet. Francis Bacon sier, "Konferansen gjør en klar mann."

7. Følg regler:

Han burde snakke når lov til å. Han bør unngå cross-talk.

8. Ta ansvar:

Når oppgaver blir tildelt, bør et medlem komme frem for å ta opp passende ansvar. Hvis en oppgave er tildelt ham / henne, så er en villig aksept også et tegn på dynamikk.

9. Uenig er enig:

Alle forskjeller bør uttrykkes med høflighet og en vennlig følelse.

10. Hjelp til å styre møtet:

Hvis møtet går av banen, kan han / hun påminnes formannen om å holde det på kurs.

11. Hold deg i forhold til tidligere diskusjon:

Eventuelt bidrag til møtet må skje i sammenheng med forrige diskusjon. En ide som allerede er foreslått, trenger ikke gjentas, men man kan endre den eller forbedre den.

12. Vær involvert:

Medlemmet skal i sin høyere egeninteresse være involvert i kollektivisme. En god deltaker blir en god leder - akkurat som en god soldat gjør en god generell.