Roller og ansvar for en prosjektleder

Roller og ansvar for en prosjektleder er som følger:

Prosjektledelsen har direkte ansvar for prosjektet, prosjektlederen vil sannsynligvis ha en rekke roller og ansvar.

Hovedansvaret kan grupperes i følgende kategorier.

1. Oppkjøp av ressurser:

Prosjektlederen kan bli levert en tidsplan og et sett med prestasjonsverdier og bedt om å fortsette med prosjektet. Han / hun burde vite hvordan man skal skaffe seg de ressurser som er nødvendige for å fullføre prosjektet. Ofte kan ressursene som er tildelt prosjektet ikke være tilstrekkelige for prosjektet. Prosjektlederen må derfor vite hvordan man sikrer maksimal bruk av tildelte ressurser og bør kunne forhandle om ekstra ressurser, om nødvendig.

2. Bemanning et prosjekt:

Teamet må være sammensatt før prosjektet påbegynnes. Folk blir tatt av sine daglige jobber og tildelt prosjektet. Noen mennesker kan bli nyansatt og holder dette prosjektet i bakhodet. Prosjektleder har en rolle å spille i valg av prosjektteamet. Noen ganger kan det innebære coaxing og cajoling andre mennesker i organisasjonen for å bli med i prosjektet eller å la sine direkte underordnede delta i prosjektet.

3. Håndtere hindringer:

Prosjektet kan være et meget godt planlagt arbeid, men det vil ikke alltid vise seg som forventet. Det vil bli flere uventede hendelser og minikriser. Prosjektlederen forventes å holde et kjølig hode og håndtere problemene når og når de oppstår. Mange av disse problemene har en måte å hakke på og vil trolig bli svært signifikant mot slutten av prosjektet.

4. Kommunikasjon:

Prosjektlederen må være en god kommunikator. Det er mye kommunikasjon mellom lagmedlemmene, og det er en enda større mengde kommunikasjon mellom prosjektmedlemmene og andre. Mye av denne kommunikasjonen gjøres gjennom prosjektlederen, men han / hun har også en rolle å spille selv i andre kommunikasjoner som ikke trenger å gå gjennom ham / henne.

5. Forhandlinger:

Som det fremgår av ovennevnte ansvar, må prosjektleder kontinuerlig forhandle med ulike lagmedlemmer og med andre. Han / hun må forhandle for å skaffe knappe ressurser, skaffe ønsket personell, og få lagmedlemmer til å fullføre oppgaver. Deretter må han / hun kanskje forhandle for å forlenge tidslinjer og å endre parametere eller mål for prosjektet også.

6. Planlegging:

Planlegging begynner med en liste over oppgaver, ressurser som trengs, og eksternt bestemte milepæler. Dette kan ta form av en handlingsplan og kan danne grunnlag for mer detaljerte planleggingsplaner.

En handlingsplan skrevet i stort nevner alle oppgaver som skal fullføres for å oppnå prosjektmål. Ved å bruke denne informasjonen fra en handlingsplan, er en mer detaljert arbeidsavbruddsstruktur (WBS) konstruert. En WBS brukes til å definere og organisere det totale omfanget av et prosjekt ved hjelp av en hierarkisk trestruktur. I en WBS er alle meningsfulle oppgaver planlagt, budsjettert, planlagt og kontrollert.

I hver oppgave som er beskrevet i WBS, identifiseres data som er relevante for oppgaven. For eksempel identifiseres ressurser, personell, leverandører, rutetider, etc. som er nødvendige for disse oppgavene. Et lineært ansvarskort kan også legges til, som viser personer som er direkte ansvarlige for oppgavene.

Den vanlige faktoren i planleggingsteknikker er å danne et nettverk av oppgaver eller hendelsesforhold, som grafisk viser de sekvensielle relasjonene som knytter oppgavene sammen i prosjektet. Oppgaver som må følge eller forut for andre oppgaver identifiseres og deres relasjoner er notert.

De viktigste fordelene med å planlegge ved hjelp av et nettverk er som følger:

1. Det illustrerer gjensidig avhengighet av alle oppgaver i prosjektet.

2. Det spesifiserer kravet til personell og ressurser for ulike oppgaver.

3. Det etablerer et felles rammeverk for evaluering av oppgavens fremgang i forhold til prosjektet.

4. Det identifiserer de kritiske aktivitetene som kan forsinke prosjektet.

5. Det identifiserer noen slakk som kan brukes til å puste eller omfordele ressurser midlertidig.

6. Det hjelper kommunikasjon mellom lagmedlemmene.

7. Ved å tydeligvis vise oppgaver avhengighet trekker den oppmerksomheten på gjensidig avhengighet mellom lagmedlemmer.

8. Det hjelper til med å forutsi utførelsesdatoene for prosjektet.