Topp 11 Kjennetegn ved en god rapport
Denne artikkelen kaster lys over de elleve karakteristikaene til en god rapport. Karakteristikkene er: 1. Enkelhet 2. Klarhet 3. Brevity 4. Positivitet 5. Tegnsetting 6. Tilnærming 7. Lesbarhet 8. Nøyaktighet 9. Logisk sekvens 10. Riktig form 11. Presentasjon.
Karakteristisk # 1. Enkelhet:
Språket skal være så enkelt som mulig, slik at en rapport er lett forståelig. Jargoner og tekniske ord bør unngås. Selv i en teknisk rapport skal det være begrenset bruk av tekniske vilkår dersom det skal presenteres for lekere.
Karakteristisk # 2. Klarhet:
Språket skal være klart og rett og tydelig uttrykke det som skal uttrykkes. For at rapporten må skrives i riktig form og følge riktige trinn.
Karakteristisk # 3. Brevity:
En rapport skal ikke være unødvendig lang, slik at lesernes tålmodighet ikke går tapt, og det er ingen forvirring av ideer. Men samtidig må en rapport være fullført. En rapport er ikke en essay.
Karakteristisk # 4. Positivitet:
Så langt som mulig skal positive uttalelser gjøres i stedet for negative. For eksempel er det bedre å si hva som skal gjøres og ikke hva som ikke skal gjøres.
Karakteristisk # 5. Tegnsetting:
Punctuations må være nøye og korrekt brukt ellers meningen med setninger kan misforstås eller misrepresented.
Karakteristisk # 6. Tilnærming:
Det er to typer tilnærminger: (a) Person - Når en rapport er skrevet ut fra personlig forespørsel eller observasjoner, skal tilnærmingen være personlig og setningene skal være i den første personen og i direkte tale, b) upersonlig - når en Rapporten er utarbeidet som en kilde til informasjon, og når det bare er faktum (f.eks. en rapport på et møte), skal tilnærmingen være upersonlig og setningene skal være i den tredje personen og i indirekte tale.
Karakteristisk # 7. Lesbarhet:
Hovedmotivet til en rapport er lesbarhet. Presentasjonsstilen og dikten (bruk av ord) skal være slik at leserne finner det attraktivt og han er nødt til å lese rapporten fra begynnelse til slutt. Da tjener bare en rapport sitt formål. En rapport om samme emne kan skrives annerledes for ulike klasser av lesere.
Karakteristisk # 8. Nøyaktighet:
En rapport skal være nøyaktig når fakta er angitt i den. Den skal ikke være forspenet med forfatterens personlige følelser.
Karakteristisk # 9. Logisk sekvens:
Poengene i en rapport skal arrangeres med en logisk sekvens, trinnvis og ikke på en tilfeldig måte. En planlegging er nødvendig før en rapport utarbeides.
Karakteristisk # 10. Riktig form:
En rapport må være i riktig form. Noen ganger er det lovbestemte skjemaer å følge.
Karakteristisk # 11. Presentasjon:
En rapport trenger en attraktiv presentasjon. Det avhenger av kvaliteten på å skrive eller skrive ut, samt kvaliteten på papiret som brukes. Store selskaper gjør svært attraktive og fargerike årsrapporter.
