Skriftlig kommunikasjon: Egenskaper og betydning (Fordeler og begrensninger)

Skriftlig kommunikasjon: Egenskaper og betydning (Fordeler og begrensninger)!

Mens muntlig kommunikasjon kommer naturlig og spontant til mennesket, krever skriftlig kommunikasjon mye arbeid. Av sin natur er skriving et resultat av ganske lang praksis og tålmodighet i læring. Det må ikke gjentas at tale kommer først og skriving kommer etterpå. På alle verdens språk er det skrevet tid etter å ha snakket.

Historien om sivilisasjonen viser oss forskjellige stadier hvorved dannelsen av bokstaver i alfabetet i noe språk har passert. Men en ting er klart. Uansett hva som er skrevet, har ikke blitt ødelagt, blitt permanent. Ord som er talt er imidlertid sannsynlig å bli glemt. Derfor er skriftlig kommunikasjon uunnværlig.

Kjennetegn på skriftlig kommunikasjon:

(i) Skriftlig kommunikasjon er en kreativ aktivitet som krever mye fantasi og innsats for å komme fram til sluttproduktet. Mens muntlig kommunikasjon er spontan, er skriftlig kommunikasjon basert på bevisst innsats. La oss ta eksemplet på en rapport som vi vil presentere.

Vi må først og fremst samle all nødvendig informasjon, ordne det i en logisk rekkefølge og skrive ut så nøye. Vi må være forsiktige på hvert trinn. Det er ikke alltid tilfelle med talte meldinger eller andre former for muntlig kommunikasjon. Brev og rapporter, pent produsert, gjenspeiler bildene av organisasjonen. Jo mer kreative og fantasifulle forfatterne jo lysere bildet av selskapet.

(ii) En annen viktig egenskap ved skriftlig kommunikasjon er tidsfaktoren som er involvert i den. Muntlige meldinger, i ansikt til ansikt eller via telefon, når mottakeren umiddelbart, og tilbakemeldingen kommer nesten alltid umiddelbart. Dette er ikke tilfelle med skriftlig kommunikasjon.

Avsenderen må planlegge sin melding, dvs. et brev eller en rapport nøye og kode den med stor forsiktighet. Deretter sender han den til den personen det er ment for. Mottakeren tar sin egen tid i å dekode det. Deretter gir han det forsiktig eller filtrerer det gjennom sinnet og planlegger sin reaksjon på det. Sende tilbake svaret eller hans kommentarer på det vil ta litt tid. Det er derfor viktig å huske på at skriftlig kommunikasjon er en tidkrevende aktivitet.

(iii) For det tredje skal det bemerkes at skriftlig kommunikasjon har færre sykluser enn muntlig eller ansikt til ansiktskommunikasjon. Muntlig kommunikasjon er en multiple syklus hendelse. Muntlige meldinger får umiddelbar respons som fører svært ofte til videre utveksling av ord. Dette er ikke mulig i skriftlig formidling. For det meste er det en en-syklus hendelse.

Viktigheten av skriftlig kommunikasjon:

Skriftlig kommunikasjon er så viktig at det ikke er mulig å tenke på en bedriftsorganisasjon uten det. Arbeidet til enhver organisasjon avhenger i stor grad av brevveksling, rapporter, etc. Det er ulike grunner til det.

Og den viktigste grunnen er at kommunikasjon fra ansikt til ansikt ikke alltid er mulig, fordi arbeidstakere i en organisasjon kan spres over store geografiske avstander. Vi må derfor avhenge av brevveksling. Moderne teknologiske avstander har ikke redusert betydningen av brev. Overføringsmodus har endret seg. Men skriftlig kommunikasjon forblir like viktig som noen gang.

Fordeler med skriftlig kommunikasjon:

(i) Den gir oss oversikter, referanser etc., hvilke viktige beslutninger hviler.

(ii) Den bygger opp juridiske forsvar av organisasjonen gjennom poster, brev, instruksjoner etc.

(iii) Det fremmer en ensartet politikk og prosedyre og bygger riktige retningslinjer for organisasjonens arbeid.

(iv) Det bygger opp bildet av selskapet.

(v) Det gir nøyaktighet og pålitelighet (Oral kommunikasjon kan endres eller tolkes på forskjellige måter. Men i skriftlig kommunikasjon er meldingen / informasjonen oppgitt veldig tydelig eller utvetydig).

(vi) Det er permanent.

(vii) Ansvaret kan lett tildeles. (Man kan gå tilbake på de talte ordene, men ikke så på uttalelsen i svart og hvitt).

Begrensninger av skriftlig kommunikasjon:

(i) Det bygger opp uhåndterlig rot av papirer og filer. Det koster mye for organisasjonene.

(ii) Det er tidkrevende. Umiddelbar tilbakemelding er ikke mulig.

(iii) Det er kostbart når det gjelder penger og man-timer.

(iv) Det blir ineffektivt i hendene på folk som er fattige i uttrykk.

(v) Manglende umiddelbar avklaring. Til slutt kan vi si at skriftlig kommunikasjon forblir ryggrad i en organisasjon; uansett være ulemper eller begrensninger. Nesten all formell kommunikasjon er skriftlig.