God Office Management: Prinsipper og File Management Tips

God kontoradministrasjon er avhengig av at folk vet hvem som er ansvarlig for hva - det er folk som er ansvarlige som får ting gjort. Hva ville for eksempel skje hvis innkjøp for din småbedrift ble gjort av hvem som helst når? Ville du kunne finne et papirklipp når du ville ha en?

Eller skriv ut en rapport når du trengte? Å sette en person m på å bestille alt utstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene i gang. Det er det samme med (datamaskin) systemadministrasjon. Du må ha en person ansvarlig for sikkerheten til datasystemet og holde orden på ting som kontoer, passord og programvare. Ellers vil kaoset sprede seg.

Å holde registreringer høres ut som den enkleste delen av god kontorsadministrasjon - til du vurderer behovet for å holde disse dokumentene både tilgjengelige og oppdaterte. Når du for eksempel får en ny kunde eller klient, tar det bare et øyeblikk å komme inn i kontaktdatabasen din. Så tar det bare et øyeblikk eller to for å oppdatere posten etter at du har snakket med ham på telefonen.

Er kontoret ditt et eksempel på plassstyring eller rommangelforvaltning? Når du går gjennom kontoret, må du omveie hindringer eller risikere å snuble over noe? Når du setter deg ned på et skrivebord, kan du faktisk jobbe komfortabelt der? Er ting logisk ordnet slik at de tingene du vil bruke mest på pulten, er nærmest i hånden? Det er mange ting som strammes inn i kontorer i dag, fra skriveren står gjennom arkivskap. For god kontorstyring må du være sikker på at alle tingene på kontoret er ordnet for maksimal effektivitet - og maksimal sikkerhet.

7 Prinsipper for god kontorsadministrasjon:

Disorganisering og forvirring er irriterende, men de er også bare dårlige for virksomheten. Tenk på det som en formel, hvis du liker: kaos øker tilsvarer fortjeneste minkende. Hva å gjøre?

Kontroller kaos ved å bruke disse prinsippene for grunnleggende kontorstyring:

1. Opprett Office Management Rutiner og holde seg til dem:

Rutinemessige oppgaver trenger rutinemessige prosedyrer hvis du ønsker å holde orden og holde tingene løpende. Still opp rutiner for håndtering av papirarbeid og kontorsystemer. For eksempel skal hvert stykke papir som kommer inn på kontoret, håndteres en gang, handles på, og arkiveres - ikke tilfeldigvis stablet på et skrivebord.

Kontorsystemer, for eksempel datamaskiner, trenger både administrasjons- og modusprosedyrer. Når systemet krasjer eller et datarelatert utstyr mislykkes, trenger alle på kontoret ditt å vite hvem du skal ringe og hva du ikke skal gjøre (for eksempel forsøk å løse problemet selv). Disse dataadministrasjonsartikkene gir nyttige tips for alt fra kontorarkiveringssystemer gjennom sikkerhetskopiering av datamaskiner.

2. Sett opp klart avgrensede ansvarsområder:

Eller skriv ut en rapport når du trengte? Å sette en person ansvarlig for å bestille alt utstyr og forsyninger løser problemet og holder tingene i gang. Det er det samme med (datamaskin) systemadministrasjon. Du må ha en person ansvarlig for sikkerheten til datasystemet og holde orden på ting som kontoer, passord og programvare. Ellers vil kaoset sprede seg.

3. Oppbevar poster - og hold forretningsrekordene dine oppdatert:

4. Ta en tur gjennom kontoret ditt og ha en sitte :

5. Planlegg scut-arbeidet:

Dessverre vil et kontor, som et kjøkken, ikke fungere bra uten at en viss mengde arbeid blir gjort. Hvis du er en liten bedriftseier som ikke er i stand til å tildele det du ser som skuttarbeid til noen andre, tvinge deg til å komme til det regelmessig ved å planlegge tid hver uke for det. Ta en morgen eller ettermiddag, for eksempel, og tilbringer det å lage kalde anrop eller ta opp på regnskapet (eller oppdatere postene).

6. Delegat og Outsource:

I en perfekt verden ville alle bare gjøre hva han eller hun hadde tid til å gjøre og gjorde det bra. Siden verden ikke er perfekt, gjør mange mennesker i stedet ting som de ikke har tid eller talent til å gjøre det bra. Delegering og outsourcing kan ikke bare forbedre småbedriftens kontorstyring, men lar deg også fokusere på dine talenter, og dermed forbedre bunnlinjen. Virtuelle assistenter kan håndtere mange av kontor- eller administrasjonsoppgaver.

7. Gjør forretningsplanlegging en prioritet:

Mange småbedriftseiere bruker dagene til å handle og reagere - og så lurer på hvorfor de ser ut til å snurre hjulene sine. Forretningsplanlegging er en viktig del av god kontorsadministrasjon og må være en del av din vanlige kontorstyringsrutine. Suksessfulle småbedriftseiere tilbringer tid hver uke på forretningsplanlegging, og mange bruker daglige forretningsplanleggingsøkter som et verktøy for målinnstilling og vekst. Hvis du har medarbeidere, involvere dem i forretningsplanlegging, enten formelt eller uformelt.

Tips for Fast Office Filing:

Som småbedriftseier må du raskt og enkelt kunne operere på skrivebordet ditt. Selv om det er vanskelig å sette opp et arkiveringssystem, er det en relativt enkel oppgave som kan gjøres lettere ved hjelp av noen arkiveringstips og triks.

(1) Ta noen minutter å sitte ned på ditt primære arbeidsområde og nå for utstyr, forsyninger og filer. Det vil hjelpe deg med å etablere ideen stedet for å arkivere disse elementene for deg personlig.

(2) Nå som du vet hvor du naturlig vil lete etter informasjon, må du avgjøre om et alfabetisk, numerisk eller fagfilsystem vil fungere best for deg. Søker du etter ting etter kundens navn? Kategorien (dvs. kostnader, finans, markedsføring)? Ved referansenummer? Dette er et kritisk skritt, da det vil avgjøre hvordan du legger ut arkiveringssystemet ditt. Gjør dette før du kjøper noe for arkiveringssystemet ditt.

(3) Deretter bestemmer du stort sett lagringsbehovene dine. Har du et stort antall filer som du har tilgang til på daglig basis? Har du bare tilgang til filene dine hver uke? Svarene vil avgjøre om du trenger en stasjonær filholder, et to skuff arkivskap i nærheten av skrivebordet ditt eller en fire skuffeside arkivskap over hele rommet. Så mange alternativer finnes i dag, at du bør velge nøye. Tillat for vekst når du ser på arkivskap - kjøp noe for å imøtekomme to ganger filene du tror du vil ha nå. Dette vil begrense antall ganger du må utveie og omorganisere arkiveringssystemet ditt.

(4) Invester i et godt merkingssystem for klarhet og enkel tilgang. Å kunne lese filetiketter lyder tydelig, men klarhet i merking vil spare deg mer filingstid enn du kan forestille deg. De fleste bedrifter som lager etiketter, tilbyr maler som integreres med de mest populære tekstbehandlingsprogrammene. Du vil kanskje vurdere et av de små etikettfremstillingssystemene som nå også kan skrive ut individuelle postetiketter. Elementer som utfører dobbelt plikt er vanligvis en klok investering.

(5) Nå er du klar til å kjøpe filmapper.

Elektronisk filhåndteringstips:

Tankefiladministrasjon var bare for papirfiler? Tenk igjen. Det er like viktig å holde filene på datamaskinen organisert og oppdatert. Som med papirfiler, er målet med datafilhåndtering å sikre at du kan finne det du leter etter, selv om du leter etter det år etter opprettelsen.

Disse filhåndteringstipsene vil hjelpe deg med å holde filene dine tilgjengelige:

1. Organiser etter filtyper:

Gjør applikasjoner enklere å finne ved å lage en mappe som heter Programfilene på stasjonen din og holde alle dine applikasjoner der. Eksempelvis kan kjørbar for Word, PowerPoint, Simply Accounting og WinZip alle ligge i Programfil-mappen.

2. Ett sted for alle:

Plasser alle dokumentene i mappen Mine dokumenter og ingen andre steder. Så om det er et regneark, et brev eller en PowerPoint-presentasjon, går det her. Dette vil gjøre det enklere å finne ting og å kjøre sikkerhetskopier.

3. Opprett mapper i mine dokumenter:

Dette er skuffene til datamaskinens arkivskap, så å si. Bruk vanlig språk for å navngi mappene dine; du vil ikke se på denne listen over mapper i fremtiden og lurer på hva "TFK" eller hvilken som helst annen interessant forkortelse du oppfant betyr.

4. Nestmapper i mapper:

Opprett andre mapper i disse hovedmappene etter behov. For eksempel kan en mappe som heter "Fakturaer" inneholde mapper kalt "2004", "2005" og "2006". En mappe oppkalt etter en klient kan inneholde mappene "kundedata" og "korrespondanse". Målet er å ha hver fil i en mappe i stedet for å ha en mengde foreldreløse filer oppført.

5. Følg filnavngivningskonvensjonene :

Ikke bruk mellomrom i filnavn, behold filnavn under 27 tegn, og bruk alt små bokstaver. Så en fil oppkalt etter en klient bør være jackdawson heller enn Jack Dawson. Hvis du bryter noen av disse reglene, vær konsekvent om den.

6. Vær spesifikk:

Gi filer logiske, spesifikke navn og inkludere datoer i filnavn hvis det er mulig. Målet når du navngir filer er å kunne fortelle hva filen handler om, uten å måtte åpne den og se.

7. Fil som du går:

Den beste tiden å arkivere et dokument er når du først lager det. Så bli vant til å bruke dialogboksen "Lagre som" for å arkivere dokumentet ditt så vel som å nevne det, og sett det på riktig sted i utgangspunktet.

8. Bestil filene dine for din bekvemmelighet:

Hvis det er mapper eller filer du bruker mye, må du tvinge dem til toppen av fillisten ved å gi dem nytt navn med en eller en AA i begynnelsen av filnavnet.

9. Kull dine filer jevnlig:

Noen ganger er det gamle som åpenbart som i eksemplet på mappen "Fakturaer" ovenfor. Hvis ikke, hold mappene dine ryddige ved å fjerne de gamle filene. Ikke slett forretningsrelaterte filer med mindre du er helt sikker på at du aldri trenger filen igjen. I stedet, i hovedkolleksjonen av mapper i Mine dokumenter, opprett en mappe som heter "Old" eller "Inactive" og flytte gamle filer til den når du kommer over dem.

10. Sikkerhetskopiere filer regelmessig:

Enten du kopierer filene dine til en annen stasjon eller på tape, er det viktig å sette opp og følge en vanlig sikkerhetskopi.