Salgs- og distribusjonskostnader: Regnskap og andre detaljer

Les denne artikkelen for å lære om analyse for regnskap, kontrollproblemer og teknikker, fordeler, kostnadsrapporter om salgs- og distribusjonskostnader.

Både i produksjon og ikke-produksjonsproblemer gjelder salgsfunksjon i tillegg til produksjon eller kjøp av varer. For å utføre denne funksjonen effektivt, påhviler salgs- og distribusjonskostnadene i alle bekymringene. De fleste av disse utgiftene er ikke identifisert med produkter, og derfor er disse inkludert i indirekte kostnader.

Det eneste målet med virksomheten er å maksimere fortjenesten, men dette er bare mulig ved å redusere produksjonskostnadene eller øke salget i eksisterende markeder eller gjennom inngangen i de nye markedene. Uten tvil øker produksjonskostnadene ved å øke produksjonen, men økt salg er et must for å møte økningen i produksjonen. For å øke salget de fleste bekymringene er å drive salgsfremmende aktiviteter, men de må også møte stiv konkurranse.

Under slike omstendigheter blir det nødvendig å bekymre seg for å pådra seg salgs- og distribusjonskostnader og noen ganger er disse så store at disse er enda mer enn produksjonsutgiftene. I noen bekymringer ettersalgsservice er gitt for spesielle produkter som radioer, fjernsyn, kjøleskap, vaskemaskiner, symaskiner og noen spesielle fasiliteter og rabatter er gitt til grossister og forhandlere.

Regnskap og kontroll av salgs- og distribusjonsutgifter som vanligvis påløper etter produksjonen av varene (også kalt etterproduksjonskostnader) har i dag tatt økt betydning for å bestemme kostnadene for salg og lønnsomhet for hver jobb og produkt, å kontrollere salgs- og distribusjonskostnadene, fastsette priser og formulere salgsprispolitikk, fastsette optimale salgsnivåer og ta beslutninger om salg, dvs. salg under ulike forhold, markeder, regioner og ulike metoder.

Analyse for regnskap:

Regnskapet for salgs- og distribusjonskostnader krever tre typer analyser som angitt nedenfor:

(i) I følge natur eller gjenstand for utgift.

(ii) Etter funksjon eller kostnadssted.

(iii) Av produkter eller kostnadsenheter.

(i) Analyse av natur eller gjenstand for utgifter:

Det finnes en rekke grunnleggende eller primære typer i samsvar med arten eller gjenstanden for utgifter med det formål å analysere. Hver utgift er samlet med henvisning til et fast ordrenummer eller kostnadskontonummer som det tilhører. Klassifiseringen gjøres vanligvis på samme måte som det er gjort i tilfelle produksjonskostnader.

Følgende klassifiseringer kan bli vedtatt når slike kostnader blir analysert etter arten eller gjenstanden for utgifter:

(i) godtgjørelse

(ii) Forbruksartikler

(iii) Diverse utgifter

(iv) Tjenester

(v) faste kostnader

(vi) frakt

(vii) plikt

(viii) Emballasjematerialer

(ix) Salgsfremmende

(x) Rabatt og godtgjørelser.

Som produksjonsutgifter kan salgs- og distribusjonskostnader også fastsettes, variabel og semi-variabel. Salgslederens lønn i hovedkontoret er fast, reisegodtgjørelse og lønn til selgere er halvvariabel og provisjon til selgere er variabel.

(ii) Funksjonell analyse:

Denne analysen gjøres også på samme måte som avdelingenalisering og fordeling av produksjonskostnader gjøres til kostnadssteder. De viktigste operasjonsfunksjonene med henvisning til salg av overhead kan videre klassifiseres på følgende måte. Vanligvis er hver av disse funksjonene, dvs. avdelings- eller kostnadsstedet satt under ledelse av en leder for å få funksjonell analyse og å gjøre ledelsen ansvarlig for aktivitetene i sitt senter.

1. Direkte salg

2. Reklame og salgsfremmende kampanjer

3. Transport

4. Lager og lagring

5. Kreditt og innsamling

6. Finansiell

7. Generell administrasjon

8. Garanti krav

9. Diverse.

Salgs- og distribusjonsutgiftene analysert i henhold til de ulike stående bestillingsnumrene blir videre allokert til en eller annen funksjon som de vedrører. Elementer som ikke kan tildeles, kan fordeles på egnet måte og hvor det ikke foreligger et egnet grunnlag, kan fordelingen utføres på vilkårlig basis.

Analysen kan videre utvides til steder, dvs. til ulike territorier, salgskontorer og til kunder og selgere etc. Som primær og sekundær distribusjonssammendrag når det gjelder produksjonskostnader, blir hver salgs- og distribusjonsvare først analysert av funksjoner og deretter av steder. Hver funksjon og plassering utgjør et kostnadssted for regnskapsføring og kontroll av salgs- og distribusjonskostnader.

Noen av de vanlige basene som er tilgjengelige for fordeling av salg og distribusjon overhead til funksjoner eller steder er:

(iii) Analyse av produkter eller grupper av produkter:

Salgs- og distribusjonsutgifter kan også analyseres av produkter eller produktgrupper. Dette gjøres på samme måte som absorpsjon av produksjonskostnader til kostnadsenhet. Men det er to forskjeller mellom de to bestemte produktene for salg og distribusjon som pakking, transport etc., kan tildeles direkte, men ingen produksjonskostnader er direkte tildelt. Videre er salgs- og distribusjonskostnadene fordelt på kostnaden for solgte varer mens produksjonskostnadene absorberes i produksjonskostnadene.

Analyse av disse overheadene kan også gjøres av produktgrupper. For å gjøre dette må produktene grupperes i henhold til deres vanlige faktorer som pris, salgsmetoder, selgere og salgsordrer. For eksempel kan det bli analysert om varene ble solgt til engrospris eller til utsalgspris.

Av det ovenstående er det klart at analyse av salg og distribusjon av kostnader ved hjelp av produkter er noe annet enn en utvidelse av analyse av funksjoner. Slike analyser måler effektiviteten av slike kostnader med hensyn til deres anvendelse på de forskjellige produktene og sies å være analyse ved bruk.

Dette kan gjøres enten via distribusjonskanaler eller salgsmetoder eller av kunder. Distribusjonskanaler for formålet kan være direkte til kunder, gjennom forhandlere og gjennom en kjede av grossister og selgere. Kunder kan klassifiseres i henhold til hyppigheten av kjøpene de foretar eller i henhold til deres virksomhet.

Metoder for å tildele indirekte funksjonsmessige kostnader:

Indirekte funksjonelle kostnader kan fordeles på følgende måter:

(i) En pris per artikkel:

Under denne metoden estimeres de totale utgiftene og deles med noe egnet grunnlag over de ulike typer solgte produkter. De totale faste utgiftene tildelt hver type artikkel deles deretter med estimert normal salgsmengde. Dette gir prisen per artikkel. Annonse-, transport- og lagerutgifter kan fordeles med denne metoden.

(ii) En prosentandel av omsetningen:

Hvor salgsprisen på hver artikkel er kjent, kan faste salgskostnader gjenvinnes i prosent av salgsprisen. Prosentandelen er fastslått ved en analyse av tidligere kontoer. Dette er egnet for fordeling av direkte salgskostnader, generell administrasjon og finansieringskostnader og diverse utgifter.

(iii) En andel av kontanter samlet:

Dette brukes til tap og andre kredittinntekter.

(iv) En andel av arbeidskostnadene:

Denne metoden kan vedtas der virksomheten produserer bare en vare. Denne metoden kan også brukes der ulike typer artikler produseres, forutsatt at salgskostnadene er små. Dette brukes ofte til fordeling av faste salgs- og distribusjonsutgifter.

(v) En prosentandel av lager av ferdige varer.

(vi) I følge antall ordrer.

(vii) I følge antall fakturaer.

(viii) En prosentandel av verdiøkningen, dvs. totale salgsverdier minus materialkostnadene.

Den beste metoden er å analysere hvert element av slike utgifter og allokere det til forskjellige produkter på grunnlag av tjenester som tilbys.

Fordeler utledet fra analyse:

Følgende er fordelene som kan utledes av analysen av salg og distribusjon overhead av produkter, metode for salg mv.

(i) Det er mulig å beregne fortjeneste eller tap for hvert produkt, for hver salgsmetode og for hver type kunde. Mindre lønnsomme linjer kan enten bringes på lønnsomme linjer ved å gjøre anstrengelser eller slippe helt.

(ii) Det er mulighet for å begrense de overdrevent salgs- og distribusjonskostnadene mot et bestemt produkt eller en type kunde.

(iii) Ved å ta hensyn til salgs- og distribusjonstjenestene, kan salgsprisene på ulike produkter justeres.

Kontroll av salgs- og fordelingsomkostningene :

Kontrollen av salgs- og distribusjonskostnader er relativt vanskelig på grunn av visse spesielle egenskaper ved slike kostnader som krever en mer detaljert og krevende analyse. Det er ikke mulig å identifisere eller knytte slike kostnader direkte sammen med produksjonsprisen da de fleste utgiftene påløper etter at produksjonen er fullført. Forekomsten av slike kostnader er avhengig av ulike faktorer som markedsavstand, salgsbetingelser og konkurransegrunnlag som det ikke er mulig å fastsette standarder.

problemer:

De viktigste problemene som ligger i kontrollen med salgs- og distribusjonskostnader er som under:

(i) Ingen kontroll over kunder eller konkurrenter er mulig.

(ii) Salgskapasiteten til organisasjonene kan ikke defineres riktig.

(iii) Det er ikke direkte tilsyn med de ansatte som arbeider utenfor, og dette krever bruk av insentivordninger for å belønne slikt personale.

(iv) Individuell virksomhet kan fastsette markedspris uten henvisning til produksjonskostnad.

(v) Det er vanskelig å oppnå markedsoperasjonsdataene.

(vi) Det er vanskelig å fastslå markedets kapasitet.

(vii) Forskjellen mellom å lage eller ikke lage er ikke klart.

(viii) Disse utgiftene er av arten av politiske kostnader og som sådan er vanskelig å kontrollere.

De fleste av elementene i salgs- og distribusjonsomkostningene er i politikkkostnadene og er ukontrollable på de lavere nivåene av ledelsen.

teknikker:

Følgende er de viktigste teknikkene som kan brukes til å utøve kontroll over salgs- og fordelingsomkostningene:

(i) Sammenligning med tidligere resultater:

Hvert salgs- og distribusjonsutgift er sammenlignet med en tidligere periode. Slike utgifter kan også uttrykkes som en prosentandel av salg eller produksjonskostnad og deretter sammenlignet med prosentandelen av tidligere periode. Denne metoden er generelt vedtatt i de bekymringene som ikke har råd til å innføre budsjettkontroll og / eller standardkostnad. Dessuten er dette en grov metode og har en liten praktisk verdi i store bekymringer. Siden det ikke finnes noen egnede mål for måling av ytelse, så kan det ikke nås effektive konklusjoner.

(ii) Budgetkontroll:

Under denne metoden er salgs- og distribusjonsutgifter budsjettert og sammenlignet med de faktiske utgiftene for å fastslå unntakspunktene. Et slikt budsjettsystem fungerer på samme måte som produksjonsbudsjettarbeid. Hele utgiftene er klassifisert i fast, variabel og halvvariabel med det formål å utarbeide et budsjett.

(iii) Standardkostnad:

Opprettelsen av et system med standardkostnad for salgs- og distribusjonskostnader er vanskelig sammenlignet med produksjonskostnader. Videre er det enkelt å introdusere et system med standardkostnad ved distribusjonskostnader i forhold til salgskostnader, da distribusjonsutgifter kan være direkte relatert til salg. I disse bekymringene, hvor standardkostningssystemet er i drift, beregnes standardkostnaden per enhet for å ha sammenligning med den faktiske og variansen kan bestemmes tilsvarende.

Analyse av salg :

Analyse av salg er den medvirkende faktoren til planlegging og kontroll. Salg kan analyseres på mange måter og metoder.

Formålet med en slik analyse er gitt nedenfor:

(i) av selgere:

Omsetningen til hver selger er fastslått:

(a) Slik at faktisk salg kan sammenlignes med budsjetterte salgs- eller salgskvoter for å ta korrigerende tiltak der det er nødvendig,

(b) Slik at volumet av salg kan sammenlignes med salgskostnadene for å få kontroll over selgerne,

(c) Å kontrollere og måle den relative effektiviteten til hver selger, og (d) å gi nyttige data for å fastsette salgskommisjonen og bonusen som skal betales til selgerne.

(ii) etter salgsområder:

Salgsvolumet analyseres i henhold til territoriene:

(a) slik at salgsprognose for hvert territorium kan utarbeides,

(b) For å utarbeide budsjettet for salgskostnader,

(c) Å sammenligne budsjettet med det faktiske å måle og kontrollere den relative ytelsen i forhold til hvert territorium,

(d) For å kontrollere salgsprisen ved å knytte sammen med salgsvolum, og

(e) Å vurdere omfanget av inntrenging av konkurranse i feltet gjennom markedsundersøkelser av hvert territorium.

(iii) etter produkt eller produktlinjer:

Slik analyse: er nødvendig for å:

(a) Fastslå nettoresultatet for hvert produkt og sammenlign med tidligere data for kontrollformål,

(b) Planlegg produksjon i henhold til lønnsomhet, dvs. å avgjøre den bedre produktblandingen for å styrke eller kaste bort de svake linjene etc.,

(d) Assist i kontrollen av slike kostnader ved å koble dem med salgsvolum for hvert produkt.

(iv) Av Kunder:

Slik analyse er nyttig for:

(a) Fastslå nettoresultatet for hver type kunde,

(b) Opprettholde en rimelig balanse mellom ulike typer kunder og omfanget av rabatt tillatt for hver type kunder,

(c) Sikre kundesynlige potensial for å hjelpe den fremtidige salgsstasjonen eller å vite effekten av salgsstasjonen som allerede er gjennomført, og

(d) For å bestemme kundens preferanse med hensyn til kvalitet og type produkter.

(v) Ved salgskanaler:

Slik analyse kan gjøres for å:

(a) Kontroller fortjenesten på ulike kanaler, for eksempel engros, detaljhandel, etc., og

(b) Vurder den relative levedyktigheten til hver kanal som til slutt hjelper i den fremtidige planleggingspolitikken.

(vi) etter enhetspris:

Slik analyse gjøres for å:

(a) Lag en etterspørselsplan for hvert produkt,

(b) Bestem den beste salgsprisen for hvert produkt, og

(c) maksimere fortjenesten ved å diskutere salgsprisen i ulike markeder eller til en annen kundeklasse. Denne analysen gir informasjon om prisutvikling som til slutt er nyttig for å formulere prispolitikk.

(vii) etter perioder:

Sammenligning over en periode vil bidra til å :

(a) Å avdekke trender, periodiske eller sykliske bevegelser, sesongmessige eller fluktuerende egenskaper, og

(b) Bistå i utformingen av salgspolitikken på lang sikt.

(viii) etter størrelse eller bestilling:

Slik analyse vil være nyttig å:

(a) Sammenlign håndtering og transportkostnad med salgsvolum av forskjellige størrelser, og

(b) Bestem rabatt på kvantitet for de ulike størrelsene.

Overhead kostnader Rapporter:

Ingen universelle regler kan settes for rapporter for overhead kostnadskontroll som vil gjelde under alle omstendigheter og for alle typer organisasjoner. Behovet til organisasjonen vil avgjøre arten av rapporter som skal utarbeides og fremlegges for overhead kostnadskontroll, preformed og hyppigheten av utarbeidelsen av slike rapporter.

Ingen sluttliste for slike rapporter / uttalelser kan utarbeides, men følgende er viktige rapporter som kan brukes til å utøve kontroll over overheadkostnader:

1. Idle Time Report:

Denne rapporten sendes daglig til foreman for å ha analyse av ledig tid. Verkleder kan ha denne rapporten hver uke i henhold til kontrollerbare og ukontrollerbare årsaker og kostnader for ledig tid. Hovedformålet med denne rapporten er å lokalisere og kontrollere årsakene og kostnadene for ledig tid.

2. Overtidsrapport:

Denne rapporten sendes også daglig til formann og ukentlig til verkleder for å få en analyse av overtid i henhold til årsaker og kostnader for overtid. Hovedformålet med denne rapporten er å finne årsaker til overtid og ta skritt for å minimere det.

3. Plant Utnyttelsesrapport:

Planteutnyttelsesrapport viser for hvert anlegg eller maskin kapasiteten installert, normal kapasitet, utnyttet kapasitet og tomgangskapasitet klassifisert av årsakene til underutnyttelse av kapasitet. Denne rapporten sendes daglig til dagligmannen og arbeider daglig leder for å analysere tomgangskapasiteten i henhold til kontrollerbare og ukontrollerbare årsaker og kostnader for tomgangskapasitet. Denne rapporten er forberedt på å lokalisere og kontrollere årsakene til tomgangskapasitet. Ledelsen kan ta skritt for å utnytte tomgangskapasiteten på en måte som er mest lønnsom for bekymringen.

4. Avdelingsbudsjettrapporter:

Disse rapportene kan utarbeides separat for hver av fabrikk-, administrasjons-, salgs- og distribusjons- og forsknings- og utviklingsavdelingene og sendes månedlig til avdelingshoder for å sammenligne de faktiske utgiftene med de budsjettmessige godtgjørelsene. Formålet med slike rapporter er å kontrollere utgiftene ved å analysere utgiftene og å ta utbedrende skritt av ledelsen for å unngå tilbakevending av slike variasjoner.

5. Driftsavtale:

Slike rapporter kan sendes til toppledelsen månedlig for å sammenligne faktiske fabrikkkostnader med standardkostnadene for hver produksjonsavdeling og analyse av avvikene. Hovedformålet med en slik rapport er å kontrollere fabrikkens overheadkostnader.

6. Erklæring om over eller underabsorpsjon av kostnader:

En slik uttalelse er forberedt på å vise den faktiske summen av overførte kostnader og mengden av overhead belastet og forskjellen er enten over- eller underabsorpsjon av overhead i forhold til hver avdeling. En egen kolonne kan gis for en tilleggsrate for å allokere eller fordele de under- eller overabsorberte overheadene, ellers kan toppledelsen indikere hvordan over- eller underabsorpsjon av overhead kan dispenseres.

7. Sammenligning av fortjeneste og tap:

Den viser den produktmessige allokeringen av generelle og administrative kostnader og salgs- og distribusjonskostnader og nettoresultatet for hvert produkt. Denne setningen letter sammenligning mellom produkter som tjener høyere prosentandel av overskudd og de som kan tjene lavere prosentandel av overskuddet. Dette kan legge til rette for ledelsen når det gjelder å ta beslutning om å øke produksjonen av ett produkt og redusere eller kaste bort produksjonen av annet produkt eller produkter.