Arkiveringsmetoder: Topp 3 metoder for Office-arkivering
Denne artikkelen kaster lys over de tre øverste metodene for arkivering gjort i et kontor. Metodene er: 1. Horisontal 2. Lateral 3. Vertikal.
Arkiveringsmetode # 1. Horisontal:
Under denne metoden blir filer (flat eller bundet eller boks) plassert horisontalt på en hylle eller på et bord eller i en skuff, den ene til den andre. Grunne skuffer eller skrivebord arkivering er også horisontale metoder. Dette er den eldste eller vanligste metoden. Dette praktiseres når antall filer er små og moderne arkiveringsutstyr kan ikke kjøpes.
Fordeler:
(a) Det er en enkel og enkel metode,
(b) Det krever ikke kostbart arkiveringsutstyr,
(c) Det er egnet å holde store papirer (helst i grunne skuffer) som en plan for en bygning eller et område som ikke skal foldes,
(d) Emnet og nummeret på filen, skrevet på sammenføyningsenden, er lettlestelig.
ulemper:
(a) Når en fil, som holdes nederst, blir avholdt, må alle filene som er plassert over det fjernes,
(b) Mappen kan ikke holdes horisontalt på åpen hylle,
(c) Det krever mer total plass hvis filene må holdes på en klassifisert måte.
Arkiveringsmetode # 2. Lateral:
Filer kan plasseres som bøker på en hylle, en ved siden av en annen. Dette kalles lateral arkivering. Dette er også en gammel og vanlig metode. Dette kan praktiseres selv om antall filer er store.
Fordeler:
(a) Det er en enkel og enkel metode,
(b) Det krever ikke kostbart arkiveringsutstyr,
(c) Det er egnet å beholde filer laget med hardt papirbrett,
(d) Emnet og nummeret på filen, skrevet på sammenføyningsenden, er lettlestbare.
ulemper:
(a) Med mindre sidestøtten er tilgjengelig, vil filene sakke og falle til høyre eller venstre,
(b) Ved konstant å trekke av sammenføyningsenden blir den delen av filen skadet og til slutt gir den vei. (Hardfiler med et fingerhull beskytter skaden).
Arkiveringsmetode # 3. Vertikal:
Under denne metoden legges filene vertikalt bak den andre, med sammenføyningsenden øverst (hvor emnet og nummeret på filen er skrevet). Filene holdes suspendert i hengende stilling, og det må derfor være noen hengende enhet.
Det kan være suspenderende lommer eller sekker der filene eller mappene kan holdes. Derfor er bruk av skap for denne metoden en vertikal arkivering avgjørende. Dette er den moderne metoden og praktiseres av de fleste moderne kontorer.
Fordeler:
(a) Ved vertikal arkivering er følgende ulemper ikke tilstede:
(i) I motsetning til horisontal arkivering, må en fil ikke fjernes for å få en annen.
(ii) I motsetning til lateral arkivering er det ingen sagging, da det forhindres av arkivskapets mekanisme,
(b) Filer samt mapper kan oppbevares ved denne metoden. Mapper er å foretrekke i moderne kontorer,
(c) Det kan være enkelt å klassifisere filene eller mappene som er angitt med guidekort, koder etc.
(d) Det er plassøkonomi som et arkivskap kan huse et stort antall filer eller mapper,
(e) Det er større sikkerhet da skuffene på skapet kan låses,
(f) Det er større elastisitet da et stort antall filer eller mapper kan presses inn.
(g) I det lange løp er det økonomisk å drive.
ulemper:
(a) Det er en kostbar metode fordi kapitalutleggelse er nødvendig for å kjøpe arkiveringsutstyret,
(b) Personalet må trent med driftsmetoden. Deres lønnsskalaer kan være høye,
(c) Det er ikke egnet for en liten bekymring med et lite antall filer og har mindre kapital.
Den vertikale registreringsmetoden anses å være den beste fordi den har et stort antall fordeler. Det er noen innledende kapitalkostnader som ulike typer arkiveringsutstyr, som et vertikalt arkivskap, spesialtilpassede mapper, etc. må kjøpes og personellene krever også trening for å følge metoden. Men i det lange løp blir det økonomisk, forutsatt at det er et stort antall filer som skal opprettholdes.
