Betydningen av Operations Support Systems for en Business Enterprise

Betydningen av Operations Support Systems for Business Business!

Operasjonsstøttesystemene fokuserer på virksomheten i virksomheten. Hovedformålet med disse systemene er å forbedre virksomhetenes operasjonelle effektivitet. Da disse systemene hovedsakelig gjelder operasjoner, bruker de interne data primært for ledere på lavere nivåer.

Image Courtesy: mda.mil/global/images/system/c2bmc_mdioc/C2BMC_Control_Room.jpg

Operasjonsstøttesystemene kan videre klassifiseres i følgende kategorier:

en. Transaksjonsbehandlingssystemer

b. Management Information Systems

c. Enterprise Resource Planning Systems.

Transaksjonsbehandlingssystemer:

Et transaksjonsbehandlingssystem (TPS) fokuserer på opptak og behandling av økonomiske hendelser (transaksjoner) i bedriften. Omfanget omfatter hele spekteret av daglige rutiner i bedriften, inkludert finansiell regnskap, lagerstyring, lønn og salgsordrebehandlingssystem.

Vanligvis er TPS strukturert rundt typen transaksjoner i en organisasjon. Et finansregnskapssystem ville for eksempel være strukturert rundt finansielle regnskapstransaksjoner som kvitteringer, betalinger, fakturaer og kjøpskuponger, journaltransaksjoner etc. Det er moduler for behandling av hver av disse transaksjonene.

Funksjoner av TPS:

a) Stort datamengder:

Som TPS er transaksjonsorientert, inneholder det generelt store datamengder. Disse systemene krever større lagringskapasitet, og deres største bekymring er å sikre at dataene om de økonomiske hendelsene i organisasjonene blir tatt raskt og riktig.

b) Automatisering av grunnleggende operasjoner:

Enhver TPS har til hensikt å automatisere de grunnleggende operasjonene i et bedriftsforetak og spiller en kritisk rolle i den daglige driften av bedriften. Eventuelle feil i TPS i en kort periode kan ødelegge driften av bedriften.

Eventuelle svakheter i TPS kan føre til svikt i enten å få innspill fra miljø eller gi utgang til miljø. TPS forbinder bedriften med elementer av det ytre miljøet (f.eks. Kunder, leverandører, aksjonærer, etc.). Således er TPS en viktig kilde til oppdatert informasjon om virksomheten i bedriften.

c) Fordeler er lett målbare:

TPS reduserer arbeidsbelastningen til personene som er tilknyttet operasjonen, og forbedrer effektiviteten ved å automatisere noen av operasjonene. De fleste fordelene ved TPS er håndgripelige og lett målbare. Derfor er kostnadsvurderingsanalyse angående ønske om TPS lett å gjennomføre. Fordi fordelene fra TPS er hovedsakelig håndgripelige, er brukerens aksept lett å skaffe seg.

d) Kilde for inngang for andre systemer:

TPS er den grunnleggende kilden til intern informasjon for andre informasjonssystemer. Sterkt avhengighet av andre informasjonssystemer på TPS for dette formålet gjør TPS viktig for taktiske og strategiske beslutninger også.

Management Information Systems:

Et Management Information System (MIS) har som mål å møte lederne for informasjon, særlig med hensyn til bedriftens nåværende og tidligere virksomhet. De tilbyr sammendragsrapporter om virksomheten i virksomheten og gir i tillegg tilkoblinger til individuelle transaksjoner også. Det er derfor disse systemene kalles også operativsystemer.

Funksjoner av MIS:

a) Sammendragsinformasjon:

MIS hjelper ledere ved å gi sammendragsinformasjon om operasjonene. Slike oppsummeringsinformasjon er generelt gitt i form av rapporter. Disse rapportene kan være periodiske, på anrops- eller unntaksrapporter. Tidligere MIS var ganske stive i rapportformater og periodicitet.

Men med endring av programvare teknologier, ville moderne MIS generelt tilby online data spørring anlegget samt fleksible rapportformater med anlegg for brukerdefinerbare rapporter ved hjelp av rapportforfattere som er ganske enkle å bruke. Som MIS tilbyr sammendragsrapporter, uten å bruke mye av dataanalyseværktøy, kalles de også som rapporteringssystemer.

b) Operasjonell kontroll:

MIS tilbyr også informasjon om planlagte nivåer, tidligere periodverdier og avvik. Dette bidrar til operasjonell kontroll og bedre operasjonell effektivitet. MIS bruker interne data og bruker ikke generelt data fra det eksterne miljøet.

c) Fokus på intern informasjon:

MIS bruker primært TPS eller databaser som kilde til inngangsinformasjon. Dermed er fokuset på MIS det interne miljøet. Siden rollen som intern informasjon i ledelsesbeslutning er begrenset, har MIS bare begrensede søknader i lederprosessen. Figur 10.1 illustrerer slike applikasjoner:

d) Strukturelle beslutninger:

Som fokus for MIS er intern informasjon, mangler det avanserte dataanalysedata, og som sådan er nyttig hovedsakelig for strukturerte beslutninger i forutsigbar type beslutningstaker situasjoner.

Begrensninger av MIS:

Mange tidligere MIS manglet fasilitetene til unntaksrapporter, nøkkelindikatorrapporter og meldingsrapporter. En annen vanlig svakhet i MIS har vært utilgjengeligheten av beslutningsorienterte rapporter. For eksempel vil en leder trenge en rapport som gir fullstendig informasjon om kostnadsstrukturer for en prisbeslutning og ikke bare estimater av variable og faste kostnader.

På grunn av MIS-rapportens forhåndsdefinerte periodicitet, er det mulig at informasjonen når sjefen ganske sent og noen ganger for sent.

Selv om MIS-rapporter tjener formålet med å holde lederne oppmerksomme på hendelser i bedriften, er de ikke innstilt for analyse av situasjonen når det gjelder å identifisere årsaker til uønskede situasjoner eller trene og vurdere alternative handlingsplaner.

En annen, vanlig klage av ledere er at MIS generelt er ganske treg i å reagere på dynamikken i markedssituasjonen og dermed hjelpe mer med å gjøre post mortem enn advarsel på det tidspunktet når det går galt.

Enterprise Resource Planning Systems:

Siden MIS tradisjonelt har vært basert på innganger fra transaksjonsbehandlingssystemer, har de hatt arv av å bli bygget rundt ulike typer transaksjoner. I lys av dette har organisasjonsstrukturer et viktig bidrag til utformingen av MIS. Informasjon, under MIS, er gitt i form av rapporter som kreves for ulike avdelinger.

Modulene til MIS vil generelt være i tråd med type avdelinger som inngår i organisasjonsstrukturen. Den økende relevansen av fleksibilitet i prosessene for å omorientere dem til det forandrede forretningsmiljøet, har gjort MIS mindre relevant. Med forretningsprosessens re-engineering blir dagens ordspråk, er det et behov for å endre hele tilnærmingen mot forretningsprosesser. Den nye tilnærmingen bør vurdere følgende lokaler for å utvikle informasjonssystemene.

en. Forretningsprosesser påvirker bunnlinjen.

b. Organisasjonsenheter, noen ganger, blir hindringer i informasjonsflyten. Interdepartemental kommunikasjon er det første offeret for den økende størrelsen på organisasjoner.

c. Kommunikasjon spiller en viktig rolle i å skape fleksibilitet i bedriften. Hurtigheten i informasjonsflyten er avgjørende for bedre ressursutnyttelse.

d. Integrasjon av ulike forretningsfunksjoner som produksjon, markedsføring og økonomi kan bidra til kostnadsreduksjon og kundeorientering av forretningsprosesser.

Med fremskritt i nettverksteknologi er det kommet fram en ny type informasjonssystem kalt Enterprise Resource Planning (ERP) System. ERP-systemet integrerer alle prosessene i organisasjonen med kundetilfredshet og planlegger styringen av ressursene til et foretak.

Disse løsningene bidrar til å fokusere på produksjonskapasitet, håndtere logistikk og utarbeide økonomiske konsekvenser av hver beslutning, i stedet for bare beregningskostnader.

Den grunnleggende filosofien til ERP-systemene er at forretningsprosessene skal integreres på alle nivåer, og behandler alle ressursene i bedriften som felles ressurs, hovedsakelig ment å imøtekomme kundens skiftende behov.

Å anerkjenne at kundenes behov forandrer seg, gir ERP-systemer tilpasningsevne til de skiftende behovene ved en bedre responsrespons.

Struktur av ERP-system:

For å forstå hvordan integrering av ulike funksjoner oppnås og responstid reduseres av forbedret intra enterprise kommunikasjon; la oss se på skjematisk diagram over et typisk ERP-system (figur 10.2). Som det blir lagt merke til, starter hele prosessen med salgsprosesjon og når det er vellykket salgsordre vedlikeholdsprosessen tar over.

Salgsordreprosessen er direkte knyttet til lagerstyringssystemet, arbeidsordrevedlikehold og kundefordringsmoduler, og integrerer dermed markedsføringsfunksjonen med produksjon og finansiering.

Det er integrering av alle aktiviteter som butikkgulvkontroll, produksjonsplanlegging, produksjonsplanlegging, innkjøp av innganger og lagersporing med salgsaktiviteten. Produksjonsressursplanlegging (MRP) er knyttet til salgsaktiviteten gjennom lagerstyringssystemet.

Integrering av forretningsprosesser forbedrer tilpasningshastigheten til endring i markedssituasjonen. Produksjonen skjer i henhold til mottatt salgsordre og i lys av lagerbeholdningen. Det omvendte kan skje i fravær av ERP-systemer.

En høyere grad av integrasjon kan også bidra til å redusere beholdningsnivåene, og "Just in Time" -tilnærmingen kan med hell brukes til å redusere lagernivåene til det optimale uten å ofre produksjonens effektivitet eller kundetilfredshet.

ERP-systemer kan også være ganske effektive når det gjelder å etablere forbindelser mellom kunden og hver medarbeider i selskapet på den ene siden og leverandørene av selskapet på den andre siden, noe som fører til bedre forståelse av problemene til hverandre og forbedrede relasjoner. Kundeproblemer og klager kan deles opp med det samme.

Fordeler med ERP-systemer:

ERP-systemene blir en viktig del av IT-strategien til bedriftsforetak. Et ganske stort antall indiske selskaper har også valgt ERP, "med tanke på de potensielle fordelene av dem.

Noen av de store fordelene ved ERP-systemer er som følger:

a) Fokus på prosesser:

ERP-systemer er forretningsprosessorienterte systemer. De fokuserer på virksomhetene i forretningsprosessene. Som et resultat er forretningsmålene klart formulert. ERP gjør det mulig for foretakene å fokusere på kundens behov.

b) Fleksibilitet:

ERP-systemer gir fleksibilitet til forretningsprosesser ved å automatisere selve prosessen, i stedet for å automatisere noen funksjoner i prosessen. Siden de fleste av de viktige prosessene er automatiserte, er det større fleksibilitet i bruken av ressurser til bedriften på forskjellige måter og til forskjellige formål.

For eksempel vil det ikke bare være behov for endringer i produksjonen, men også i fakturering, frakt og markedsføringsprosesser, å få ut en ny pakning med mindre størrelse for matolje. De nødvendige endringene utføres raskt ved hjelp av ERP-systemet, ettersom alle berørte prosesser er automatiserte og integrerte til hverandre. Faktisk er det i SAP, en populær ERP-pakke, mer enn 700 prosesser som er automatiserte og integrerte med hverandre.

c) Redusert syklus tid:

ERP-systemer integrerer ulike prosesser ved hjelp av avanserte kommunikasjonsforbindelser. Overføringen av informasjon mellom prosessene er nesten automatisk og øyeblikkelig.

Dette reduserer syklusen i prosessen. I prosesser som lagerstyring, gjeldsgjennomføring, kundefakturering, frakt mv., Har mindre reduksjon i sykeltid betydelig innvirkning på driftskostnadene. Hindustan Lever Limited har koblet sine 55 depoter over hele landet til sine distributører som etterfyller sine aksjer daglig, noe som betydelig reduserer lagerbeholdningen.

d) Bedre kommunikasjon:

En av de største fordelene ved ERP-systemet er etablering av en bedriftsomfattende kommunikasjonsplan. Som et resultat er det mindre motstand mot foreslåtte endringer på grunn av enkel tilgang til informasjon om nødvendighetene for endring.

Kritiske suksessfaktorer i implementering av ERP-system:

ERP-systemer er dyre løsninger og krever mye penger og tid til å implementere. Disse systemene påvirker nesten all den daglige driften i bedriften, og gjennomføringen er en utfordrende jobb som krever en forsiktig tilnærming.

Noen av de kritiske suksessfaktorene i implementeringen av ERP-systemet er:

a) Disciplin:

Integrasjon og automatisering av prosesser påtar seg en høy grad av disiplin hos de som er involvert i disse prosessene. Siden ERP involverer både integrasjon og automatisering av prosesser, forventes en høy grad av disiplin i organisasjonen som implementerer den. For eksempel bruker SAP (en ERP-programvarepakke) First-In-First-Out (FIFO) metoden for lagerbevegelse og verdsettelse.

I et av selskapene som bruker SAP, forlot gaffeltruckoperatøren materialene i den første tomme søylen han så i stedet for å sette dem i skuffer som ble tom først. Etter en gang kunne forslagene til å hente materialer fra esken spesifisert av SAP ikke implementeres ettersom de fortsatt var tomme.

På den annen side var beholderne som skulle fylles med materialer allerede fulle som resulterte i kaos i materialhåndteringsprosessen. Derfor følger overholdelse av prosedyrene en viktig rolle i suksessen til ERP-systemet.

b) Endring i arbeidskultur:

Villighet til å re-prosessere prosesser og deling av informasjon som en vane er de to grunnleggende kravene til arbeidskultur i ERP-implementerende bedrifter. Derfor er implementeringsblåsen mindre alvorlig i bedrifter med gunstig arbeidskultur.

c) Toppledelsesstøtte:

Implementering av ERP-systemet krever støtte til toppledelsen og samarbeidet mellom alle medlemmer av arbeidsgruppene som er involvert i prosessen.

I dag er ERP-systemene som tilbys i India av forskjellige leverandører ganske dyrt og designet i lys av miljøer som er mer relevante for utviklede markeder. Kanskje lokale leverandører ville være mer nyttige for indiske selskaper og tilpassede løsninger må utvikles modul etter modul for å bli integrert en etter en. Et annet problem med ERP-systemet i dag er at de primært fokuserer på operasjoner fremfor planlegging av ressurser.