Konto: Betydning, Typer og andre detaljer (med journaloppføringer)

Kontoen:

Kontoen er den grunnleggende byggestenen i ethvert regnskapssystem. En konto er et standardisert format som brukes til å opprettholde separat post og for å samle data for hver enkelt enkelt post for å legge til rette for utarbeidelse av periodiske regnskap og å kontinuerlig kontrollere nøyaktigheten av opptaket av transaksjoner.

En konto eksisterer derfor for hver eiendel, ansvar, eierkapital, omsetning og kostnadspost. Kontoen brukes til å registrere økninger og reduksjoner i disse elementene (eiendel, ansvar, eierkapital, inntekter og kostnader) som følge av forretningstransaksjoner.

Kontoen (av et element) viser følgende ting:

1. Kontotittelen, som er navnet på et bestemt regnskapsmessig element, som Kontantkonto.

2. Et sted å registrere økningene i de monetære beløpene i kontoen.

3. Et sted å registrere nedgang i de monetære beløpene i kontoen.

4. Datoer og beskrivende notasjoner.

5. Kryssreferanser til andre regnskapsposter.

For å illustrere kontoens art, er et eksempel på Konto-konto gitt nedenfor:

På venstre side av kontantkontoen er det tre regnskapsposter, en som representerer begynnelsesbalansen og de to andre oppføringene som representerer øker til denne kontoen. På høyre side er det tre regnskapsposter, to poster som representerer reduksjoner på denne kontoen og den tredje posten som representerer sluttbeløpet. Postene til venstre begynner med prefikset "til" og høyre sideoppføringer begynner med prefikset "by".

Man kan legge merke til at summen av venstre side av kontantkontoen er Rs. 1, 06 000 og totalt på høyre side er Rs. 28 000. Netto forskjellen mellom økninger og reduksjoner i kontantkontoen er en økning, og derfor er balansen på Rs. 78.000 ligger på økningen i kontanter side.

I kontoen pluss (+) og minus (-) er tegn ikke nødvendig. Selvfølgelig kunne totale reduksjoner i kontanter ikke ha overskredet totale økninger; som vi ikke kan bruke mer penger enn vi har. Balansen i en konto er forskjellen mellom økninger og reduksjoner.

Kontantkontoen (eller en annen konto) viser således de fire pengene elementene:

1. Begynnende balanse

2. Øker eller tilføyer

3. Reduser eller fradrag

4. Utgående saldo

Kontoformen ser ut som bokstaven T. Av denne grunn er det referert til som en T-konto. T-konto skjemaet brukes av regnskapsførere for å utarbeide kontoer, faktisk registrering, analyse av regnskapsproblemer og av regnskapslærere for undervisning i regnskap.

Debet og kreditt:

Som tidligere nevnt er regnskapene forberedt på å gi hjelp til utarbeidelse av regnskap og for å kontrollere om transaksjoner registrert av et foretak er riktige. Det er åpenbart at regnskapet kun kan utarbeides etter at det er utarbeidet regnskap for ulike elementer (transaksjoner) som skal rapporteres i regnskapet.

Kontroll av nøyaktigheten av registrerte transaksjoner og regnskapssystemet er gjort i form av grunnleggende regnskapsligning og regler for debet og kreditt.

Begrepet debet og kreditt brukes til å beskrive venstre og høyre side av en konto, som vist nedenfor. Verbetet "å debete" betyr å gjøre oppføring på venstre side av en konto, og verbet "til kreditt" betyr å lage en oppføring på høyre side av en konto. Begrepet debet og kreditt har ingen annen betydning i regnskapet.

Forkortelsene Dr. og Cr. brukes i stedet for debet og kreditt. En oppføring på venstre side er en debet på kontoen, og innspillingen som er registrert på høyre side, er en kreditt på kontoen.

Om debet og kreditt har en forfatter kommentert på følgende måte:

"Når boken ligger åpen foran deg, og du ser på boken (ikke boken på deg), er siden der du har ditt hjerte, venstre eller Debet-siden. Siden bort fra hjertet ditt er høyre side og kalles Credit. "

Alle kontoer viser innspillingsopptak øker og avtar. I enkelte kontoer registreres økninger på venstre side (Debet side) av kontoen og reduksjoner registreres på høyre side (Kreditt side) av kontoen.

I andre regnskap er omvendt sant. Det betyr at debet og kreditter i seg selv ikke indikerer økninger eller reduksjoner. Henvisning må gjøres til en bestemt konto for å avgjøre om debetene eller kreditten representerer økning eller reduksjon. De fem hovedkategorier av kontoer er illustrert nedenfor, og viser debet og kreditter knyttet til økninger eller reduksjoner.

Normal saldo refererer til positiv balanse av en konto. For en hvilken som helst konto, overstiger summen av økene til kontoen totalt summen av nedgangen til kontoen. Den resulterende balansen er en positiv balanse i stedet for en negativ balanse. For eksempel har typiske aktivakontoer (for eksempel fabrikkkonto) totale belastninger som overstiger totale kreditter, og har derfor en vanlig debetbalanse.

Etter å ha observert de ovennevnte fem typer kontoer, trekkes følgende innledninger:

1. Debet er alltid venstre side av alle kontoer, og kreditt er alltid den høyre siden av kontoen.

2. Økning i eiendeler og utgifter er alltid debetoppføringer.

3. Økning i gjeld, egenkapital og inntektsregnskap er alltid kredittoppføringer.

4. Reduksjoner registreres alltid på siden motsatte økninger.

5. Den normale saldoen på en hvilken som helst konto er på siden der økningen registreres.

6. Eiendeler og kostnadsregnskap har normalt debetbeløp. Forpliktelsene, egenkapital og inntektsregnskap har generelt kredittbalanser.

Det skal forstås at alle ovennevnte typer kontoer er en del av grunnbalansen ligning, eiendeler = gjeld + eierskap. Det vil si at hver finansiell transaksjon har to deler.

For eksempel, hvis en eiendel økes, må balansenes likning forbli i balanse, noe annet må skje, nemlig ett av følgende:

1. En annen ressurs må reduseres, eller

2. En forpliktelse må øke, eller

3. Egenkapitalen må øke.

I alle de ovennevnte situasjonene vil debet alltid være lik kreditt, og den grunnleggende balansen ligningen forblir i balanse.

Illustrasjon av Debet- og Kredittregler og Registrering av Transaksjoner i Kontoer:

Følgende illustrasjon er tatt for å forklare anvendelsen av debet- og kredittregler (oppføringer) i de ulike kontoene, ved bruk av T-kontoer for enkelhet og forståelse. Før du foretar debet- og kredittoppføringer, bør en transaksjon analyseres for å bestemme hvilke kontoer som skal økes eller reduseres. Etter at dette er fastslått, brukes debet- og kredittreglene for å registrere de nødvendige økninger og reduksjoner i regnskapet.

Transaksjon 1:

Ashok investerte Rs. 80.000 av sine midler i en ny bedrift med tittelen Alpha Co. Ltd.

Denne transaksjonen øker både eiendeler og aksjer i firmaet. I følge debet- og kredittreglene vil debiteringer øke eiendeler og kreditter øker egenkapitalregnskapet til firmaet.

Transaksjon 2:

Alpha Co. Ltd. kjøpte følgende eiendeler for kontanter: Forbruksvarer Rs. 9000, kontorutstyr Rs. 7.000, Verktøy Rs. 6000.

Tre eiendeler-forsyninger, kontormaskiner og verktøy-blir kjøpt av firmaet i kontanter, og reduserer aktiva kontanter med Rs. 22 000. Eiendeler økes med debet og reduseres med kreditt. Derfor debiteres de tre eiendomsregnskapene, forsyningene, kontorutstyr og verktøy, hver for sin respektive beløp og kontanter krediteres for totalt Rs. 22 000.

Transaksjon 3:

Alpha Co. ervervet land for Rs. 75.000 for lagringsformål, betaler Rs. 15.000 i kontanter og utstedende regninger som skal betales for forskjellen.

Eiendomsregnskapet belastes av Rs. 75.900 (øker) og aktivkontantkontoen krediteres av Rs. 15 000 (reduksjoner). Betalingsregnskapet krediteres av Rs. 60.000 (økning i gjeld). Denne transaksjonen viser at økningen i eiendeler registreres med debet, nedgang i eiendeler etter kreditter og økning i forpliktelser etter kreditter.

Transaksjon 4:

Alpha Co. betalt Rs. 12.000 for tre måneders leie på forhånd.

Leie betalt på forhånd (eller eventuelle utbetalinger på forhånd) er en ressurs eller ressurs som har fremtidig økonomisk fordel, da det gir rett til firmaet til å okkupere den leide eiendommen. Som økning i eiendeler registreres med debet og nedgangen i eiendeler registreres med kreditter, blir forskuddsbetalt leie belastet for Rs. 12 000 og kontanter er kreditert for Rs. 12.000.

Transaksjon 5:

Alpha Co. mottok Rs. 9 500 som betaling for konsulenttjenester utført av firmaet til kundene.

Denne transaksjonen øker eiendelenes kontant og egenkapital i firmaet etter inntektene som er mottatt for tjenestene som tilbys. Eiendeler økes med debet og inntektene økes med studiepoeng. Derfor er en debet av Rs. 9 500 til kontanter og en kreditt på Rs. 9 500 til Kvitteringer for konsulenttjenester gjøres for å registrere transaksjonen.

Transaksjon 6:

Alpha Co. ga konsulenttjenester til sine kunder for Rs. 13 500 på kreditt og kundene betaler senere.

Firmaet har gitt konsulenttjenester til kundene som vil betale i fremtiden. Siden tjenesten er fullført, inntektsføres. En fremtidig økonomisk fordel er mottatt, og derfor er en aktivskonto-Kundefordringer-opprettet i bytte for de utførte tjenestene. Eiendeler økes med debet. Inntekter økes med studiepoeng.

Transaksjon 7:

Alpha Co. betalt Rs. 12.000 for landet tidligere kjøpt på kreditt for Rs. 60.000.

Anskaffelseskontoen for kontanter og forpliktelser er redusert med Rs. 12.000 hver av denne transaksjonen. Eiendeler reduseres med kreditter; Forpliktelser reduseres med debet.

Transaksjon 8:

Ekstra verktøy er kjøpt på kreditt, for Rs. 1500.

Denne transaksjonen øker aktiva Verktøy og ansvarskontoene som betales hver med Rs. 1500. Eiendeler økes med debet. Forpliktelsene økes med studiepoeng.

Transaksjon 9:

Alpha Co. betalte verktøyets bekostning av Rs. 1000.

En separat utgiftskonto opprettes for hvert kostnadselement. Denne transaksjonen øker verktøyet Utgift og reduserer aktiva kontanter med Rs. 1000. Utgifter økes med debet og eiendeler reduseres med kreditt.

Transaksjon 10:

Alpha Co. mottok Rs. 7.500 i kontanter fra kunder for hvilke konsulenttjenester tidligere ble gjort (Transaksjon 6).

Betalinger fra kunder reduserer fordringer på fordringer og øker aktivskvoten. Eiendeler økes med debet og reduseres med studiepoeng.

Transaksjon 11:

Avskrivninger på Rs. 7.500 er registrert på kontorutstyret.

Avskrivningskostnad registreres ved å øke en kostnad og redusere en eiendel. Reduksjonen av eiendelen er oppnådd ved bruk av en kontanters konto. Utgifter økes med debet. Eiendeler reduseres med studiepoeng.

Transaksjon 12:

Ashok trakk Rs. 2.000 fra firmaet til personlig bruk.

Denne transaksjonen reduserer kontanter og reduserer selskapets egenkapital med Rs. 2000. Eiendeler reduseres med kreditt og gjeld reduseres med debet. For uttak foretatt av innehaveren, åpnes en egen konto-tegningskonto. Tegning er en kontra konto fordi saldoen representerer en reduksjon av egenkapital (kapital) konto.

Debitering av tegningskontoen for å reflektere reduksjonen i eierandel har samme effekt som å debitere eierens kapitalkonto direkte fordi ved utgangen av perioden etter at nettoresultatet er lagt til eierens hovedkonto, er debitsaldoen på tegningskontoen trukket for å komme fram til sluttbeløpet av eierens kapital.

Transaksjon 13:

Rs. 4000 av den forhåndsbetalte leien (Rs. 12.000) var utløpt; som nevnt i transaksjon 4.

I transaksjon 4 betalte firmaet Rs. 12.000 for tre måneders leie på forhånd. På slutten av en måned Rs. 4000 leie er utløpt og representerer ikke lenger en eiendel. Eiendeler reduseres med kreditter og ansvaret reduseres med debet. Utgifter reduserer selskapets egenkapital.

Typer av kontoer:

Regnskapet vedlikeholdes av en bedriftsorganisasjon er klassifisert i tre typer som vist på figuren:

1. Personlig konto:

Det handler om kontoer av enkeltpersoner som kreditorer, debitorer, bank etc. Det viser balansen på grunn av disse personene eller skyldes fra dem på en bestemt dato.

2. Virkelig konto:

Det representerer eiendeler som anlegg og maskiner, land og bygninger, goodwill etc. Som på en bestemt dato viser denne kontoen verdien av eiendelen.

3. Nominell konto:

Den består av ulike typer utgifter eller inntekter eller tap eller fortjeneste. Disse regnskapene viser inntektsbeløpet eller utgifter påløpt for en bestemt periode, si en måned, et år etc.

Ledger:

Ledger inneholder en klassifisert oppsummering av alle transaksjoner registrert i kontanter og journal. En hovedbok er ikke en uavhengig post. Transaksjonene som er registrert i en hovedbok, er hentet fra enten kontantboken eller tidsskriftet.

Journalisere transaksjonene:

Registrering av de to aspekter av en transaksjon er kjent som journalisering. Normalt er det i en bedrift umulig å registrere hver transaksjon som en journaloppføring. Derfor brukes spesielle tidsskrifter som kjøpsbok, salgsbok etc.. Bare visse spesielle transaksjoner registreres i journalen. For en klar forståelse av leserne er imidlertid journalpostene for ulike transaksjoner forklart nedenfor. La oss bruke regler for debet og kreditt for noen få utvalgstransaksjoner etter å ha konstatert to aspekter.