Gjennomføring av et møte: Betydning, betydning og regler

Les denne artikkelen for å lære om å gjennomføre et møte. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning 2. Viktighet 3. Generelle regler og formaliteter.

Betydning:

Ordet adferd betyr å lede, lede, styre, eskorte, formidle osv. Et møte må gjennomføres. Det betyr at deltakerne i et møte må styres eller ledes på en slik måte at de kan holde diskusjonene fredelig, hver får muligheten til å uttrykke sin mening, og beslutninger kommer til demokratisk gjennom fri stemmeavstemming og samtidig alle formaliteter blir observert slik at møtet blir gyldig.

Betydning:

Med mindre det er riktig retning eller veiledning, kan et møte bli et kaos, og det kan ikke nås noen avgjørelser. Som et resultat går formålet med møtet tapt. Videre, for mangel på riktig retning og veiledning kan visse formaliteter ikke overholdes slik at møtetes gyldighet påvirkes.

I så fall skal vedtak som fattes på et møte ikke være bindende. Uansett hva slags møter, enten det er offentlig eller privat, må det utføres riktig. Etter at innkallingen er utstedt, oppstår spørsmålet om å gjennomføre møtet når møtet faktisk holdes.

Sekretæren har ansvaret for å ordne et møte ved å gi varsel og gjøre andre ordninger. På møtet med ansvaret for å gjennomføre møtet ligger det på formannen. Ingen møte kan holdes uten en formann. Det er sekretærens plikt å bistå formannen i alle henseender slik at han kan gjennomføre møtet med hell.

Vanligvis leder en organisasjonssjef alle ulike typer møter i organisasjonen, eller det kan være separate formann for ulike komiteer eller underkomiteer. Dersom det ikke finnes en slik fast formann, må en styremedlem velges på møtet. Alle deltakerne skal samarbeide med formannen slik at møtet kan gjennomføres med hell. Formannen må være kjent med reglene, egendefinert og konvensjon knyttet til møter, og da kan han bare fungere ordentlig.

Generelle regler og formaliteter:

For å kunne gjennomføre et møte skal følgende regler og formaliteter følges:

regler:

(1) Forretningsorden:

Dagsordenen vil utgjøre rekkefølgen av virksomheten. Foruten disse er det visse formaliteter. Det er en akseptert konvensjon med hensyn til en forretningsordre som må følges.

Bestillingen er slik:

(a) Formannens navn er formelt foreslått og utsendt, og deretter leder formannen.

(b) Sekretæren legger ut meldingen på forespørsel fra formannen for å bekrefte varselet som allerede er sirkulert.

(c) Sekretæren uttaler brev med gode ønsker av noen viktige personligheter eller unnskyldninger for fravær, etc., hvis noen.

(d) Protokollen fra det foregående møtet kan leses av sekretæren på forespørsel fra formannen. Ethvert medlem kan hevde noen innvendinger og be om endring. Sekretæren vil gjøre nødvendige endringer med samtykke fra møtet. Formannen skal nå bekrefte protokollen ved å signere med dato.

e) Styremedlem vil nå hevde saker som stammer fra protokollen. Det innebærer at rapporter skal plasseres av sekretæren om hvor langt det har blitt tatt tiltak for beslutninger tatt på det siste møtet eller å ta opp uferdige saker på det siste møtet.

(f) Det neste steget av formannen vil være å ta opp den nye virksomheten i henhold til dagsorden, en etter en serielt. Diskusjoner vil finne sted og resolusjoner, vil bli sendt videre på dem.

(g) Når alle punkter på dagsordenen er fullført, skal formannen spørre om det er noe annet som skal foreslås av et medlem som ligger innenfor møtet.

(h) Til slutt tilbys en takknemlighet til et styremedlem.

(i) Formann erklærer møtet som stengt.

(2) Oppsigelse:

Et møte kan bli avbrutt uten å gjennomføre noen virksomhet for mangel på quorum eller til enhver tid etter at den er i gang, midlertidig eller sinus dør. Det er bestemte prosedyrer for utsettelse.

(3) bestå en oppløsning:

Det er regler som må følges, trinnvis for å passere en oppløsning. Det er også regler med hensyn til avstemning, enten ved avstemning eller på annen måte. Trinnene er: bevegelse, utstrekning, endring, om noen, stemmer og endelig oppløsningen.

(4) Snakker på et møte:

Regler for å snakke på et møte er som følger:

(a) Man kan snakke etter å ha tatt formannens tillatelse,

(b) Bare en person skal snakke om gangen,

(d) Generelt skal man stå opp på føttene mens han snakker. På et komité eller styremøte kan man imidlertid snakke i en sittestilling.

(e) Mens man snakker, skal man henvende seg til formannen.

(f) Talen skal være relevant og kort.

(g) Når en deltaker har snakket om en bevegelse, bør den ikke trekkes tilbake uten samtykke fra møtet.

(5) forlater stedet:

Hvis noen deltaker ønsker å forlate møtestedet når møtet er i sesong, må han få tillatelse fra formannen.

formaliteter:

Det er visse formaliteter som er æret på alle slags møter. De er:

(1) Overholdelse av regler:

Alle regler knyttet til møter må følges nøye. Gyldigheten av et møte kan bli utfordret hvis noen regel brytes.

Reglene for møter er av tre typer:

(a) Organisasjonens regler som vist i vedtekter (i tilfelle tilknytning, klubb, offentlig organ etc.) eller vedtektene (i tilfelle av et selskap).

(b) Lovbestemte regler som foreskrevet i en lov, f.eks. selskapsloven.

Bortsett fra slike regler er det tilpasset og konvensjon. Noen ganger må regler innrammes på møtet for å møte en bestemt situasjon. Formannen har fullmakt til å gi sin avgjørelse på noen kontroversielle saker, som skal være bindende for møtet.

(2) punktlighet:

Et møte må holdes punktlig på planlagt tidspunkt.

(3) Dekorum:

Decorum betyr stille og sivilisert oppførsel av deltakerne. Det sies at ikke bare quorum (lovlig) skal være til stede, men også decorum (moralsk).

(4) gjensidig respekt:

Deltakerne, mens de snakker, må respektere hverandres respekt, selv om de gjør kritiske kommentarer. Dette er en del av decorum. Ingen skitten eller nedsettende ord som skal brukes. Slike ord kalles 'unparlamentarisk', det vil si ikke nevnes på et møte.

(5) Formannens overlegenhet:

En fast tro på at formannen er øverste myndighet på møtet. Hans ordrer eller avgjørelser må aksepteres. Forsikringsflyt mot formannen kan imidlertid heves.