Kontroll: Definisjon, formål, metoder og midler

Les denne artikkelen for å lære om definisjon, formål, metoder og kontrollmetoder i offentlig administrasjon.

Definisjon og natur:

En annen viktig administrativ prosess er kontroll. Det betyr kraften til å påvirke folks oppførsel eller hendelsen. Men denne definisjonen er ikke tilstrekkelig til å skaffe seg full mening om kontroll som brukes i offentlig forvaltning eller organisasjon. Den virkelige betydningen av kontroll er å sikre driften av organisasjonen i de foreskrevne linjene eller prosessen. Tanken med kontroll oppstår når det blir funnet at administrasjonen ikke er riktig styrt. Hver organisasjon har noen spesifikke hensikter, og myndigheten oppriktig forsøker å realisere disse målene. Men i virkeligheten virker flere hindringer som hindrer oppnåelse av mål. For å stoppe denne uheldig hendelsen er det nødvendig med en mekanisme som vil frustrere det uønskede utfallet.

I hver organisasjon eller enhver avdeling for offentlig forvaltning har det vist seg at visse tilbakevendende elementer motsetter myndighetens orden eller politikk. Dette skyldes forskjellen i mening eller utsikt. Hvis myndigheten ikke tar et forsiktighetsmål som kan føre til skade på ledelsen. For å stoppe dette uønskede resultatet er det et arrangement for å sjekke dette resultatet, og dette kalles kontroll. Derfor er kontroll en teknikk for å sikre rettidig implementering av organisasjonens innvendinger og for å hindre fremdriften av informasjon som kan stå på vei for gjennomføringen av politikken.

Begrepet kontroll brukes også i en annen forstand. Hver offentlig administrasjon er hierarkisk organisert, noe som innebærer at det er forskjellige stadier, og hvert stadium har visse spesifikke plikter og ansvar. Det er kontrollplikten å se at hver person utfører sin funksjon tildelt av hierarkiet. Fraværet av kontroll vil invitere kaos i den hierarkiske strukturen. Men kontroll stopper dette uønskede utfallet.

Formål med kontroll:

Hovedformålet med kontroll er å fjerne hindringene som hindrer formålet med offentlig forvaltning eller organisasjon. Organisasjonen skal samhandle med miljøet rundt den eller situasjonen som oppstår i den. Alle disse krever at ledelsen må ha tilstrekkelig kraft til rådighet for å bekjempe situasjonen.

Den offentlige forvaltningen eller organisasjonen har noen deklarerte mål, og det innser iblant at det har oppstått en skarp avvik mellom de deklarerte målene og den faktiske situasjonen. Konsernsjefen vil ikke tillate denne uoverensstemmelsen å fortsette, og på denne måten vil han fortsette å utøve sin makt for å arrestere uoverensstemmelsen.

I løpet av aktivitetene kan det offentlige eller organisasjonen ikke lykkes med å realisere alle de deklarerte målene, og denne feilen stopper fremdriften. Denne ufordelte situasjonen kan inspirere organisasjonens leder til å utøve sin makt for å reversere situasjonen. Dette er et annet navn på kontroll.

Det kan oppstå krise innen offentlig forvaltning eller utenfor elementer eller krise kan skape negativ innvirkning på offentlig forvaltning eller organisasjon. Begge skal kontrolleres for å frigjøre organisasjonen fra krise. Dette krever kontroll.

Under ledelse av en organisasjon kan begå feil og for å stoppe gjentakelsen av feil er det mest effektive våpenet kontroll. Å feire er menneskelig, men for bedre organisasjon kan det ikke overses eller tilgis. Gjennom kontrollens instrumentalitet retter autoriteten feilen.

Det har en annen hensikt. Dersom ledelsens medlemmer er ganske oppmerksomme på at myndigheten har nok makt til å iverksette tiltak mot de beroligende medarbeiderne som vil fungere som en type kontroll av de ansatte.

Kontrollmetoder :

PPB eller PPBS:

Offentlig administrasjon eller organisasjon er begge resultatorienterte. Det er i den forstand at de alltid vil oppnå suksess eller med andre ord fordelene med politikken de har vedtatt. Med dette i bakhodet, bestemmer de først og fremst politikken og starter utførelsen. Hvis det er mangel på vedlegg av politikk, begynner offiserene å undersøke årsaken og anvende kontrollmekanismen.

Det er mange måter å kontrollere og PPB eller PPBS er en slik. Det betyr Planning Programming Budgeting System. I midten av sekstitallet i forrige århundre i noen organisasjoner i USA foreslo ledelsen PPBS som en måte å kontrollere og motivere organisasjonen til, og etter en stund var resultatet av PPBS imponert over arrangørene og andre ledere fulgte dem. USAs president Lyndon B Johnson var tilstrekkelig imponert over synet av resultatene av PPBS og bestemte seg for å implementere det i det føderale systemet. Siden 1965 har PPBS blitt anerkjent som en kraftig måte å kontrollere offentlige administrasjonsfunksjoner på.

Hva er PPBS? "Det er et system for ressursallokering som er utformet for å forbedre regjeringens effektivitet og effektivitet ved å etablere langsiktige planmål, analysere kostnadene og fordelene ved alternative programmer som vil oppfylle disse målene og formulere programmer som budsjett- og lovforslag og langsiktige prognoser" . PPB er en svært effektiv måte å kontrollere funksjonene til en organisasjon fordi den bestemmer funksjonene og målene godt før funksjonene påbegynnes. Etter utløpet av perioden begynner myndigheten å undersøke hvor mye av målene som er oppnådd. Allerede før det blir det også gjort periodisk vurdering.

PPB er ikke bare opptatt av innganger og utganger, men også med effekter og alternativer. PPB er en omfattende metode for å kontrollere de ulike aspektene av offentlig forvaltning. PPB-politikken kan også kalles cost-benefit-teknikken for å kontrollere offentlig forvaltning.

Kostnadsfordelingspolitikken er generelt brukt i økonomi, men fra midten av sekstitallet av forrige århundre blir den brukt i organisasjoners funksjon. I nesten alle grener av amerikansk offentlig forvaltning ble PPB anvendt og resultatene ble skannet. Det er hevdet at PPB har gitt tilfredsstillende resultater. Det var imidlertid ikke uten kritikk og innvendinger.

Allokering av midler er en annen måte å kontrollere offentlig forvaltning på. Dette innebærer at hver gren av offentlig forvaltning i begynnelsen av regnskapsåret mottar et visst beløp for å realisere sine mål. Ved utgangen av regnskapsåret er alle avdelinger forpliktet til å sende inn rapporter som inneholder resultatene. Den høyere myndighet retter hver avdeling om å utarbeide sitt eget budsjett, samt ordningene som fondet skal brukes til. Dette er en effektiv måte å kontrollere på.

Ledelsen etter mål er populært kjent som MBO. La oss definere det etter Henry. Målstyring kan defineres som en prosess hvor organisasjonsmål og mål fastsettes gjennom deltakelse av organisasjonsmedlemmer i forhold til forventede resultater og ressursene fordeles i henhold til hvilken grad organisasjonsmål og mål er oppfylt.

PPB er opptatt av innganger, utganger, effekter og alternativer. Men tvert imot betyr MBO hvor mange mål som er oppnådd. MBO kan ikke skilles fra innganger, utganger og effekter. PPB tenker på alternativene, men MBO tror ikke det. I ulike grener av amerikansk offentlig forvaltning er MBO mye brukt.

Ekspertene i offentlig forvaltning er av den oppfatning at både PPB og MBO er de to kraftige våpnene for å kontrollere ulike aspekter av organisasjon og offentlig forvaltning. Vurderer betydningen av MBO, har noen forskere gjort følgende kommentar: "MBO har vært en viktig del av bevegelsen for å styrke ledelseskapasiteten i offentlig sektor".

En annen måte å kontrollere offentlig forvaltning på er å bestemme målene og foreslå måtene for hvordan de skal oppnås. Neste trinn er både målene og måtene skal sirkuleres blant alle organisasjonens grener. Hvis dette gjøres på riktig måte, vil det være ganske enkelt å vurdere hva som er oppnådd og hva som ikke er oppnådd på slutten av perioden eller det økonomiske året.

Det er en annen måte å kontrollere på og det kalles vurdering av ytelse. Det er uten tvil en effektiv måte. I mange organisasjoner er oppgaver og funksjoner tydelig angitt, og det er også oppgitt hvor mye arbeid en enkelt medarbeider må gjøre. Myndigheten ved periodens slutt starter vurderingen, og hvis det er stor forskjell mellom hva som skal gjøres og hva som er gjort, kan den ansvarlige som har ansvaret for denne oppgaven gripe til handling mot den berørte ansatt.

Fortsatt den andre måten å kontrollere og det kalles Target-Base Budsjettering eller TBB. Det betyr at mange organisasjoner blir bedt om å fastsette mål eller mål, eller myndigheten fastsetter målet, og etter dette blir ressurser tildelt for å oppfylle mål. Ved utgangen av perioden er det gjennomført en grundig vurdering. TBB-metoden for kontroll er populær i mange avdelinger av amerikansk administrativt system. Men Nicholas Henry mener det på en annen måte. Han sier at TBB er drevet av inntekter, og i denne forbindelse er TBB et uvanlig realistisk budsjettsystem.

Kontrollmidler:

Regjeringsorganisasjonen eller den offentlige administrasjonen styres på en rekke måter, og noen av dem er angitt nedenfor. Innenfor organisasjonen finnes det en selvregulerende mekanisme som kan kalles sjekker og balanser. Selv innenfor en organisasjon er det flere avdelinger som er organisert på en slik måte at en avdeling ofte settes mot en annen, og som sådan kan ingen avdeling handle uavhengig. Dette kan kalles sjekker og balanser og er et karakteristisk trekk ved det amerikanske konstitusjonelle systemet.

Elektroniske og trykte medier holder en konstant årvåkenhet over aktivitetene til myndighetene og byråene. Ethvert brudd på generell prinsipp eller fare i allmennhetens interesse gjør oppmerksomheten til media og offentlige kritikstyrker myndighet i offentlig forvaltning eller organisasjon til å iverksette tiltak eller vedta forsiktighetsforanstaltninger. Dette er ganske vanlig i ethvert demokrati.

I alle liberale demokratier er det mange interessegrupper og pressegrupper. En av de viktigste funksjonene er å se og ivareta interessene til det offentlige som skylder tro på dem. Spesielt i USA og Storbritannia finnes det et stort antall slike grupper, og deres varsomhet hindrer myndigheten i å foreta noen tiltak som kan skade interessen til noen gruppe.

Lovgivningenes kontroll er også svært effektiv. I parlamentarisk demokrati er departementet ansvarlig for lovgiveren, og lovgiveren er i sin tur ansvarlig for velgerne. Denne ansvarskilden sikrer at verken utøvende (byråkrati er en del av det) eller lovgiveren kan gå imot de offentlige interessene.

Det periodiske valget har tvunget lovgiveren til ikke å gjøre noe som kan skape misnøye i vallernes sinn og skade utsikter til å vinne i det kommende valget. Denne situasjonen tvinger lovgiveren til å stramme kontrollbåndet på den offentlige forvaltningen. Dette er en felles funksjon som finnes i parlamentariske systemer.

Det er også en kontroll over domstolene som er svært effektiv og utbredt. I mange land garanterer grunnloven grunnleggende rettigheter, og eventuell krymping eller brudd på disse rettighetene kan tiltrekke seg nødvendig handling som kan være straff. Denne dømmekraften er en klar og uunngåelig kontroll over statens generelle administrasjon. Selv de ikke-statlige organisasjonene er ikke fri for domstolskontroll.

Spesielt det amerikanske administrasjonssystemet, den rettslige kontrollen over hele det politiske systemet er svært effektiv. Kontrollen av domstolene i USA minner oss om den berømte frasen rettslige rettsprosessen. Det betyr at enhver handling av autoritet som bryter mot en hvilken som helst institusjons normale funksjon, kan også utfordres i retten.

Den konstitusjonelle strukturen er så innrammet at regjeringens administrative avdelinger ikke kan bruke offentlige penger på egen lunefull måte. Det er en revisjonsavdeling, og pengene brukt av offentlig forvaltning må revideres. For hvert regnskapsår er budsjettet godkjent av lovgiver, og ingen avdeling har frihet til å bruke penger i henhold til sin egen søte vilje. Revisjonssystemet legger en kjede på hver avdeling for offentlig forvaltning. Selv de lokale myndighetene og andre organer har ingen frihet til å gå utover budsjetteringsestimatene.

Ansvarlighet tror jeg er det mektigste våpenet til å kontrollere offentlig forvaltning. Det er så gjennomgripende at hver avdeling - på en eller annen måte - er ansvarlig for noen. Alarmenes oppmerksomhet og mange andre organer holder et våkent øye med regjeringens funksjon.