Plikter til en selskapssekretær i forhold til aksjer

Nedenfor nevnte artikkel gir en oversikt over pliktene til en bedriftssekretær i forhold til aksjer.

Generell:

En av de viktigste pliktene til en bedriftssekretær er å håndtere saker knyttet til aksjer. Et aksjeselskap har en aksjekapital. Det betyr at den totale kapitalen er delt inn i noen like store deler, hver del kalles en andel.

Foretakene til et selskap er de første aksjonærene, og andre aksjonærer blir med i selskapet ved å kjøpe aksjer. En påtænkt person søker om aksjer, og han blir aksjonær når aksjer tildeles ham.

Hver aksjonær har rett til:

(a) Å motta et aksjesertifikat som bevis på sin eierandel og

(b) For å få hans navn inntatt i Medlemslisten slik at han blir medlem. 'Derefter kan en aksjonær overføre sine aksjer til en annen person ved at aksjene kan overføres til en annen person ved bruk av lov.

I henhold til selskapsloven har styret fullmakt til å bestemme om tildeling, overføring og overføring av aksjer. Aksjer i et offentlig selskap kan fritt overdrages, mens andeler i et privat selskap kan overføres under restriksjoner som nevnt i selskapets vedtekter.

Et selskap i vedtektene gir prosedyren for tildeling, overføring og overføring av aksjer. Tabell A gir en modellprosedyre. Selskapssekretæren, som er kjent med prosedyren, hjelper styret i prosessen med tildeling, overføring og overføring av aksjer.

tildeling:

En person som har til hensikt å kjøpe aksjer i et selskap, må foreta en skriftlig søknad i foreskrevet form levert av selskapet sammen med søknadspenger, enten dekker fullverdien av aksjene eller delvis eller sammen med premie, hvis ønskelig av selskapet, i tilfelle av et allment offentlig selskap et aksjeanmodningsskjema er vedlagt Prospektet.

Begrepet "tildeling" betyr aksept av aksjepåmelding fra styret ved å vedta en beslutning på styrets møte. Selskapsloven gir bestemmelser om tildeling av aksjer.

Det er tre forskjellige situasjoner under hvilke tildeling skjer og selskapssekretæren må handle tilsvarende. (I) Når et nytt selskap fremmes og aksjer utstedes eller tilbys for salg så når og når søknader sammen med søknadspenger kommer inn, må selskapssekretæren gjøre følgende:

(a) For å lage en kronologisk (dvs. dato og tidssikker) oversikt over søknadene og sende pengene til en planlagt bank.

(b) Å hjelpe styret i tildelingsaksjonen. Dersom søknad om aksjer mottas mindre enn antall aksjer som tilbys for salg, er det ikke noe problem, og alle søkerne vil få aksjer tildelt dem. Men det oppstår problemer når flere applikasjoner er kommet.

Deretter vil sekretæren på vegne av styret gjøre tildeling som kan finne sted på en av følgende tre måter som nevnt i selskapets vedtekter: De er:

(i) Prioritetsgrunnlag:

Aksjer vil bli tildelt til de søkerne som først har søkt aksjer, i henhold til kronologisk rekkefølge som registrert,

(ii) Pro-Rata-basis:

Det er ikke alltid forsvarlig at aksjer skal tildeles på prioritert basis. Og så tildeling er gjort på pro rata basis. Anta at søknader er mottatt for dobbelt så mange aksjer som tilbys for salg. Deretter vil hver søker få halvparten av aksjene som er akseptert av ham, akseptert og aksjer er tildelt tilsvarende og resterende halvdel avvist.

(iii) Lotteri Basis:

Søknadene trekkes tilfeldig ut av det totale antall søknader som er grundig blandet, slik tegninger fortsetter til alle tilgjengelige aksjer er tildelt og de gjenværende applikasjonene blir avvist. Av de tre systemene er den andre den beste.

Det må bemerkes at tildeling av aksjer ikke kan gjennomføres:

(i) Før Minimum Abonnement er mottatt i tilfelle av et stort offentlig selskap (§ 69) og

(ii) Dersom ikke minst tre dager har en erklæring i stedet for prospekt blitt innlevert (viser listen over tildelinger) hos Registrar of Companies i tilfelle et nært holdbart offentlig selskap (§ 70).

(c) I styrets tilfelle skal selskapssekretæren (i) utstede tildelingsbrev til alle søkerne til hvem aksjer er tildelt, og be dem om å betale tildelingspenger innen en bestemt tid eller (ii) utstede Letters of Regret til de som deler søkere som har blitt avvist. Sammen med angrepet brev, skal sjekker sendes som refusjon av søknaden penger.

(d) Innen 3 måneder fra datoen for tildeling av aksjer, aksjesertifikater (Se. 84, 113) som inneholder navnene på aksjonærene, antall og verdi av aksjer som holdes, serienummer på sertifikatet, utstedelsesdato, felles forsegling av selskapet og underskrifter av minst to styremedlemmer og sekretæren selv, om noen, skal gjøres klar for levering og navnene på aksjonærene med alle andre detaljer skal innføres i medlemsliste (§ 150).

Hvert selskap må opprettholde et medlemsregister, med alfabetisk navneskala, som har om lag 20 kolonner som viser navn og beskrivelse av hvert medlem, nr. av aksjer holdt, dato for betaling av penger, oversikt over overføring av aksjer, om noen etc.

Et eget register må opprettholdes for aksjonærer i utlandet. Selskapssekretæren skal utarbeide og opprettholde medlemsregisteret. Navn på aksjonæren skal ikke være inntatt i Medlemslisten dersom en aksjekaranti utstedes til ham i stedet for et aksjesertifikat.

(e) Selskapssekretæren, som en offiser i selskapet og ansvarlig i prosessen, skal være personlig ansvarlig og straffbar dersom det foreligger uregelmessig tildeling av aksjer.

Uregelmessig tildeling foregår på mange måter:

(i) Dersom tildeling er gjort før innlevering av en erklæring i stedet for prospekt til registrator i tilfelle et nært holdbart offentlig selskap.

(ii) Dersom tildeling er gjort, i tilfelle av et allment holdbart offentlig selskap, før minimum abonnement heves. Eller

(iii) Felles helligdager skal ikke regnes før femte dagen fra utstedelse av prospekt til offentligheten under telle dager.

(f) Etter at tildelingen er over, skal selskapssekretæren innen 30 dager etter tildeling sende inn en retur på allotments til selskapsregistratoren (§ 75).

(2) Når en eksisterende aksjeselskapsaksjer utgjør:

Hvis et eksisterende selskap etter to år fra opprettelsen eller etter ett år fra datoen for første tildeling av aksjer, ønsker å hente ny kapital ved å selge nye aksjer ut av aksjene som ennå ikke er utstedt, bør den først tilby aksjene til de eksisterende aksjonærene pro rata (Sec 81.)

Slike aksjer kalles rettighetsandeler,

(a) Selskapssekretæren må sende brev til alle aksjonærene som gjør at tilbudet forventer svar innen 15 dager,

(b) Noen av aksjonærene kan sende godkjennelsesbrev mens andre kan sende brev med oppsigelse. Det betyr at enkelte aksjonærer godtar tilbudet mens andre avviser eller avviser det. De som er enige må betale for aksjene. Følgelig må selskapssekretæren ta skritt for tildeling av aksjer til den tidligere gruppen av aksjonærer og å gjøre ordninger for utstedelse av avviste aksjer til utenforstående publikum.

(3) Når et eksisterende selskap utsteder bonusaksjer:

Medlemmene av et selskap ved å vedta en beslutning kan konvertere selskapets reserver til aksjekapital fordelt på aksjer. Slike aksjer kalles bonusaksjer. Slike aksjer tilbys pro rata for de eksisterende aksjonærene på sine aksjeposter.

Aksjonærene må ikke betale noe for slike aksjer, eller de kan avstå fra slike aksjer. Det er selskapssekretærens plikt å sende nødvendige meldinger til alle aksjonærene og gjøre nødvendige endringer i Medlemslisten. Nye aksjesertifikater skal utstedes for tilleggsaksjer.

Overføre:

Det er en iboende rett til aksjonær til å overføre sine aksjer til en annen person fritt i tilfelle av et offentlig selskap og under restriksjoner i tilfelle av et privat selskap som fastsatt i vedtektene. Selskapsloven gir retningslinjer for overføring av aksjer (Se 108 til 113). Forskrift 19 til 24 i tabell A gir en prosedyre.

I henhold til loven må en aksjonær eller overdrager skaffe seg et aksjeoverdrag eller aksjeoverføringsinstrument (kjøpbart i markedet) behørig sertifisert av en offentlig tjenestemann som aksjeeieren som overdrager må gi godkjenning av aksjene til fordel for av overtakeren og signere navnet hans på nødvendig stempel.

Overdrageren skal overlevere andelsbeviset sammen med instrumentet til overtakeren og ta pengene fra overtakeren til vederlag. Overtakeren vil sende disse dokumentene til selskapet for aksept og andre nødvendige tiltak.

Ved mottak av disse dokumentene vil plikten til bedriftssekretæren være:

(a) Å inspisere og verifisere-korrektheten av instrumentet og ektheten av aksjesertifikatet. Han vil utstede en overføringsmottak til overtakeren.

(b) For å skrive et brev til overdrageren og overtakeren hver, kalt "varsel om overføring av overføring", invitere innvendinger mot overføringen, hvis noen. Dette er svært viktig, spesielt når aksjene er fullstendig betalt.

(c) Dersom det ikke mottas innvendinger innen to uker fra sendingen av ovennevnte varsel, vil saken bli plassert av selskapssekretæren på styrets neste møte for godkjenning eller mislighold av overføring. Normalt er ikke godkjenning gjort dersom det ikke er sterke grunner i selskapets interesse.

(d) Innen to måneder etter godkjenningen skal selskapssekretæren utstede et nytt aksjesertifikat til overtakeren i bytte av overføringskvittering, fjerne overførers navn fra medlemsregisteret og oppgi overtakers navn i den. I stedet for å utstede et nytt aksjesertifikat, kan det gamle sertifikatet som er behørig godkjent av overdrageren, bli gitt til overtakeren.

Noen komplikasjoner kan oppstå ved utstedelse av aksjesertifikat:

(i) Når alle aksjene nevnt i et aksjesertifikat overføres, er det ikke noe problem. Men det oppstår et problem når noen få aksjer ut alle (si 5 av 10) som er nevnt i sertifikatet, overføres av overdrageren som beholder de resterende. I så fall må to aksjesertifikater utarbeides av selskapssekretæren, en for overdrageren (for 5 aksjer) og den andre for overtakeren (for 5 aksjer),

(ii) Når en overdrager ønsker å overføre sine aksjer til felleskapsindehavere, oppstår det et problem. Aksjer i et selskap kan ikke tildeles for første gang til felleskapsindehavere, men aksjer kan overføres til felleskapsindehavere. I sistnevnte tilfelle anerkjenner selskapet fornavnet som medlem. Selskapssekretæren må gjøre nødvendige registre som holder dette punktet i sikte.

Et selskap kan utpeke en overføringskomité bestående av et par styremedlemmer. I så fall skal godkjenningen av overføring være av komiteen. Et selskap kan opprettholde et register over overføringer og selskapssekretæren må gjøre nødvendige oppføringer i den.

Ingen overføring kan være mulig i løpet av det tidspunktet Medlemslisten forblir stengt (ikke mer enn 45 dager om året og ikke mer enn 30 dager om gangen). Slik nedleggelse er nødvendig generelt på tidspunktet for generalforsamlingen for å få en endelig liste over medlemmer som skal få utbytte. '

e) Noen ganger kan lånekapital overføres til aksjekapital. For eksempel tilbakebetales obligasjoner med aksjer eller lån gitt av et offentlig finansinstitusjon omregnes til egenkapital etter ordre fra staten. En slik overføring er en helt annen affære som består av en utførlig regnskapsprosess og er et tilfelle av fersk tildeling. Selskapssekretæren må fungere i samarbeid med regnskapsavdelingen.

(f) En annen form for overføring skjer når tegningsretter utveksles for aksjesertifikater og omvendt. I tidligere tilfelle må selskapssekretæren sette inn navnet på overtakeren på nytt i Medlemslisten og i sistnevnte tilfelle blir overførers navn fjernet fra Medlemslisten, men ingen nytt navn er satt inn. I hvert tilfelle må styrets godkjenning sikres.

(g) I et regjeringsselskap holdes aksjer ofte av sentralregeringen i navnet på indiens president og også i navnene på noen ansvarlige offiserer, enten av sentralregeringen eller slate-regjeringene. Med forandring av presidenten eller offiserene må endringene skje av selskapssekretæren i medlemsregistret.

Overføring:

Overføring av aksjer betyr overføring av aksjer ved drift av lov. For eksempel, når en aksjonær dør, overføres aksjene til arven. Arven kan holde aksjene i eget navn eller før han kan overføre aksjene til enhver annen person.

Når en kreditor, som ikke er i stand til å få betaling fra skyldneren, starter en sak og får et dekret om fordringshaverens eiendeler, inkludert noen aksjer som debitor har, er det et tilfelle av overføring. Selskapsloven gir ingen spesifikke seksjoner for overføring av aksjer. Men tabell A gir forskrifter 25 til 28 for det samme.

Selskapssekretæren har følgende plikter å gjøre i forbindelse med overføring av aksjer:

(a) Å undersøke alle juridiske dokumenter og bevis på kravet fra en overtakende. I tilfelle arv, vil testamentet til vilje (dvs. en kopi av testamentets sertifisering) av den avdøde aksjonæren som gir arven til aksjene krav. Hvis det ikke har vært Will, må det mottas et brev fra administrasjonen.

(b) Selskapssekretæren må innhente styrets godkjenning av overføring. Styret har beføjelser til å avvise overføring av aksjer, men det kan normalt ikke avvise overføring fordi det er ved lovbruk.

c) Etter dette må selskapssekretæren ta alle andre skritt, som ved overføring, med hensyn til utstedelse av nye aksjesertifikater og nødvendige endringer i Medlemslisten. Det skal bemerkes at regler for overføring og overføring av aksjer også gjelder for obligasjoner.