Hvordan velge applikasjonsprogramvare for bedriften din? - Besvart!

Noen av de viktige egenskapene som må følges før du velger applikasjonsprogramvare for et bedriftsforetak, er som følger:

Et stort utvalg av programvarepakker er tilgjengelig i markedet. I lys av hard konkurranse mellom leverandørene (på grunn av ubetydelig marginal kostnad for ekstra kopi), er det all sannsynlighet for at utvelgelsesprosessen blir drevet av selgernes salgsledere.

Image Courtesy: downloads.acs.com.hk/product-image-library/en/20110804170147lib_acos6sdk.png

Ideelt sett bør applikasjonsprogramvaren velges etter systematisk analyse av egenskapene til hver pakke under vurdering.

Unødvendig å nevne at pakken under vurdering må oppfylle de funksjonelle kravene i søknaden.

I tillegg til denne grunnleggende egenskapen må en kjøper av pakket programvare søke etter og evaluere hver pakke i lys av følgende egenskaper:

(a) Operativsystemkrav:

Pakken må være kompatibel med operativsystemet som allerede er brukt eller planlagt å bli brukt i bedriften. Noen ganger tilbyr selgeren pakken med et verktøy for å få det til å fungere på forskjellige operativsystemer eller ulike versjoner tilbys for forskjellige operativsystemer.

En slik konvertering kan påvirke programvarens effektivitet. Det er derfor tilrådelig å være klar over mulige virkninger av slike konverteringer. Den versjonen som kjører på ønsket operativsystem, bør evalueres med forsiktighet før du foretar et valg.

(b) Utstyrskrav:

Programvareprogramvaren har generelt en minimumskonfigurasjon for utstyret som det vil fungere riktig på. Noen ganger tilbys programvarepakker som opprinnelig er designet for høykonfigurert maskinvare, til brukere av mindre datamaskiner.

I så fall justeres testdataene tilsvarende for å sikre at det virker ganske effektivt på mindre datamaskiner også. Dermed må et sett med testdata i tilstrekkelig volum utvikles og brukes av kjøperen mens du evaluerer en programvarepakke.

(c) Tilgangsmetode for datainngang / utgang:

Det er viktig å vurdere effektiviteten for inngang og utgang av data av programvaren. Det er bedre om dataene som er oppgitt i den oppgitte programvarepakken, kan nås / deles av andre programvarepakker. Anlegg for data validering revisjonsstier og kontroller for å sikre at bare korrekte data kommer inn i systemet er ekstremt viktig, spesielt i applikasjoner som involverer store mengder datainngang.

Mange applikasjonsprogramvarepakker tilbyr fasiliteter for gjenoppbygging av datafiler ødelagt av maskinvarefeil. Slike anlegg er svært nyttige for å minimere datatapet på grunn av maskinvarefeil.

(d) Brukervennlighet:

Programvarepakken skal være brukervennlig og krever minimumsopplæring fra brukerens side. Anlegget for å endre rapportformat eller sikkerhetssystem på sluttbrukeren er et annet trekk ved brukervennlighet. Velorganiserte menyer, evne til å håndtere feilene til brukere og online kontekstsensitiv hjelp for brukere er noen av de viktige funksjonene som forbedrer brukervennligheten av applikasjonsprogramvaren.

(e) Fleksibilitet:

Et annet viktig hensyn til valg av en applikasjonsprogramvarepakke er dens egnethet til søknaden. Det meste av den pakkede programvaren blir generell for å forbedre potensiell kundebase. Slike pakker vil trolig ha mange fasiliteter som kanskje ikke kreves av en bestemt bruker.

Disse fasilitetene påvirker hastigheten på behandling og forbruker lagringsplass for data og programmer på masselagringsmedier. Det er derfor viktig å vurdere hvor effektivt slike funksjoner er innarbeidet i programvaren.

(f) Modifiserbarhet:

Selv den mest generelle applikasjonspakken vil mangle ett eller annet anlegg ønsket av brukeren. Det er derfor nødvendig for kjøperen å forstå modifiseringen av programvaren. Det meste av modifiability som er gjort tilgjengelig vedrører opsjoner vedrørende rapportdesign.

Noen programvareutviklere har introdusert den innebygde fleksibiliteten i input-skjermformatet også.

Deres programvarepakker tillater også at brukeren kan endre inngangsformatene for å matche inngangsdokumentformatene som brukes i brukerbedriften. Et slikt anlegg hjelper til med å redusere feil i dataregistrering og bidrar også til å redusere treningstiden som kreves for pakken.

(g) Data organisasjon:

Et annet kriterium for valg av applikasjonsprogramvarepakke er måten dataene er organisert i programvarepakken. Data organisering er en viktig determinant av kvaliteten på informasjonen som et system kan generere.

Mange programvarepakker tilbyr fasiliteter for å legge til tilpassede datafelt som ikke er inkludert i programvarepakken og slette datafeltene som er overflødige.

Dataanalyse er også en relevant faktor i design og effektivitet av datasikkerhetssystemet. For eksempel, hvis datafilene kan nås og endres eller manipuleres ved hjelp av andre standardprogrammer som FoxPro eller Excel, vil datasikkerhetssystemet i pakken under vurdering bli negativt påvirket.

(h) Kommersiell erfaring:

Det er viktig å forstå at en av de grunnleggende fordelene med ferdige programvarepakker er at den er godt testet. Ettersom feilene i programvaren ikke kan fjernes av brukeren, må kjøperen sørge for at pakken har tilstrekkelig kommersiell erfaring.

Den kommersielle opplevelsen måles både når det gjelder antall installasjoner og tiden siden den siste versjonen har vært i bruk på disse installasjonene. Vanligvis er en periode på seks måneder ansett som tilstrekkelig for riktig testing av en nyutviklet / modifisert programvarepakke på en rimelig god størrelse.

(i) Kostnad for pakken:

Prisen på applikasjonspakken er uttrykt på forskjellige måter. Derfor bør kostnadseffekter av prisstrukturen nøye studeres og forstås. Programvarepakker, ganske ofte, består av mange moduler, og hver er priset separat. Noen ganger tilbyr selgeren installasjon, implementering og opplæring og vedlikeholdstjenester mot ekstra kostnad.

Et annet viktig element i prisstrategien er tilleggsavgiften for hvert installasjonssted i samme bedrift. En slik prisstruktur kan kreve at kjøperen kjøper flere kopier av programvaren, for bruk på forskjellige datamaskiner, selv under samme tak. Noen ganger leveres programvaren på leieavtale, og etter utløpet av leieperioden er retten til å bruke programvaren tatt bort av leverandøren. Disse aspektene ved prising bør holdes i bakhodet mens du vurderer en applikasjonspakke.

(j) Kundesupport:

Selv om de fleste ferdige programvarepakker er utformet for å være av typen "plug-n-play", finner brukeren det vanskelig å bruke pakken riktig uten leverandørens støtte. Det er viktig å kontrollere ikke bare kvaliteten på programvarehåndboken, men også de problemløsingsfunksjonene som programvareprodusenten tilbyr til brukerne.

Kvaliteten på programvarehåndbøkene og programvarestøtten er komplementær til hverandre. Hvis dokumentasjonen ikke er klar, eller den er uklar og tvetydig, vil kunden trenge større programvareoppdatering fra produsenten.

(k) Vedlikehold:

Ofte overstiger vedlikeholdskostnaden for programvare langt den opprinnelige prisen over livssyklusen. Disse kostnadene inkluderer også kostnaden for mindre utvidelser av programvaren og endring på grunn av oppgradering av maskinvare og montering av programvaren på nytt utstyr.

Hvis leverandøren samtykker i å levere disse tjenestene, er det ganske nyttig og er verdt betalingen. I tillegg er enkelte leverandører enige om å gi nye versjoner av programvaren gratis eller til en nominell pris. Slike tilbud fortjener seriøs vurdering på anskaffelsestidspunktet. Disse tilbudene bidrar også til utvidelse av programvarens livssyklus.

Vanligvis utarbeides en sjekkliste som gir fakta samlet for hver pakke på grunnlag av ovennevnte vurdering. En slik sjekkliste brukes til å rangere programpakker. Den endelige avgjørelsen kan tas på grunnlag av disse rangeringer i lys av de spesifikke kravene og betydningen av disse overvektene i den givne situasjonen.

Til tross for det faktum at ferdige applikasjonspakker scorer over tilpasset programvare, foretrekker mange organisasjoner tilpasset programvare for forskjellige hensyn.

De viktige faktorene som favoriserer "make" -alternativene er:

(a) Manglende tilgjengelighet av programvarepakke som oppfyller de spesifikke kravene til forretningsprosessen,

(b) Behov for å opprettholde personvernet i prosedyrene i prosessen,

(c) Dynamikkgraden i forretningsprosessen: Dersom prosedyrene, systemene og kravene sannsynligvis endres ganske ofte, vil tilpasset programvare være et mer økonomisk og gjennomførbart alternativ.

Egendefinert programvare er et dyrt forslag. Derfor bruker mange små bedrifter fortsatt ferdige programvarepakker, selv om de ikke tjener alle målene i IT-politikken eller krever kompromisser i forretningsprosesser. Imidlertid finner mellomstore til store bedrifter mange applikasjoner hvor kostnadene ved tilpasset programvare lett kan begrunnes. Utgiftene er forsvarlige på grunn av høyere aktivitetsnivå som påvirkes av søknaden.