Informasjon: 5 Viktige egenskaper som legger til verdi for kvaliteten på informasjonen

Noen av de viktige attributter som legger til verdi for kvaliteten på informasjonen, er som følger:

Det er mange attributter som er knyttet til god kvalitetsinformasjon. Hver av disse attributter legger til verdi for informasjon.

Prosessen med å generere informasjon må fokusere på kvaliteten på informasjonen ved å sikte på å forbedre graden av hver av disse egenskapene. Ethvert kompromiss som er gjort med hensyn til kvalitetsinformasjon på grunn av de tekniske, fysiske eller økonomiske begrensningene må informeres brukeren av informasjonen, når den kommuniserer informasjonen.

Følgende attributter legger til verdi for kvaliteten på informasjonen:

(a) Hurtighet i tilgjengelighet og oppdatering:

Beslutning skal tas innen en tidsramme, og derfor må informasjonen være tilgjengelig innen ønsket tidsramme. Det er vel sagt "Informasjonsforsinket er informasjon nektet". Noen typer opplysninger kreves jevnlig og bør gjøres tilgjengelig for brukeren regelmessig og i tide for å unngå forsinkelse i beslutningsprosessen.

De andre typer informasjonsbehov er plutselige og uregelmessige. Slike behov oppstår når og når en forretningsmulighet eller trussel oppfattes. Slike opplysninger, hvis de leveres raskt, kan hjelpe lederen ta raskere avgjørelse for å minimere tap av muligheter eller redusere det mulige tapet på grunn av virksomhetsrisiko.

Oppdatering av informasjon er dermed en vanlig aktivitet i ethvert godt informasjonssystem. Faktisk er noen av informasjonssystemene utformet på en slik måte at bestanden av informasjon oppdateres automatisk, umiddelbart etter at en hendelse er tatt på posten. Slike informasjonssystemer kalles også sanntidssystemer.

(b) Nøyaktighet:

Nøyaktighet er graden av fravær av feil i prosessen med generering av informasjon. Det er et viktig tegn på god informasjon. Imidlertid kan økt nøyaktighet ha en kostnad. Det er derfor nødvendig å bestemme akseptable nivåer av nøyaktighet for hver type informasjon.

For eksempel må kostnadsoverslagene for produktet være så nøyaktige som mulig, siden en mindre unøyaktighet kan ha betydelig innvirkning på bedriftens ytelse. Estimatet av total størrelse på markedet og selskapets andel i det med relativt høyere grad av feil kan imidlertid fortsatt være av stor verdi for beslutningstakeren.

(c) presisjon:

Presisjon er en viktig dyd av god kvalitetsinformasjon. For mye informasjon gir noen ganger dumpning av viktig informasjon i en mengde detaljer som kanskje ikke kreves på et bestemt tidspunkt.

Overdreven detaljering av informasjon resulterer i overbelastning av informasjon, noe som forårsaker det som nå kalles Informasjon Fatigue Syndrome. Bare nøyaktig informasjon blir respektert og brukt av ledere. Unødvendige detaljer er bare arkivert.

(d) Fullstendighet:

Informasjon kommunisert til en leder bør være komplett og oppfylle alle hans behov. Ufullstendig informasjon kan være misvisende og kan føre til feil beslutninger. Derfor må en leder insistere på sitt engasjement i å definere informasjonen som skal gjøres tilgjengelig for ham.

Hvis det ikke er mulig å gi omfattende informasjon, av en eller annen grunn, må lederen bli gjort oppmerksom på dette, slik at den ufullstendige informasjonen brukes med forsiktighet.

e) entydighet:

Klarhet av informasjon er et viktig tegn på god informasjon. Informasjonen må være entydig og bør kommuniseres på en slik måte at den formidler samme betydning til ulike brukere. Moderne databaser vedlikeholder dataordbøker som klart definerer variabelen som brukes i informasjonen for å standardisere terminologien som brukes i rapporter.

I tillegg er det andre attributter som kvantifiserbarhet, verifiserbarhet, upartiskhet etc. som man kan forsøke å innlemme for å forbedre kvaliteten på informasjonen. I hvilken grad informasjonskvaliteten kan opprettholdes, vil den avhenge av kostnadsoverveksten, naturen og kilden til informasjon, tid tilgjengelig for å generere informasjon og andre faktorer.