Informasjon: Dataoppkjøp, datatransformasjon og styring av informasjon

Prosessen med å generere informasjon innebærer en rekke aktiviteter. Generelt sett er det tre grunnleggende aktiviteter:

1. Datainnsamling,

2. Datatransformasjon,

3. Forvaltning av informasjon.

1. Dataoppkjøp:

Data (flertall av dato) er fakta uttrykt ved hjelp av symboler som alfabeter, sifre, grafer, diagrammer, bilder, etc. eller i noen annen form. Data kan beskrive en hendelse eller det kan representere status for et miljøelement.

Uansett hva som kan være datakilden; Det kan bli opprinnelig registrert og senere verifisert for nøyaktighet og autentisitet. Denne aktiviteten kalles datafangst.

Data kan bli fanget ved å stanse med tastatur eller skanning med skanningsenheter, fakta fra dokumenter som de ble registrert på. Hvis data allerede er registrert på datamedier som disker og kassetter, kan dataopptak utføres ved å velge den aktuelle delen av det aktuelle opptaket for å møte databehovet for det aktuelle målet. Data kan også bli tatt med hensyn til tilstanden på industriell prosess ved hjelp av ulike sensorer.

For eksempel kan trykket i oljerørledningen eller temperaturen i ovnen bli fanget ved hjelp av egnede sensorer for formålet. Siden datainnsamling og lagring har en kostnad, er det nødvendig å være selektiv i fangstdata. Det foreslås at databehov må defineres nøye i lys av informasjonsbehovene til alle brukerne.

De fleste dataene som er fanget for forretningssystemer, er organisert i datafiler. Hver fil inneholder poster relatert til ulike dataelementer (felt) uttrykt ved hjelp av forskjellige symboler (tegn). Disse filene er koblet til databaser; Hierarkiet av data i forretningssystemer kan beskrives ved hjelp av figur 1.4

2. Datatransformasjon :

Datatransformasjon kan gjøres ved å utføre en av følgende operasjoner på data:

(i) Omarrangere:

Omarrangere data i en bestemt rekkefølge er en svært vanlig databehandlingsaktivitet. For eksempel; Data om butikker kan omarrangeres i henhold til kjøpsdato eller i verdi av hver enhet eller i alfabetisk rekkefølge av navnene på disse elementene. En slik omlegging er også kjent som sortering av data. Sortering kan legge til nytten av dataene.

(ii) Klassifisering:

Data kan klassifiseres på grunnlag av de valgte variablene / faktorene. For eksempel kan salgsdata klassifiseres på variablene som kundens kode, by og produkt eller salgsperson involvert i å skaffe ordre.

Klassifisering er også en vanlig databehandlingsoperasjon, spesielt i regnskapsinformasjonssystemer. Faktisk er hele konseptet med ledger basert på klassifisering som en verdiskapende aktivitet i prosessen med generering av informasjon. Klassifiseringen legger til verdi for data og gjør det mer verdifullt for brukeren i de fleste av beslutningssituasjonene.

(iii) Beregning:

For en leker blir data bare behandlet ved å beregne. En rekke beregninger utført på numeriske verdier kalles beregning. Det er kanskje hvordan datamaskiner fikk navnet sitt, som tidligere generasjoner av datamaskiner som har til formål å gi databehandling.

Selv da de ulike former for data nå kan behandles ved hjelp av datamaskiner, er generasjonsprosessen overveiende databehandling. Beregning innebærer utførelse av aritmetiske operasjoner (som tilleggs, subtraksjon, multiplikasjon, divisjon og logikkoperasjoner).

For eksempel kan finansielle forhold beregnes ved å utføre aritmetiske operasjoner på ulike verdier i regnskapet. Selv komplekse sett med beregninger kan finne sted mens du bruker ulike kvantitative teknikker for dataanalyse. Disse kvantitative modellene hjelper sikting av informasjon fra store datamengder. Denne typen databehandlingsoperasjon brukes i stor grad av ledere for å forutsi atferdene til ulike elementer i forretningsmiljøet.

(iv) Oppsummering:

Oppsummering er en prosess for å aggregere ulike dataelementer, og redusere størstedelen av dataene til en mer meningsfull form. For eksempel kan en økonomistyrer være interessert i å vite det totale antallet aksjer som er søkt om i et offentlig problem. Dataene i denne sammenhengen kan oppsummeres, og slik sammendragsrapport kan være mer nyttig for ham enn hele utsagnet som gir detaljer om hver aksjesøknad mottatt.

Oppsummering kan også innebære aggregering i hver kategori eller klasse av verdi. Utvidelse av eksemplet ovenfor, kan en sammendragsrapport inneholde subtotaler for hver klasse av aksjeapplikasjoner mottatt, det vil si individ, bedriftsleder, tillit, etc. eller antall aksjer som søkes om i hver by.

3. Forvaltning av informasjon:

Etter oppkjøp og / eller transformasjon kan de behandlede dataene enten kommuniseres til sluttbruker eller kan lagres for fremtidig referanse. Hvis informasjonen skal kommuniseres til brukeren, må formatet for rapporteringen velges. Formatet for rapportering kan inneholde enkle kolonneformat / tabellformat eller visuelle formater, for eksempel diagrammer, diagrammer, grafer etc.

Med tilgjengeligheten av raskere datamaskiner og bedre visningsenheter blir informasjonskartlegging og visualiseringsteknikker blitt populær. Når rapportformatet er bestemt, må riktig kommunikasjons kanal velges og brukes.

I tilfelle den genererte informasjonen skal brukes i fremtiden, kan den lagres på enkelte masselagringsmedier. Slike aktiviteter for å kommunisere og / eller lagre informasjon kan betegnes som administrerende informasjon.

Et eksempel på generering av informasjon

For å forstå prosessen med informasjonsgenerering, la oss ta et hypotetisk informasjonskrav. Et storstoringsfirma vurderer å innføre et incentivprogram for sine kunder av forgjengelige produkter. Ordningen er først foreslått å bare gjelde for de kunder som har lagt salgsordrer over Rs. 15 lac i verdi i en måned.

Det anslås at kundene som hadde lagt inn ordrer for verdiene mellom Rs 12 til 15 lak, vil finne incitamentet ganske attraktivt og dermed ble disse kundene kalt "målkunder". Incitamentet vil trolig øke verdien av salgsordrer fra disse målkunder i den nåværende måneden.

Ettersom produktet er forgjengelig, vil det økte salget i den nåværende måneden ikke redusere kjøpskravene til kundene i neste måned. For å kunne vurdere den mulige økningen i salget for den aktuelle måneden som en følge av incentivordningen, krever markedsføringslederen informasjon om verdien av de totale salgsordrene fra hver målkunde, som var mindre enn Rs 15 lac, og summen av Disse tapene forventes å øke salgsinntektene i den nåværende måneden.

Forhandlingsinformasjonen for forrige måned er allerede merket på et magnetbånd. For å få informasjon om totalt salg fra hver kunde, må all salgstransaksjon klassifiseres på grunnlag av kundenavn. Deretter kan en liste over de kundene hvor total salgsordreverdi ligger mellom Rs 12 til 15 lac, være forberedt, manglene beregnes og oppsummeres. Informasjonen kan kommuniseres som kaldverdier til lederen.

En alternativ måte kan være å representere informasjonen i form av en frekvensfordeling slik at lederen kan vurdere hver enkelt kundeklasses mulige bidrag til den forventede økningen og følgelig vurdere rekkevidden for kunders kvalifisering til incentivordningen . Et kakediagram som viser dette bidraget fra hver kategori, kan hjelpe lederen - forstå informasjonen raskt.

Ovenstående tilfelle illustrerer bare arten av aktivitetene som er involvert i generering av informasjon og er et forenklet hypotetisk eksempel på hvilken rolle hver slik aktivitet har på prosessen. Generering av informasjon kan være ganske komplisert og involvere flere aktiviteter.

Prosessen med å generere informasjon fortsetter, da det finnes en rekke formål som det er behov for informasjon i et bedriftsforetak. Som et resultat er foretaket generelt involvert i en uendelig syklus av generering av informasjon.