Minutter: Betydning, egenskaper og aspekter

Les denne artikkelen for å lære om minutter for et møte. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydningen av minutter 2. Viktigheten av minutter 3. Funksjoner 4. Aspekter.

Betydningen av minutter:

Protokollen er nøyaktige, men kondenserte offisielle oppføringer av hva som har skjedd på et møte. Minutter må være forberedt og bevart for hvert møte. Det er sekretærens plikt å skrive protokollen og for det formål skal det være en minuttbok.

En separat minuttbok er nødvendig for en særskilt møteklasse i en organisasjon. For eksempel i et selskap skal det være separate protokollbøker for medlemmene, styret, hvert komité bestående av styremedlemmer mv.

Viktigheten av minutter:

Protokoll av et møte må være forberedt og bevart for følgende objekter:

(a) Å holde oversikten over virksomheten gjennomført på et møte.

(b) Å gi veiledning for tiltakene som skal iverksettes i enkelte saker.

(c) Å levere informasjon til en organisasjons historie.

(d) For å sikre bevis på alle trufne beslutninger, oppmøte av medlemmer, notat av uenighet av ethvert medlem om noen, trenden med å stemme på hvert problem, etc. når det er noen tvist.

(e) Å observere formaliteter (ofte lovbestemte) med hensyn til møter.

(f) Å oppnå gyldighet av et møte.

Alle disse objektene gir stor betydning for minutter og gjør dem uunnværlige for å kunne kjøre en organisasjon.

Funksjoner i minutter:

(1) Protokollen må skrives på et klart og tydelig språk slik at de lett kan forstås av noen som går gjennom dem.

(2) Protokollen må skrives kort. Sekretæren tar opp notater fra møtet i et møte, og ut av notatene forbereder han protokollen som eliminerer unødvendige detaljer. Beslutningsforslagene må registreres i sin helhet, men diskusjonene som er gjort av ulike medlemmer før de går forbi, må ikke registreres.

(3) Det må være en minuttbok. En bok består av sider som er nummerert og interstitched. Et låst løse bladbinder kan også tjene formålet.

(4) Minutter skal fortrinnsvis skrives for hånd.

(5) Minutter har to deler- (a) Protokoll av fortelling - Denne delen inneholder (i) en kort beskrivelse av møtet og dato, klokkeslett og sted, (ii) Navnene på medlemmene som er tilstede. Ved et stort møte eller en generalforsamling kan navnene ikke skrives. (iii) Innspill av enkelte hendelser som valg av leder, takknemlighet for formannen, underskrift av lederen, underskrift av sekretæren (som forfatter), etc.

(b) Protokoll av avgjørelse - Denne delen inneholder alle beslutninger som er tatt på møtet i form av vedtak. Det er ønskelig at navnene på forslagsstillerne og de sekundærere samt navnene på slike medlemmer som ønsket å registrere deres avvik, skal skrives. Dersom et møte avbrytes, skal protokollene for hver dato for møtet skrives separat som transaksjonene utført på ulike datoer.

(6) Protokoll kan skrives i to former - (a) Stikkformular - Alle saker som gjennomføres på møtet, er skrevet i et eget avsnitt under et emneoverskrift eller en tittel med et løpende nummer, b) Tabellformular - Sidene er delt inn i kolonner som viser serienummer, emneoverskrift og beslutninger som er tatt eller skjer av en hendelse. Uansett hva som kan være skjemaet, øverst er det en kort beskrivelse av møtet, og nederst er det underskrift av formann og sekretær.

(7) Det kan være lovbestemte regler med hensyn til minutter, som vi finner ved møter i et selskap.

(8) Protokoll har flere aspekter, som beskrevet nedenfor.

Minutter:

Minutter har fire aspekter:

(1) Forberedelse:

Minutter må være forberedt. Det er sekretærens plikt å forberede protokollen. Han forbereder dem fra de store notatene han har tatt under møtet. Han skal forberede protokollen så tidlig som mulig etter at møtet er over når alt blir igjen i hans minne, bortsett fra notatene.

Selskapsloven gir at minutter må utarbeides innen tretti dager etter møtet. Noen ganger er en stenograf engasjert for å gjøre uttømmende og ordrett (ord for ord) oversikt over møtene som skal hjelpe sekretæren med å forberede protokollen.

Sekretæren forventes å kjenne stilen med å skrive minutter og han kan adoptere en av de to formene. Minutter av alle møter i en organisasjon må være forberedt. Selv minutter av et uformelt møte er også skrevet ned.

Styremannen har mulighet til å gjøre rettelser og skriftene av sekretæren, og han kan også avgjøre om noen saker skal inngå eller ikke. Den generelle øvelsen er derfor å utarbeide et utkast til protokollen, og etter at det er gått over av formannen, er den endelige skrivingen gjort på sidene i minuttboken.

(2) Bekreftelse:

Minutter må bekreftes. Formannen bekrefter protokollen.

Det er to brede metoder for bekreftelse:

(1) Ved et møte i et styre, et utvalg eller et annet lite organ som møtes ofte, er det vedtatt at protokollen fra det foregående møtet leses ut på neste møte og bekreftes av møtelederen.

(2) Ved møter som sjelden holdes, som en generalforsamling, blir protokollen bekreftet innen fastsatt tid etter møtet, og de holdes klare til inspeksjon av medlemmene på organisasjonens kontor slik at de får det mulighet til å hente innvendinger, hvis noen. Bekreftelse gjøres av formann som ledet møtet eller annen behørig autorisert person i hans sted dersom formannen ikke er tilgjengelig.

Et juridisk punkt oppstår når beslutninger tatt på et møte blir effektive. Beslutningene som tas på et møte, blir effektive når de tas, og ikke når minutter skrives og bekreftes. Protokoll er kun dokumentasjon. Protokoller når signert og bekreftet er anerkjent som bevis i rettssaken.

(3) Bevaring:

Protokollene må bevares for dokumenter og bevis. En minuttbok som er riktig forberedt og bevart, er akseptert som beviskilde i retten. Mindre bøker må opprettholdes på kontoret (det registrerte kontoret i tilfelle en registrert enhet som et selskap, et kooperativ samfunn, etc.). Det er sekretærens ansvar å bevare protokollen.

(4) Sirkulasjon:

Protokoll kan dupliseres og sirkuleres blant medlemmene. Det er imidlertid ingen tvang om at minutter må sirkuleres. Vanligvis er det ikke gjort ved generalforsamling, men når et medlem krever en kopi, må det sendes til ham under visse forhold.

I tilfelle av komité- eller styremøter er det en praksis med å sirkulere protokollen, enten umiddelbart etter at protokollen er signert og bekreftet av formannen eller med innkalling til neste møte.