Organisasjonens art: Organisasjon som prosess og organisasjon som en struktur

I utgangspunktet kan organisasjonens karakter sees på to måter: (1) Organisasjon som en prosess (2) Organisasjon som en struktur eller et forholdsramme!

(1) Organisasjon som en prosess:

Som en prosess er organisasjonen en utøvende funksjon. det blir en lederfunksjon som involverer følgende aktiviteter:

(i) Bestemme aktiviteter som er nødvendige for å oppnå forretningsmålene,

(ii) Arbeidsdeling,

(iii) Gruppering av interrelaterte aktiviteter,

(iv) Tilordne oppgaver til personer med nødvendig kompetanse,

(v) Delegerende myndighet, og

(vi) Samordne innsatsen til ulike personer og grupper.

Når vi vurderer organisasjonen som en prosess, blir den funksjonen til hver leder. Organisering er en kontinuerlig prosess og går videre gjennom hele virksomhetenes levetid. Når det skjer en endring i omstendighetene eller den materielle endringen i situasjonen, kommer ny type aktiviteter opp.

Så, det er behov for kontinuerlig gjennomgang og omfordeling av oppgaver. Rettpersoner må rekrutteres og nødvendig opplæring for å gjøre dem kompetente til å håndtere jobbene.

Organisasjonsprosessen innebærer således å dele arbeidet på en rasjonell måte og integrere aktivitetene med arbeidssituasjoner og personell. Det representerer også humanistisk syn på bedriften siden det er menneskene som er øverst i ferd med å integrere aktiviteter. Kontinuerlig gjennomgang og justering gjør det også dynamisk.

(2) Organisasjon som en struktur (eller rammebetingelser for relasjoner):

Som en struktur er organisasjonen et nettverk av interne myndighets- og ansvarsforhold. Det er rammen av relasjoner mellom personer som opererer på ulike nivåer for å oppnå felles mål. En organisasjonsstruktur er en systematisk kombinasjon av mennesker, funksjoner og fysiske anlegg.

Det utgjør en formell struktur med bestemt autoritet og klart ansvar. Det må først utformes for å bestemme kommunikasjonskanalen og strømmen av autoritet og ansvar. For dette må ulike typer analyser gjøres. Peter F Drucker foreslår følgende tre typer analyser:

(i) Aktivitetsanalyse

(ii) Beslutningsanalyse

(iii) Relasjonsanalyse

Et hierarki må bygges opp, dvs. et hierarki av stillinger med klart definert autoritet og ansvar. Ansvaret for hver funksjonær må spesifiseres. Derfor må den settes i praksis. På en måte kan organisasjonen også kalles et system.

Hovedvekten er her på relasjoner eller strukturer i stedet for på personer. Strukturen en gang bygget kan ikke endre seg så snart. Dette organisasjonsbegrepet er således en statisk. Det kalles også klassisk konsept. Organisasjonsdiagrammer er utarbeidet som viser forholdet til forskjellige personer.

I en organisasjonsstruktur tar både formelle og uformelle organisasjoner form. Den tidligere er en forhåndsplanlagt og definert av den utøvende handlingen. Sistnevnte er en spontan formasjon, som legges ned av de felles følelser, samspill og andre sammenhengende egenskaper hos folket i organisasjonen. Både formelle og uformelle organisasjoner har dermed struktur.