Prosjektledelse: Betydning, funksjoner og trinn

Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: - 1. Betydning av prosjektledelse 2. Funksjoner av prosjektledelse 3. trinn.

Betydning av prosjektledelse:

Prosjektledelse samler og optimaliserer ressursene som er nødvendige for å fullføre prosjektet.

Olsen har definert prosjektledelse som "...... .. anvendelse av en samling verktøy og teknikker (som CPM og Matrix Organization) for å styre bruken av ulike ressurser til å oppnå en unik, kompleks, engangsoppgave innen tid, Kostnad og kvalitet begrensninger. Hver oppgave krever en bestemt blanding av disse verktøyene og teknikkene som er strukturert for å passe opp til oppgavemiljøet og livssyklusen (fra oppfattelse til ferdigstillelse) av oppgaven. "

Dermed er prosjektledelsen forskjellig fra annen vanlig bedriftsledelse som:

1. Den har en begrenset levetid og

2. Det trenger ofte ressursen til organisasjonen på deltid i prosjektets gjennomføringstidspunkt.

Følgelig passerer prosjektledelsens levetid gjennom følgende faser av:

1. Definere prosjektet;

2. Planlegg prosjektet;

3. Gjennomføring av prosjektet; og

4. Fullføring og levering av prosjektet.

Aktivitetsnivået befinner seg opp til toppen i løpet av implementeringsstadiet og avtar deretter til null ved ferdigstillelse.

Prosjektledelse er i hovedsak enkel og i virkeligheten i vårt daglige liv utfører vi alltid en slik funksjon med ressursene som er tilgjengelige for oss og lykkes i ledelsen fordi vi klart definerer målene som setter målet om vår ledige tid, ressursene vi har råd til og kvaliteten vi ønsker å oppnå. Vi vil gjerne illustrere denne uttalelsen i vårt personlige prosjekt, si, å "male huset vårt".

Funksjoner for prosjektledelse:

Før vi starter for gjennomføringen av prosjektet, løser vi, i vårt mentale rammeverk, følgende punkter:

A. Design og spesifikasjon:

1. Vi definerer omfanget av arbeidsmaleriet eksternt eller internt eller begge deler.

2. Vi definerer fargespesifikasjonene. Malene som skal brukes primer, akryl eller normalt.

3. Vi budsjetterer tidsperioden vi har råd til slik maleri, og

4. Vi har også satt et mål for total estimert kostnad for slikt maleri.

B. Organisasjon:

1. Med tanke på begrensningen av tidsperioden, bestemmer vi om å fastlegge malingsjobben til en entreprenør, eller bare utnevne arbeidskraft og utføre operasjonen med eget tilsyn.

2. Velg arbeidsstyrken eller entreprenøren, vurderer deres erfaring, deres ytelse ved maleri av vennens eller slektningens hus, inkludert deres prisnivå.

3. Bestem om politikken som skal følges ved innkjøp av maling, kvantitet, kvalitet og priser. Valg som er tilgjengelige for oss, er egen anskaffelse fra produsentens forhandler av et bestemt merke, eller ellers må entreprenøren skaffe materiale på våre vegne.

4. Kjøp eller ansett nødvendig tilbehør, stige, børster, vannrør etc.

C. Gjennomføring og kontroll:

1. Oppnå de nødvendige ressursene, og til tider, mens operasjonen pågår, overvåke det faktiske forbruket av ressurser.

2. Registrere og oppdatere utgifter som hittil er påløpt, og sammenlign med de totale budsjettene både tid og pris.

3. Tatt i betraktning den generelle situasjonen, kan vi til og med endre arbeidets omfang.

D. Post prosjekt evaluering:

Vi finner ut den faktiske ytelsen, kostnaden og kvaliteten. Sammenlign det samme med målsettet og berik oss med erfaringer som vil være nyttige senere eller til og med for å hjelpe vår venn eller forhold.

Prosjektledelse:

Hele funksjonstolen som er beskrevet i A, B, C og D ovenfor, representerer i virkeligheten prosjektstyringsfunksjoner. Når vi ser på et industriprosjekt, er prinsippene for prosjektstyringsfunksjonen nesten det samme som ved prosjektet å male et hus, illustrert tidligere.

På grunn av volumene og kompleksiteten til et industriprosjekt, blir de mulige problemene imidlertid forsterket med mange ganger i forhold til de som står overfor mens de arbeider med malerier. For å takle disse volumene og kompleksitetene, er en rekke spesielle teknikker ansatt av prosjektledelsen når prosjektimplementasjonen beveger seg gjennom sin livssyklus.

For å få et stort prosjekt implementert på en vellykket måte, bør organisasjonen lansere prosjektet først utvikle et prosjektledelsesteam bestående av fagfolk som ingeniører og regnskapsførere med ansvar i respektive felt.

Teamet skal ledes av en prosjektleder med enkeltpersoner innenfor en definert parameter som er ansvarlig for deres respektive felt for å oppnå et felles mål, dvs. å fullføre gjennomføringen, innenfor den planlagte tidsplanen, den anslåtte kostnaden og levere prosjektet med definert kvalitet.

En enkel struktur av et slikt prosjektteam med sin harmoniske interaksjon er utformet som følger:

Avhengig av prosjektets størrelse og kompleksitet kan prosjektgruppen utvides til ulike nivåer.

Når laget er ferdig, er trinnene med aktiviteter som skal følges:

trinn:

I. Initiering og definisjon:

aktiviteter

1. Utvikling og definering av mål.

2. Når prosjektets eier ikke er promotor som søker ledelsens godkjenning.

3. Lagidentifikasjon med nødvendig opplæring.

4. Prosjektdetaljer, godkjenning inkludert:

en. omfang, kontrollmøter, kommunikasjonsplan, risikoanalyse;

b. liste over prosjektaktiviteter med omfanget av tid, kostnad og kvalitet;

c. grensesnitt med andre prosjekter, hvis noen;

d. sentrale prosjektproblemer;

e. teknikker, metoder og opplæring som detaljert og godkjent.

II. Planlegger:

1. Planleggingen er rettet mot å svare på hva som skal gjøres, når og til hvilken pris.

2. Planer og spesifikasjoner skal tydelig forstås utrydding, hvis noen.

3. Prosjektgruppemedlemmene for å forstå teamorganisasjonen og sentrale problemstillinger med klart perspektiv og demonstrere engasjement, som fører til harmonisering av lagets innsats.

Prosjektplanleggingen er vist skjematisk som nedenfor (harmonisering av spesifikasjonene og planleggingene):

III. Gjennomføring (med nødvendige ressurser lined up):

1. Utfør de tildelte arbeidspakker innenfor de forpliktede målene.

2. Utfør kontrollmøtene, følg selve, vurder fremgangen i forhold til oppgavesettet og ta korrigerende tiltak. Innarbeide prosedyrer på ukentlig / månedlig rapportering.

Den skjematiske presentasjonen er produsert nedenfor og indikerer:

a) kontinuerlig overvåkning av faktiske;

b) sammenligning av faktiske med mål med hensyn til alle ressursene i gjennomføringen av prosjektet, og viser store avvik med årsakene til slike avvik;

c) kontrolltiltak når det er nødvendig som avhjelpstiltak og

d) rapportering.