Tilsynsstyring: Faktorer som påvirker bestemmelse av riktig spekter av tilsynsadministrasjon!

Viktige faktorer som påvirker fastsettelsen av riktig spekter av kontroll / tilsynsadministrasjon er: 1. Arbeidets art 2. Tilsynsførers evne 3. Underordnes kompetanse 4. Personellstjenesters evne 5. Tilgang av tid og energi med veileder 6. delegering av autoritet 7. grad av desentralisering 8. planlegging kreves av veileder 9. bruk av objektive standarder og 10. territorial sammenheng av funksjoner overvåket!

1. Arbeidets art:

Kontrollpanelet er i stor grad avhengig av arten av aktiviteter og problemer som veilederen står overfor, som igjen vil avhenge av natur og størrelse på produksjonen. I tilfelle veileder fører rutinearbeidstype under fastsatte retningslinjer, trenger han ikke å bruke mye tid på arbeiderne under ham.

Siden jobben er repeterende i naturen, kan spekteret av tilsyn eller kontroll være større. Med andre ord kan en veileder styre flere arbeidere under ham. På den annen side, i tilfelle komplekse og kompliserte arbeidsplasser, ville det være vanskelig for veileder å kontrollere stort antall arbeidere effektivt. Kontrollspenningen vil være smal i slike tilfeller.

2. Veilederens evne:

Evnen og ferdighetene til veilederen påvirker i stor grad spenningsbestemmelsen. En høyt kvalifisert og erfaren veileder med spesialisert kunnskap og teknisk ferdighet vil kunne effektivt gjennomføre et større spekter enn en veileder som ikke er godt kvalifisert og erfaren.

3. Kompetansen til underordnede:

Spekteret av kontrollovervåkning påvirkes også sterkt av underordnetes kvalitet som skal overvåkes av veileder. Hvis underordnede er stort sett erfarne, hardt arbeidende og godt bevandret i jobbene sine, kan veileder håndtere stort antall arbeidstakere og spenningen kan være mer. Veilederen kan stole på arbeidernes ytelse og trenger ikke å veilede dem hver eneste gang når instruksjoner er utstedt til dem.

Hvis personalet under kontroll av veileder er uerfaren og ineffektiv (si bestående av nye komere), vil underordnede henvise til veileder nå og da for å få klarhet og veiledning. Kontrollpanelet i et slikt tilfelle vil være smalt.

4. Evne til personaletjenester:

Begrepet "stab" betyr utnevnelse av eksperter i linjeorganisasjonen for veiledning, rådgivning og ekspertuttalelse til ledere. Overordnet leder eller leder er sterkt nytte og lettet av personaletrådene. Han kan klare et stort antall underordnede og spenningen vil være stor. Hvis personalet ikke er tilgjengelig, bør mindre antall underordnede stilles under kontroll av en veileder som vil føre til smal spenning.

5. Tilgang til tid og energi med veileder:

Tilgang til tid med veileder vil avhenge av typen problemer, enkel eller kompleks, taklet av ham, og han må gjøre mange andre ting som forberedelse av rapporter og planlegging. Hvis han er opptatt i disse kompleksitetene, vil han ikke kunne klare et stort antall underordnede. Her vil kontrollpanelet være smalt.

6. Delegering av autoritet:

I et foretak som er effektivt organisert og strukturert, er ledelsen i stand til å påvirke og minimere frekvensen og alvorlighetsgraden av overordnede underordnede relasjoner og dermed øke spekteret. En organisasjon som er dårlig uttalt, bruker uforholdsmessig tid til lederen i rådgivning og veiledning av underordnede.

Et viktig symptom på ineffektiv organisasjon som påvirker kontrollen er å finne i tvetydig eller utilstrekkelig myndighetsdelegasjon. Hvis underordnet ikke er klart om hva han forventes å gjøre eller blir bedt om å gjøre noe utenfor omfanget av sin autoritet, vil han gjøre mer etterspørsel til seniorleder og dermed operere for å redusere spenningen.

Hvor underordnede er delegert myndighet tilstrekkelig til å utføre de tildelte oppgaver og deres myndigheter er tydelig definert, vil opplært underordnete betydelig redusere tid og oppmerksomhet til senioren og dermed bidra til å øke spenningen.

7. grad av desentralisering:

Hvis en leder skal ta mange beslutninger selv, vil han ha mindre tid til å spare fra å overvåke sitt underordnede arbeid og dermed må operere med et smalt span. På den annen side er en leder som opererer under desentralisert oppsett lettet for mye av byrden av å lage programmerte beslutninger og dermed har råd til å overvåke relativt flere underordnede.

8. Planlegging kreves av veileder:

Denne faktoren refererer til betydningen, kompleksiteten og tiden til å bli brukt av lederen ved å gjennomgå målene, planlegge handlingene og avgjøre om en rekke politiske saker. Ettersom betydningen av kompleksitet og tid som kreves av lederen i å utføre sin planleggingsfunksjon øker, vil det være mer forsiktig å redusere antall underordnede rapportering til ham.

9. Bruk av objektive standarder:

Tilsyn med underordnede krever at ledelsen må vite hvor langt planene blir fulgt, og i hvilken utstrekning deres ytelse har en tendens til å avvike fra planer. Han kan kjenne avvikene enten ved personlig observasjon eller ved bruk av objektive standarder. I sistnevnte tilfelle er lederen reddet av mange tidkrevende relasjoner og kan konsentrere seg om strategiske punkter og dermed utvide kontrollpanelet.

10. Territorisk sammenheng mellom funksjoner overvåket:

Hvor funksjoner er geografisk skilt, blir overvåking av komponenter og personell vanskeligere og tidkrevende. Lederen må bruke betydelig tid på å besøke de separate enhetene, og bruker ofte tidkrevende formelle kommunikasjonsmidler. Geografisk sammenheng mellom funksjoner som overvåkes av lederen, opererer derfor for å redusere kontrollpanelet.

Bortsett fra faktorene som er nevnt ovenfor, har rask utvikling, endring, kontroll og informasjonsteknologi utviklet seg og antall andre faktorer også påvirket veilederens spenning. Ved å bestemme den faktiske kontrollen for hver av lederstillinger i organisasjonen, bør organisasjonsanalytikeren evaluere disse faktorene for hver lederstilling separat, og på grunnlag av sin erfaring bør det effektive spekteret anbefales.