Topp 10 fyllingsprinsipper som skal følges på et kontor

Denne artikkelen kaster lys over de ti ti fyllingsprinsippene som skal følges på et kontor. Prinsippene er: 1. Enkelhet 2. Egnethet 3. Tilgjengelighet 4. Tjenestbarhet 5. Kompaktitet 6. Fleksibilitet og tilpasningsevne 7. Økonomi 8. Oppbevaring 9. Opp til dato 10. Klassifisering.

Fyllingsprinsipp # 1. Enkelhet:

Systemet fulgte, prosedyren ble vedtatt og utstyret som brukes, skal være enkelt og forståelig av ethvert medlem av personalet i kraft av vanlig etterretning. Selvfølgelig blir det gitt opplæring til de ansatte i de fleste tilfeller.

Fyllingsprinsipp # 2. Egnethet:

Systemet og prosedyren må være tilpasset arten av virksomheten i organisasjonen.

Fyllingsprinsipp # 3. Tilgjengelighet:

Filene skal være plassert på en slik måte at de er lett tilgjengelige for alle berørte.

Fyllingsprinsipp nr. 4. Servicerbarhet:

Systemet må være slik at en fil raskt kan lokaliseres, kan håndteres hensiktsmessig, og kan bevares for fremtidig tilgjengelighet når det er nødvendig.

Fyllingsprinsipp nr. 5. Kompaktitet:

Unødvendig mye plass skal ikke okkupert av arkiveringsutstyret. Nye former for utstyr blir oppdaget å ha mer nytte, men opptar mindre plass.

Fyllingsprinsipp nr. 6. Fleksibilitet og tilpasningsevne:

Systemet må ha mulighet for utvidelse for å imøtekomme større antall filer med den voksende aktiviteten til bekymringen. Den skal kunne tilpasse seg endringer i innleveringsprosedyren, for eksempel endring i klassifiseringsmetoden.

Fyllingsprinsipp # 7. Økonomi:

Uansett hvilket system som er vedtatt, må det være økonomisk. Alle unødvendige utgifter må unngås. Filing er et vanlig arbeid. Hvis det blir gjort dyrt, vil etableringsprisen stige enormt.

Fyllingsprinsipp nr. 8. Retensjon:

Til tider må unødvendige papirer og dokumenter ryddes eller unødvendige filer blir ødelagt, ellers vil filer bli unødvendig voluminøse, inntar plass og ikke tillate viktige nye papirer å bli innkvartert.

Fyllingsprinsipp nr. 9. Oppdatert:

Filer som skal gjøres oppdaterte ved å sette inn papir uten forsinkelse.

Fyllingsprinsipp nr. 10. Klassifisering:

Filene skal klassifiseres og indekseres med kryssreferanse for enkel håndtering.