Kontroll over utstedelse av materialer: Bill, Treatment og Issue Analysis Sheet

Kontroll over utstedelse av materialer: Bill, Treatment and Issue Analysis Sheet!

Utstedelse av materialer:

Materialer holdes i butikkene slik at lagerholderen kan utstede dem når disse er påkrevet av produksjonsavdelingene. Men en lagerholder må ikke utstede materiale med mindre det er presentert en riktig autorisert materialrekvisisjon til ham.

Materiell rekvisisjon:

Forhandleren skal alltid utstede materialet på riktig myndighet for å unngå feilaktig bruk av materiale. Denne myndigheten er vanligvis gitt av produksjonsavdelingsforvalteren på en form som kalles materiell rekvisisjon.

Hensikten med skjemaet er som følger:

Mottatt rekvisisjon er serienummerert av lagerbehandleren, slik at ingen rekvisisjon kan utelukkes i regnskapet. Foruten serienummeret som er skrevet av lagerholderen, kan avdelingen som stiller rekvisisjonen sette sitt eget serienummer på den.

Detaljer angående utstedte kvantiteter og antall av rekvisita for rekvisita er oppgitt i utstedelseskolonnen på bin-kortet, slik at bin-kortet kan vise riktig balanse av materialet. Etter dette sendes disse rekvisisjonene til kosterkontoret hvor beløp og antall kolonner er fylt slik at det kan gis kreditt til materialene som er utstedt i butikkboksen, og debet kan gis til jobben som mottar materialet i stillingsboksen.

En materialrekvisisjon tjener formålet med en autorisasjon til oppdragsgiveren til å utstede materialene, slik at den kun er signert av den som er autorisert til å gjøre det, slik at det ikke kan være noe feilaktig materialtrekning. For å unngå misbruk og overflødig materialtegning opprettholdes en liste over navnene på personene som er autorisert til å tegne materialene sammen med sin underskrift, av lagerholderen.

Materiell :

En regning av materialer gir en komplett liste over alle materialer som kreves med mengder for en bestemt jobb, bestilling eller prosess. Dermed er alle materialer som kreves for en bestemt jobb, ordre eller prosess, oppført av produksjonsavdelingen på et enkelt dokument. Denne regningen tjener formålet med materialrekvisisjon og alle materialer som er oppført på regningen, sendes til produksjonsavdelingen.

Det bør utarbeides en regning av materiale dersom jobben er av ikke-standardisert natur, slik at et rimelig estimat av alt nødvendig materiale kan gjøres av produksjonsavdelingen før jobben starter.

En prøveform av en regning av materialer er som følger:

Fordeler ved faktura:

(1) En regning av materialer tjener formålet med en myndighet for produksjonsavdelingen å plassere rekvisisjoner for materialer som angitt i den.

(2) Det tjener formålet med et innrykk eller innkjøpsrekvisisjon hos kjøperen for kjøp av materialer som kreves for en bestemt jobb.

(3) Det tjener formålet med materiell rekvisisjon for utstedelse av materialer av lagerholderen.

(4) Kostnaden for jobb blir lettere fordi kostnadsavdelingen kan bruke en faktura for å beregne materialkostnaden som er utstedt for hver jobb

(5) Kontroll av bruk av materialer i tilfelle ikke-standardiserte jobber blir lettere dersom material utstedes i henhold til materialreglementet. En regning av materialer er utarbeidet med sikte på det vitenskapelige estimatet av alt materiale som kreves for en bestemt jobb. Dermed kan spild blir oppdaget dersom den faktiske mengden av utstedte materialer er mer enn mengden som er vist i fakturaen.

(6) Anskaffelse av materialer kan planlegges på forhånd for å unngå produksjonsforsinkelser.

(7) Bruk av en regning av materiale sparer tid som ellers ville ha vært bortkastet for å lage separate rekvisisjoner for forskjellige materialer.

Forskjell mellom materialrekvisisjon og materiel :

Materiell rekvisisjon er et dokument som tillater oppdragsgiver å utstede materialer angitt deri til forbrukeravdelingen. Materiellet på den annen side er et dokument som gir en liste over alle materialer som kreves med spesifikasjoner og mengder for en bestemt jobb, ordre eller prosess.

Materiellet tjener ofte formålet med en materiell rekvisisjon fordi den viser en liste over alle materialer som kreves for en bestemt jobb, ordre eller prosess, men en materiell rekvisisjon gir en liste over materialer som kreves av en bestemt avdeling på et bestemt tidspunkt.

Derfor kan en faktura erstatte en materiell rekvisisjon, men en butikkrekvisisjon kan ikke erstatte en faktura. Materiellet bidrar til å holde en kvantitativ kontroll på materialer trukket gjennom rekvisisjoner fordi det kan forekomme utslipp hvis den faktiske mengden av materialer som er trukket, er mer enn mengden som er vist i regningen.

En regning av materialer kan være svært nyttig i tilfelle av ikke-standardiserte jobber, mens en materiell rekvisisjon ikke vil tjene denne hensikten.

En regning av materialer er nyttig i å sende konkurransedyktige sitater fordi en regning av materialer er utarbeidet med sikte på det vitenskapelige estimatet av alt materiale som kreves for en bestemt jobb, ordre eller prosess. Dette er ikke mulig i tilfelle butikkrekvisisjon som kun er utarbeidet på tidspunktet for å få materiale utstedt fra butikkene.

Vi har sett at en regning av materialer kan tjene formålet med en butikkrekvisisjon, men en butikkrekvisisjon kan ikke tjene formålet med en faktura.

Imidlertid er sameksistensen av begge dokumentene ønskelig i følgende tilfeller:

1. Når materialer som er vist i regninger av materialer som skal tegnes over en lang periode, ikke skal tegnes på en gang

2. Når standardkostnadssystem er vedtatt; og

3. Dersom jobb- eller batchkostning følges, kan rekvisisjonen brukes til ethvert materialeutstedelse utover mengder oppgitt i fakturaer for de respektive partiene eller jobbene som skal gjennomføres.

Behandling av overskuddsmaterialer:

Rekvisisjonene mottatt er serienummerert av lagerbehandleren og detaljene knyttet til utstedte kvantiteter og antall av rekvisita er oppgitt i utstedelseskolonnen på bin-kortet. Etter dette blir disse rekvisisjonene sendt til kosterkontoret hvor pris- og antall kolonner er fylt og oppføringer blir gjort i butikkboksen og jobbboksen.

Noen ganger kan materialer utstedes i overkant av kravene til en bestemt jobb eller arbeidsordre for å lette praktisk håndtering. For eksempel kan ikke strykejern eller stålstenger avskilles i butikkene til den nøyaktige størrelsen som kreves, og samtidig kan de lett brukes i arbeidene når de er i full størrelse. I så tilfelle blir den totale mengden utstedt til jobben eller arbeidsordren, og overskuddsmaterialene til den jobben kan enten returneres til butikker eller overføres til annen jobb.

Retur av overskuddsmaterialer:

Når overskytende materialer returneres til butikker, opprettes en Material Returned Note eller Butikk Debit Note eller Shop Credit Note i avdelingen hvor materialet er over. Oppdragsgiver tegner alle tre eksemplarer som et tegn på mottak av overskuddsmaterialet og holder en kopi av det samme med ham for å lage oppføringer på kvitteringssiden av bin-kortene. Den andre kopien sendes til kosterkontoret for å lage oppføringer i butikkboksen og for å gi kreditt til den aktuelle jobben der materialene er overskytende og returnert.

Den tredje kopien sendes til avdelingen som returnerer overskuddsmaterialet. Høringen av notatet er gitt nedenfor:

Overføring av overskuddsmateriale:

Overføring av overskytende materialer fra en jobb til en annen jobb bør unngås så langt som mulig. Hovedinnvendelsen er at rekord for overføringen kanskje ikke kan gjøres og faktisk materiell kostnad for jobb kan være unøyaktig.

Et unntak fra retur av overskuddsmateriale til butikkene er at når materialet returneres til butikkene kan være kostbart på grunn av avstanden eller overdreven mengde håndteringskostnader, kan materialet overføres til en annen jobb som ligger nær overføringsjobben.

Dette vil spare transportkostnaden fra overføringsjobben til butikken og igjen fra butikken til den andre jobben. En stor mengde transportkostnader vil bli lagret hvis materialene som skal overføres er tunge. Imidlertid er overføring av materialer fra en jobb til den andre jobben tillatt med utarbeidelse av materialoverføringsnotat.

Hensikten med dette notatet er gitt nedenfor:

Material Transfer Note er utarbeidet i avdelingen hvor materialet er overskudd og en kopi av notatet sendes til kosterkontoret for å lage nødvendige poster. Jobben som mottar materialet debiteres, og jobben som overfører materialet, krediteres.

Material Abstrakt eller Materiell Utgave Analyse Sheet :

Periodisk skal en analyse av ulike rekvisisjoner, material returnerte notater og materialoverføringsnotater gjøres, og det skal utarbeides en uttalelse som viser et øyeblikk verdien av materiale som forbrukes i hver jobb. Denne erklæringen er kjent som Material Abstract eller Material Issue Analysis Sheet.

Hensikten med abstraktet er gitt som under:

Materiellabstraktet tjener en svært nyttig hensikt, da det viser mengden materialer som skal debiteres for de ulike jobbene og overheadene. Den totale mengden butikker som debiteres de ulike jobbene og overheadene, bør være det samme som den totale verdien av butikker utstedt i en periode.