Utvikle og bestemme organisasjonsstruktur

Organisasjonsstruktur er det etablerte mønsteret av relasjoner mellom komponenter eller deler av organisasjonen. Det foreskriver forholdet mellom ulike stillinger og aktiviteter i virksomheten. Siden ulike stillinger holdes av personer slik at strukturen skaper forhold mellom dem. Organisasjonsstrukturen gir et rammeverk som holder de forskjellige funksjonene sammen i samsvar med mønsteret som bestemmes av ledere. En planlagt struktur beskriver de nødvendige funksjonene, korrelerer funksjonene på en systematisk måte og tildeler autoritet og ansvar.

Hver bedrift setter noen mål for å oppnås. For å oppnå mål skal enkelte aktiviteter utføres. Disse aktivitetene skal spesifiseres, klassifiseres og grupperes. De grupperte aktivitetene er tildelt enkeltpersoner eller grupper. Ansvaret og myndigheten er utpekt til å utføre ulike aktiviteter. Et system med skikkelig koordinering er etablert for å nå de organisatoriske målene. Etablering av systematisk forhold mellom ulike aktiviteter og personer er rammen av organisasjonsstruktur. Det kan være problemer og vanskeligheter hvis strukturen er feil. Strukturen bør være egnet til organisasjonens arbeid og være nyttig når det gjelder å nå forretningsmessige mål.

Utvikle organisasjonsstruktur:

Mens du utvikler en organisasjonsstruktur, skal de to variablene, dvs. grunnstrukturen og operasjonsmekanismen tas i betraktning. Den grunnleggende strukturen innebærer spørsmål som hvordan arbeidet i organisasjonen skal deles og fordeles mellom stillinger, grupper, avdelinger, divisjoner etc. og hvordan å bringe den nødvendige koordinasjonen for å oppnå organisasjonsmål. Operasjonsmekanismen inkluderer faktorer som informasjonssystem, kontrollprosedyrer og anvendelse av organisatoriske prinsipper og praksis.

Utviklingen av organisasjonsstrukturen krever beslutninger som:

(i) Funksjonene som skal utføres og

(ii) Strukturformen.

Funksjonene som skal tas opp, vil bli bestemt ved å studere organisatoriske behov og deling av disse aktivitetene, og strukturen kan avgjøres ved å studere anvendelsen av mange organisatoriske prinsipper og praksis. Organisasjonsstrukturen etablerer formelle forhold mellom ulike stillinger i organisasjonen.

Disse forholdene kan klassifiseres som:

(i) Forhold mellom senior og underordnede og omvendt

(ii) Forholdet mellom linjeposisjoner og spesialister

(iii) Personaleforhold

(iv) Laterale relasjoner.

Bestemme type struktur:

Organisasjonsstruktur fungerer som en kanal for å oppnå organisasjonsmål. Riktig forsiktighet bør tas for å bestemme en struktur som passer til forretningsbehovet.

Følgende trinn vil bidra til å bestemme en bestemt struktur:

(i) Aktiviteter Analyse:

I første omgang bør aktivitetene spesifiseres som vil bidra til å nå bedriftens mål. Hver bedrift må utføre en rekke funksjoner som produksjon, innkjøp, personell, økonomi, markedsføring etc. Disse funksjonene bør spesifiseres etter riktig analyse. Hver organisasjon kan ha en eller to dominerende funksjoner. For eksempel kan en produksjonsproblemer ha produksjon som en hovedfunksjon, utforming kan være en viktig funksjon for klær produsent mv. Etter å ha oppgitt alle aktiviteter i funksjonelle områder, kan disse bli oppført i rekkefølge av deres betydning.

Aktivitetene kan videre deles og deles opp i mindre homogene enheter slik at det samme kan tilordnes forskjellige individer. Daglig leder kan dele aktivitetene i funksjonelle avdelinger og delegere myndighet til avdelingsledere. Avdelingsledere kan bli assistert av nestledere, assistentledere, veiledere etc. En jobb er en grunnleggende bindingsblokk i utformingen av en organisasjonsstruktur.

(ii) Beslutningsanalyse:

For å oppnå bedriftsmål er det nødvendig med visse beslutninger for å oppnå ytelsesnivåer. Hvilken type avgjørelser kreves? Hvem vil ta slike beslutninger? Når skal disse vedtakene tas? Hvilke ledere bør delta i disse beslutningene? Dette er spørsmålene som skal analyseres og avgjøres. Selv om det ikke kan være mulig å forutsi det fremtidige kurset av ting, har emnet en høy grad av forutsigbarhet. Forutseelige beslutninger som skal tas på ulike ledelsesnivåer, krever en grad av autoritet og ansvar.

(iii) Relasjonsanalyse:

Den type forhold som kreves på ulike nivåer, bør også analyseres. Forholdet mellom overordnede underordnede, linje og ansatte, oppover, nedover, sidelengs relasjoner må analyseres for å bestemme organisasjonsstrukturen.