Utarbeidelse av et brev: 3 hovedprosedyrer

Denne artikkelen kaster lys over de tre hovedprosedyrene som skal følges mens du skriver et brev. Prosedyrene er: 1. Planlegging 2. Utforming og korrigering 3. Prinsipper som skal observeres.

Utarbeidelse av et brev: Fremgangsmåte # 1. Planlegging:

Et brev må være godt planlagt. Planlegging betyr pre-thinking. Alle poengene må tenkes først. Ved besvarelse av et brev må opprinnelig brev leses nøye og hovedpunktene kan helst understrekes. Et brev har en hensikt, det har en følelse og det har en tone. Alle disse tre karakteristikkene til et brev må holdes i tankene.

Utarbeidelse av et brev: Fremgangsmåte # 2. Utarbeidelse og korrigering:

Et brev er utarbeidet først, gitt en lesning for korreksjon og forbedring, og til slutt blir det skrevet ut.

Utarbeidelse av et brev: Fremgangsmåte # 3. Prinsipper som skal observeres:

Følgende prinsipper må iakttas når du forbereder de ulike delene av et brev:

(a) Re: Overskriften:

Overskriftsdelen av et brev skrives vanligvis ut på brevpapir med unntak av datoen og referansenummeret. (Ordet 'Messers' skal ikke skrives før avsenderens navn, mens du skriver et brev i en eksamenshall fordi det trykte brevpapiret ikke har det.) Det finnes forskjellige måter å skrive på datoen for.

Den beste metoden er nevner måneden først, da datoen (med komma) og til slutt året. For eksempel 13. april 1988. Det kan være skrevet 13. april 1988. Men det skal ikke skrives som 13/4/88 og helst ikke som 13.4.88. Referansenummeret kommer ut av filnummeret.

(b) Re: Inside Address:

Det er alltid godt å adressere en person ved sin offisielle betegnelse, for eksempel direktøren, administrerende direktør, sekretær, markedsføringsleder mv.

Mens du setter navnet til personen, må du huske på følgende punkter:

(i) Ordet 'Messers' skal ikke brukes før navnet på et firma fordi et selskap er en person i lovens øye, men Messers er flertall av Mister. 'Messers' kan bare brukes før navnet på et partnerskap firma.

(ii) Mens du skriver Mr eller Mrs, er det ingen grunn til å sette en "fullstopp" etter det som Mr eller Mrs, fordi første bokstaven "M" og den siste bokstaven "r" eller "s" er der. Det samme gjelder for Dr (Doctor). Men det skal være en fullstopp mens du skriver Prof, fordi den siste delen av ordet 'essor' slettes. Fullstopp er nødvendig etter at "Co" men ikke etter 'Ltd'. I dag er Ms skrevet i stedet for Frøken. Innvendig adresse er ikke nødvendig mens du skriver et sirkelbrev.

(c) Re: Å åpne hilsen eller hilsen:

Når en enkeltperson (mann) adresseres, skal "Kjære herre" brukes. Når et partnerskap firma er adressert (med Meldinger før navnet sitt), "Kjære Sirs", skal være den riktige formen. Når en enkelt person (kvinnelig) er adressert, skal den være 'Fru', og ikke 'Kjære Fru'. Mens du adresserer et selskap "Kjære Sirs", kan ikke brukes fordi et selskap er en person. Og som det er en kunstig person, kan den ikke adresseres direkte.

Det riktige trinnet skal være å adressere en offiser i selskapet. I tilfelle av et sirkelbrev skal hilsen være 'Kjære herrer' eller 'Herrer'. Det er ikke ønskelig å bruke ordet 'Sir', med mindre brevet er adressert til en høyt respektert person, for eksempel Indias president, en dommer, en redaktør osv. En underordnet kan trygt bruke "Kjære herre" for sin sjef.

(d) Re: Bokstavets kropp:

Den vanskeligste oppgaven er å skrive første setning, spesielt når brevet er et innledende brev og ikke et svar. Vanligvis er en kort introduksjon nødvendig. For eksempel-Vi skriver til deg med hensyn til ..............., Vi har å gjøre med ....... (navn varen) for en stund og vil gjerne ..................... .. La oss presentere oss som forhandlere i / produsenter av ................ Vennligst (Vennligst) se vårt sirkulære brev nr ................... av ......... .. (sett datoen) ......., Vennligst (Vennligst) referer til diskusjonen du hadde med vår representant som ringte på deg osv. Når du skriver et svarbrev, må det refereres til opprinnelig brev. Den beste måten å gjøre referansen på er ......... .. Vennligst (Vennligst) se brevet nr ..................... av ....... (sett datoen). Eller, ditt brev nr ................. av .......... (sett datoen). Det er bedre å skrive 'av ......... ..' i stedet for 'datert ......... ..'.

Det er vanlig vane å avslutte et brev med "Takk" eller "Takk i påvente", eller "Forsikre deg best av våre tjenester", etc. Disse er alle dårlige uttrykk og feil. Disse skal ikke skrives. De riktige uttrykkene er: 'Takk'. Med takk'. 'Med vennlig hilsen'. 'Med beste ønsker'. 'Med vennlig hilsen'. Hvis "Takk" eller "Takk i påvente", eller "Forsikre deg best av tjenestene våre", står det "Jeg er", eller "Jeg forblir", eller "Vi er" eller "Vi forblir" må skrives før 'Yours faithfully', eller 'Yours truly', eller 'Yours very truly'.

(e) Re: The Complimentary close:

'Din trofast' eller 'Din virkelig', skal være den beste form. Med vennlig hilsen skal det være bra når en underordnet skriver til sin overordnede. Skrive-'Yours lydig ', er en dårlig form.

(f) Re: Tegnsetting:

Alle unødvendige tegnsettingene mens du skriver navnet eller adressen skal unngås. For eksempel, i stedet for å skrive 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013, er det bedre å skrive 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. Komma etter 18 er overflødig, men komma etter Road er nødvendig. Hyphen er ubrukelig.

(g) Re:

Dato og signatur-Et forretningsbrev uten dato eller uten riktig signatur (signatur med betegnelse) er meningsløs.