Minutter: Viktighet og prosedyre for å skrive det (med prøve)

Les denne artikkelen for å lære om minutter. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Viktigheten av Protokoll 2. Prosedyre for skriving av protokoller.

Viktigheten av minutter:

Minutter er resultatet av et møte. Møter holdes for å ta avgjørelser og vedta noen fakta og hendelser. Dette er kildene til referanse og veiledning som må registreres nøyaktig og metodisk skriftlig.

Minutter er slike skriftlige poster. Minutter er bevis på hva som skjedde på et møte. Protokollen har derfor stor betydning for en forening, enten handel eller ikke-handel, enten registrert eller uregistrert.

Protokollene må utarbeides med ytterste forsiktighet, slik at det ikke blir registrert noe usant. Sekretæren har stort ansvar i denne forbindelse og også formannen som må bekrefte protokollen. Protokoller skrevet og bekreftet er uforanderlige poster.

Sekretæren utarbeider generelt et utkast til protokollen og viser det til møtelederen for hans forslag eller rettelser. Formannen har makten til ikke å tillate inkludering av noe som synes å være ærekrenkende for noen person eller irrelevant eller uforholdsmessig for saken eller skadelig for foreningens interesse.

Prosedyre for skriving av protokoller:

Det er en bestemt prosedyre for å skrive protokoller. Protokoller må skrives metodisk og systematisk med alle hendelsene på møtet.

Følgende trinn og regler må overholdes:

(1) Først av alt må det avgjøres hvilken form som vil bli vedtatt-paragraf eller tabell.

(2) Det må være en overskrift som angir hva slags møte med dato, klokkeslett og sted.

(3) Neste kommer navnene til de tilstedeværende, inkludert medlemmer og inviterte. I tilfelle av et stort møte som generalforsamling i et stort selskap, blir alle navnene ikke registrert, men bare navnene til styremedlemmene og inviterte (som revisor) og for navnene på medlemmene refereres til Attendance Register .

(4) Formannens navn er separat skrevet.

(5) Nå kommer hendelsene som skjedde på møtet, spesielt resolusjonene vedtatt med deres fulle tekster, og også- (a) navnene på forslagsstillerne og de sekundære; (b) karakteren av avstemning; (c) Merknader om uoverensstemmelse, hvis noen.

(6) En kort tittel og et serienummer legges til hvert element. Den serialiteten av tallene kan videreføres fra møte til møte eller kan bare være begrenset til et bestemt møte.

(7) På bunnen på høyre side er det plass til formannen å signere navnet hans med dato og med ordet "bekreftet" og på venstre side skal sekretæren som forfatter av protokollen legge sin signatur med Dato.

(8) Instruksjoner utstedt til sekretæren for oppfølging av vedtakene registreres også.

(9) Utnevnelser og utgifter godkjent av møtet må registreres.

(10) Ingenting kan skrives inn som er bestilt av formannen.

(11) I første omgang utarbeides et utkast av sekretæren som er verifisert av formannen, og til slutt blir minutter skrevet for hånd på sidene i minuttboken.

(12) Det er ønskelig at hver side skal paraferes av formannen

(13) Ikke diskusjonene, men bare de vedtak som til slutt ble vedtatt, skal skrives.

(14) Ingenting kan skrives som synes å være innvendig og som gjør vondt til noen.

(15) Når det henvises til hvilket som helst brev eller rapport, bør datoen alltid nevnes.

(16) Når en resolusjon ble vedtatt som en særskilt beslutning eller med en spesiell melding, må det nevnes i protokollet fra faktum.

(17) Det skal ikke skrives om og retten til rettelse. Hvis dette skjer ved et uhell, må sekretæren lage initialer.

Prøve 1:

Protokoll av et møte i styret i et selskap.

Stikkformular:

Minutter er utarbeidet med referanse til prøven nedenfor:

Prøvemelding til et styremøte i et selskap.

XYZ Co. Ltd

Reg. Av___________

3. april 1988

_______________

(Regissør)

Kjære herre,

Et møte i selskapets styre vil bli avholdt lørdag kl. 10.48 kl. 14.00 på selskapets hovedkontor for å gjennomføre følgende virksomhet.

Du blir bedt om å være til stede.

Din kjære,

________________

Sekretær

Dagsorden:

(1) Bekreftelse av protokollen fra siste møte.

(2) Utnevnelse av en personaleleder.

(3) Bestemmelse av markedsføringsstrategi for det nye produktet.

(4) Godkjennelse av Aksjeroverføring i henhold til søknader mottatt og fremlagt av sekretæren.

(5) Fastsetting av dato for ekstraordinær generalforsamling for endring av § 31 i selskapets artikler.

(6) Behandling av tilbud mottatt form Mn. ABC Co. for bygging av et skur på fabrikklokaler. Sri A, direktør for dette selskapet, er en partner av Messrs. ABC Co.

(7) Enhver annen virksomhet med tillatelse fra formannen.

Forklaring:

Det må bemerkes fra det ovennevnte eksemplet at ulike varianter av gjenstander som generelt er diskutert på et styremøte, er blitt dekket av dagsordenen. Varene handler om generelle forretningsmessige forhold samt juridiske formaliteter. A, som er direktør for selskapet, er en partner av mrs. ABC Co.

Han skal ikke delta når varen nr. 6 kommer til å bli diskutert fordi han er interessert i kontrakten. De resterende styremedlemmene, uansett hva som er deres nummer, skal gjøre quorum.

Sek. 299, 300 i selskapsloven fastsetter at enhver direktør som er interessert i en kontrakt, skal opplyse det i tide, og det skal nevnes på dagsordenen.

Minutter:

Protokollen fra et styremøte i selskapet holdt fredag 10. april klokken 14.00 på selskapets hovedkontor.

1. Formann

Sri A tok stolen

2. Bekreftelse av protokollen

Protokollen fra det siste møtet den 8.28.08 ble lest og bekreftet.

3. Utnevnelse av en personaleleder :

Det ble løst "som følge av økningen i antall ansatte og for å etablere bedre arbeidsforhold, skal en kvalifisert personaleforvalter utnevnes av selskapet på lønnsskala på Rs. 1200.00 til Rs. 2000, 00 per måned med alle fasilitetene til Provident Fund and Gratuity som tillatt i selskapets Tjenestegrupper ".

Sekretæren ble bedt om å løslate en annonse i statsmannen på et tidlig tidspunkt, invitere søknader.

4. Markedsføringsstrategi :

Det ble løst "for å unngå konkurranse fra andre etablerte bekymringer, vil strategien for å bli fulgt av selskapet bli utforskning av landlige markeder gjennom lokale forhandlere."

5. Godkjennelse av overdragelse av aksjer:

Sekretæren presenterte en søknad fra Sri S, som har kjøpt 50 aksjer i selskapet overført av Sri R, den nåværende innehaveren, og ber om godkjenning av overføringen.

Det ble løst "at søknaden gjort av Sri S for overføring av 50 aksjer nr. 131 til 180 vide Del Sertifikat nr. 25 holdt av Sri R, ble godkjent."

Sekretæren ble bedt om å gjøre det nødvendige.

6. Fastsetting av dato for ekstraordinær generalforsamling :

Datoen for å holde en ekstraordinær generalforsamling for å endre selskapets vedtekter for å innhente offentlige innskudd i samsvar med Unionens retts- og selskapsdepartementets siste policy ble fastsatt 25. juni 1988.

Sekretæren ble bedt om å gjøre det nødvendige.

Sri C registrerte et uenighetsmerke til ideen om å invitere offentlige innskudd.

7. Betraktning av sitat:

Saken ble utsatt i påvente av sanksjonen av Planen for den foreslåtte konstruksjonen.

8. Stem på takk :

Det var ingen annen virksomhet, møtet avsluttet med takk til stolen.

Tabellform:

Minutter:

Protokollen fra et styremøte i selskapet holdt fredag 10. april klokken 14.00 på selskapets hovedkontor.

1. Styreformann :

Sri A tok stolen.

2. Bekreftelse av protokollen :

Protokollen fra det siste møtet den 8.28.08 ble lest og bekreftet.

3. Utnevnelse av en personaleleder :

Det ble løst "som følge av økningen i antall ansatte og for å etablere bedre arbeidsforhold, skal en kvalifisert personaleforvalter utnevnes av selskapet på lønnsskala på Rs. 1200.00 til Rs. 2000, 00 per måned med alle fasiliteter av Provident Fund og Gratuity som tillatt i selskapets Tjenestesregler. "

Sekretæren ble bedt om å utlevere en reklame i statsmannen på kunst tidlig invitasjon av søknader.

4. Markedsføringsstrategi:

Det ble løst "for å unngå konkurranse Strategi fra andre etablerte bekymringer vil strategien som skal følges av selskapet bli utforskning av landlige markeder gjennom lokale forhandlere".

5. Godkjennelse av SharesTransfer:

Sekretæren presenterte en søknad fra Sri S som har kjøpt 50 aksjer i selskapet overført av Sri R, den nåværende innehaveren, og ber om godkjenning av overføringen. Det ble løst "at søknaden gjort av Sri S for overføring av 50 aksjer nr. 131 til 180 vide-del sertifikat nr. 25, som holdes av Sri R, må godkjennes".

Sekretæren ble bedt om å gjøre det nødvendige.

6. Fastsetting av dato for ekstraordinær generalforsamling:

Sekretæren ble bedt om å gjøre det nødvendige.

Sri C registrerte et uenighetsmerke til ideen om å invitere offentlige innskudd.

7. Betraktning av sitat:

Saken ble utsatt i påvente av sanksjonen av Planen for den foreslåtte konstruksjonen.

8. Stem på takk:

Det var ikke noe annet, endte møtet med takk til stolen.