Behov for Human Resource Information System i Modern Organization (HRIS)

For å gjennomføre personellforskning og personellrevisjon, og human resource accounting, krever personellansvarlig mange data knyttet til ansatte som arbeider i organisasjonen.

Det manuelle registreringssystemet er imidlertid funnet utilstrekkelig og utilstrekkelig til å oppfylle informasjonskravene til en moderne bedriftsorganisasjon. Med andre ord kan vanskeligheten med å opprettholde og mangler manuelle registreringssystem angis som de grunnleggende årsakene til behovet for HRIS. Disse blir videreutviklet senere.

Vanskeligheten her refererer til voluminøse data på de ansatte som ikke er mulig å spore manuelt. Ikke bare det, data må oppdateres fra tid til annen, og dette gjør den kontorlige jobben ganske arbeidskrevende og kostbar. Alastair Evans sier kostnader, nøyaktighet, fragmentering, duplisering og vanskeligheter med analyse som noen av vanskelighetene knyttet til manuelle registreringssystemet.

Den manuelle overføringen av data fra en plate til en annen øker risikoen for feil som påvirker nøyaktigheten og påliteligheten til dataene som holdes. Oppføringer kan sendes to ganger; Data kan overføres til feil dokumenter som fører til forvirring.

Siden data / informasjon opprettholdes på en fragmentert måte, det vil si at manuelle poster blir holdt på forskjellige steder behandlet av forskjellige personer i ulike avdelinger, er fullstendig informasjon om at en ansatt ikke er lett tilgjengelig på et sentralt sted. Dette hemmer beslutningsprosessen av organisasjonen. Det samme understreker behovet for HRIS.

Venkata Ratnam og Srivastava har oppgitt tre formål som behovet for HRIS:

1. Lagre data og informasjon for hver enkelt ansatt for klar referanse.

2. Å gi grunnlag for beslutningsprosesser i daglige personaleproblemer (f.eks. Permisjon), som også for planlegging, budsjettering, implementering og overvåking av en rekke menneskelige ressursfunksjoner.

3. For å levere data / retur til regjeringen og andre offentlige.

Hemendra Verma, programvarekonsulent, gjennomførte en undersøkelse og fremhevet behovet for HRIS for følgende formål:

1. Det ble funnet at det er svært lite tid til å håndtere informasjon med hensyn til HR-funksjonen, kan være på grunn av tid som kreves for å håndtere rikelig informasjon.

2. Det mangler informasjon om menneskelige ressurser i bransjen på alle nivåer.

3. HRIS vil bidra til å oppnå "likestilling" på områder som forfremmelse, overføring, nominering, etc.

4. HRIS bidrar til å avgjøre arbeidstakers avgifter i tide, med hensyn til forsittelsesfond, pensjon, gratulasjon, LT C. og opptjent permisjon, kompensasjon mv.

5. Når profilen til en person er skrevet inn i datamaskinen, blir det enklere å hente informasjonen, og det innebærer også lavere kostnader og reduserer sjansene for feil.

Noen bruker data og informasjon på to måter. Men det er et skille mellom de to konseptene. Data er rå, uanalyserte tall og fakta om hendelser mens informasjon er den analyserte og organiserte dataformen.

For eksempel er nettoresultatet en data fordi ingen betydning kan tilordnes den absolutte nettoresultatet. Men fortjenesten uttrykkes som en prosentandel av salget, det formidler viss mening og kalles informasjon. N. Upadhya har svært kortfattet utmerkede data fra informasjon ved å si: "Betydende organisert data kan defineres som informasjon".

Før vi definerer HRIS, virker det i kontekstens egnethet å først definere -Management Information System '(IMS). MIS er en formell, vanligvis datastyrt struktur for å gi ledelsen informasjon om interne operasjoner og eksterne faktorer for å lette beslutningsprosessen.

Nå, ved å anvende dette konseptet i forbindelse med HRM, kan HRIS defineres som følger:

HRIS er en systematisk måte å lagre data og informasjon for hver enkelt medarbeider på for å bistå med planlegging, beslutningstaking og innlevering av avkastning og rapporter til eksterne organer.