8 Kjennetegn ved Good Management Information Systems - Forklart!

For at informasjonen skal være nyttig for beslutningstakeren, må den ha visse egenskaper og oppfylle visse kriterier.

Noen av egenskapene til god informasjon diskuteres som følger:

Image Courtesy: uhasselt.be/images/faculteiten/bew/mis.jpeg

Jeg. Forståelig:

Siden informasjonen allerede er i en oppsummert form, må den forstås av mottakeren slik at han vil tolke den riktig. Han må kunne dekode noen forkortelser, korte notater eller andre akronymer som finnes i informasjonen.

ii. Aktuell:

Informasjon er bra bare hvis det er relevant. Dette betyr at det skal være relevant og meningsfylt for beslutningstakeren og bør være i hans ansvarsområde.

iii. Fullstendig:

Den skal inneholde alle fakta som er nødvendige for at beslutningstakeren tilfredsstillende løser problemet ved hånden ved hjelp av slik informasjon. Ingenting viktig bør utelukkes. Selv om informasjonen ikke alltid kan være fullført, bør alle rimelige forsøk gjøres for å skaffe det.

iv. Tilgjengelig:

Informasjon kan være ubrukelig hvis den ikke er lett tilgjengelig 'i ønsket form, når det er nødvendig. Fremskritt innen teknologi har gjort informasjonen mer tilgjengelig i dag enn noen gang før.

v. Pålitelig:

Informasjonen skal regnes som pålitelig. Det bør være nøyaktig, i samsvar med fakta og verifiserbare. Utilstrekkelig eller feil informasjon fører generelt til beslutninger av dårlig kvalitet. For eksempel er salgstallene som ikke er justert for avkastning og refusjon, ikke pålitelige.

vi. Konsis:

For mye informasjon er en stor byrde på ledelsen og kan ikke behandles i tid og nøyaktig på grunn av "begrenset rasjonalitet". Begrenset rasjonalitet bestemmer grensene for tankeprosessen som ikke kan sortere ut og behandle store mengder informasjon. Derfor bør informasjon være til poenget og akkurat nok - ikke mer, ikke mindre.

vii. betimelig:

Informasjon må leveres til rett tid og rett sted til rett person. For tidlig informasjon kan bli foreldet eller bli glemt når den faktisk er nødvendig.

På samme måte kan noen avgjørende beslutninger bli forsinket fordi riktig og nødvendig informasjon ikke er tilgjengelig i tide, noe som resulterer i ubesvarte muligheter. Følgelig må tidsgapet mellom datainnsamling og presentasjonen av riktig informasjon til beslutningstakeren reduseres så mye som mulig.

viii. Kostnadseffektiv:

Informasjonen er ikke ønskelig dersom løsningen er dyrere enn problemet. Kostnaden ved å samle inn data og behandle den i informasjon må veies mot fordelene ved bruk av slik informasjon.