9 Hovedtrekkene til en god organisasjonsstruktur

Denne artikkelen kaster lys på egenskapene til en god organisasjonsstruktur. Funksjonene er: 1. Enkelhet 2. Fleksibilitet og kontinuitet 3. Klar linje av autoritet 4. Anvendelse av ultimate autoritet 5. Riktig delegering av autoritet 6. Kommunens og kommandosamfunn 7. Minimum mulige ledelsesnivåer 8. Riktig vekt på staben 9 . Bestemmelse for toppledelse.

Funksjon # 1. enkelhet:

En organisasjonsstruktur bør være i utgangspunktet enkel. Det innebærer at strukturen skal ha den enkleste mulige rammeverket som vil oppfylle de formålene som er ment med vesentlig vekt på økonomiske og effektive måter å oppnå målet med bedriften.

Dette vil sikre en innsatsøkonomi, minimere overheadkostnader og redusere alle mulige vanskeligheter som kan oppstå ut fra dårlig kommunikasjon på grunn av kompleksiteten til den kompliserte strukturen.

Hver person i organisasjonen bør være klar over med hvem han må konsultere i en bestemt sak. For mange nivåer, kommunikasjonskanaler og komiteer gir ofte flere problemer enn å løse dem. Ideelt sett bør deres antall og plasser i organisasjonen være basert på organisatoriske behov.

Feature # 2. Fleksibilitet og kontinuitet:

Arrangøren skal bygge strukturen ikke for i dag eller i morgen, men for den fjerne fremtid. Som sådan må kontinuiteten opprettholdes i organisasjonsstrukturen over tidens tid. Men siden organisasjonsstrukturen er basert på omstendigheter og disse ikke er løst, men endrer seg over tid, er det et behov for å inkorporere endringene i organisasjonsstrukturen også.

Derfor bør strukturen være tilpasningsdyktig nok slik at den gir mulighet til å imøtekomme endringene der disse er nødvendig.

Feature # 3. Klar linje av autoritet:

Uansett hvilken form for struktur som er vedtatt, bør det være klare myndighetslinjer som går fra topp til bunn eller i horisontale retninger. Det innebærer at man bør være veldig klar over hva han forventes å oppnå eller bidra med, og hvilke forhold som skal opprettholdes av ham på sitt offisielle nivå.

Manglende klargjøring av autorisasjonslinjer resulterer i friksjoner og ineffektivitet. Ofte, i byråkratisk struktur etterfulgt av regjeringsorganisasjonene, oppstår problemet med jurisdiksjonen til en avdeling eller en avdeling, og arbeidet lider.

Feature # 4. Bruk av Ultimate Authority:

Det antyder at selv om en overordnet leder tilordner noe av arbeidet til sine underordnede, er han i siste instans ansvarlig for gjennomføringen av det totale arbeidet. Dermed er han ansvarlig for sitt eget arbeid så vel som for arbeidet utført av hans underordnede.

Hvis dette konseptet blir brukt, sikrer det at hver person bærer toansvar; ansvar for sitt eget arbeid og det for hans underordnede arbeid. Som en helhet er en leder ansvarlig for det totale arbeidet som hans overordnede tildeler ham.

Feature # 5. Riktig delegering av autoritet:

Begrepet ultimate autoritet vil kun være effektiv når det er riktig delegering av myndighet på ulike nivåer i organisasjonen. Delegering av autoritet refererer til autorisasjon av en leder til å treffe bestemte beslutninger. Et vanlig problem i organisasjonslivet er at lederne ofte ikke klarer å delegere tilstrekkelig autoritet og lider av ulike problemer.

Slike problemer kan være i form av beslutninger flaskehalser, forsinkelse i gjennomføringen av beslutningen, mer press på høyere nivå ledere for å ta beslutninger, etc. Alle disse faktorene påvirker organisasjonseffektiviteten negativt. Disse problemene kan løses ved hensiktsmessig delegering av autoritet.

Funksjon # 6. Enhet av kommando og retning:

Prinsippene om enhet av kommando og retning bør følges. Enhet av kommando foreslår at en person bør motta ordrer og instruksjoner fra en overordnet. Enhetsretning refererer til begrepet "en plan en mann".

Hvert arbeid i en organisasjon som har samme mål må tildeles en enkelt person. Dermed kan aktivitetene og funksjonene av samme type grupperes sammen. Dette gir klarhet i gjennomføringen av aktivitetene.

Funksjon # 7. Minimum mulige ledelsesnivåer:

Så langt som mulig bør det være minimum ledelsesnivåer, Større antall ledelsesnivåer, lengre er kommunikasjonslinjen i kjeden av kommandoskaper problemer med forsinkelse og forvrengning. Videre øker flere ledelsesnivåer kostnadene i organisasjonen.

Selv om det ikke kan være mulig å foreslå hvor mange ledelsesnivåer som skal være der i en organisasjon, kan prinsippet om minimumsnivåer følges.

Feature # 8. Riktig vekt på ansatte:

Linjefunksjoner skal skilles fra stabsfunksjoner, og det bør legges tilstrekkelig vekt på viktige personalaktiviteter. Dette er viktig spesielt i store organisasjoner. En linjeaktivitet er det som tjener de organisatoriske målene direkte; for eksempel produksjonsaktiviteter i en produksjonsvirksomhet.

På den annen side er bidrag av personalaktivitet indirekte, det vil si, de hjelper til med å gjennomføre linjevirksomheten for å realisere de organisatoriske målene. Personaleaktiviteter kan være personell, regnskap mv. Begge disse aktivitetene skal tydelig stavet ut for å drive organisasjonen jevnt.

Feature # 9. Bestemmelse for toppledelse:

I selskapets form for organisasjon er aksjonærene generelt likegyldige for selskapets daglige forhold. Tilsvarende møtes styrets medlemmer ikke regelmessig.

Derfor bør det gis en lenke mellom det vanlige ledelsen og styremedlemmer og aksjonærer. Organisasjonsstrukturen bør tydelig angi hvordan disse toppledelsesgruppene vil delta i ledelsen av selskapet og øve kontroll over funksjonen.