Korrespondanseavdeling: Sammensetning og arrangement

Les denne artikkelen for å lære om korrespondanseavdeling. Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Sammensetning av Korrespondanseavdeling 2. Arrangement av Korrespondanseavdeling.

Sammensetning av korrespondanseavdeling:

Korrespondanseavdelingen består av et stort antall ansatte ledet av sekretæren.

(1) Det kan være kvalifiserte og erfarne korrespondentskollegier for å bistå de ulike ledere i prosessen med å utarbeide og standardisere bokstavene. I enkelte kontorer gjør avdelingshoderne selv dikteringene og utarbeider utkastene.

Sekretæren selv dikterer de viktige brevene knyttet til ulike avdelinger. Noen bokstaver krever spesiell stil og språk, og må kanskje inneholde noen tekniske eller juridiske vilkår eller vilkår som brukes i en bestemt handelslinje.

Korrespondanseklasser som har erfaring i en bestemt linje kan være til stor hjelp. Gode bøker om brevskriving er imidlertid tilgjengelige i markedet for å dispensere med korrespondanse-kontorets tjenester.

(2) Foruten korrespondanseklassene kan det være en stor kraft av typografer og stenografer (eller stenotypister) som må ta dikter i kort hånd og å transkribe dem i lang hånd. Det er så mange typer maskiner som brukes i prosessmaskinen, dupliseringsmaskinen (av forskjellige typer og modeller), dicta-telefon, steno-maskin, etc. Ferdige operatører er ansatt for å betjene maskiner.

(3) Neste kommer seksjonen til å håndtere inn- og utover-posten. Dette er relativt en liten del som består av to til fem kontorist og en veileder. Kontor peons eller bærere er der for å hjelpe delen på tidspunktet for distribusjon eller på tidspunktet for å bringe post fra og transportere til postkontoret eller for å legge ut posten eller for å bære bokstaver direkte under meldingssystemet.

Arrangement av korrespondanseavdeling:

Arrangementet omfatter arrangement av avdelingspersonell så vel som maskinens. Her kan prinsipp om sentralisering eller desentralisering følges. Når brevene er diktert eller utarbeidet av avdelingshofer, er det et tilfelle av desentralisering. På den annen side, hvis alle bokstavene først og fremst er utarbeidet av korrespondentens kontorist, er det sentralisering.

Igjen, hvis hver avdeling har sin egen skrivemaskin eller skrivemaskiner og typene, er det et tilfelle av desentralisering. Hvis det er et sentralt typistbasseng, kalles det sentralisering. Dupliserende arbeid gjøres imidlertid vanligvis på en sentralisert måte. Både sentralisering og desentralisering har sine fordeler og ulemper.

Typists 'Pool:

Det betyr at alle typografene og stenografene går inn i en gruppe eller et basseng og sitter sammen på et bestemt sted. Det er et praktisk sted på kontoret som er lett tilgjengelig fra forskjellige sider. Vanligvis er det et rom som er adskilt fra det generelle kontoret, og er bygget av lydisolerte vegger som glassvegger eller vegger belagt med litt glimmerblanding.

Typistene okkuperer sitt sete foran skrivemaskinen. I henhold til kravene fra ulike avdelinger skriver de bokstavene. Når noen diktat må gis av noen utøvende, kaller han en stenograf. Enhver stenograf, som er ledig, vil delta på ham.

Etter å ha tatt diktatet vil han gi det for transkripsjon til den typisten som er ledig. Det er veileder for seksjonen for å distribuere arbeidet blant stenografer og typistene. Typene kan også skrive ut diktater registrert av dicta-telefon, en etter en.

Under et multi-bank dicta-telefonsystem kan enhver plate bli hørt og skrevet ut av en hvilken som helst maskinist på rotasjonsbasis. Hvis eksisterende ansatte ikke kan takle arbeidstrykket, er det gitt ekstra midlertidige avtaler.

Fordeler:

(a) Det er mer eller mindre jevn fordeling av arbeidet: belastning blant stenografene og typene,

(b) "Poolen" er segregert, hverken støyen som forårsaket av maskinene forstyrrer det generelle kontoret, og heller ikke typene blir forstyrret av støy fra det generelle kontor,

(c) Det er økonomisk fordi mindre antall stenografer og maskinskrivere kan utføre arbeidet. Mer antall hender er nødvendig hvis hver avdeling hadde sin egen stenograf og maskinskriver. Dette er veldig viktig.

ulemper:

(a) Alle typer skrivearbeid kan ikke sentraliseres. Enkelte dikteringer og skrivearbeid krever tekniske egenskaper som kun kan håndteres av eksperter, festet til bestemte avdelinger som håndterer de tekniske oppgavene.

(b) Noen ledere foretrekker å ha egne steno-typister som kan følge hans intonasjoner eller uttalelser riktig og raskt. Høytstående ledere har imidlertid deres private sekretærer for formålet. Ledelsen kan også vente til hans favoritt-stenograf er tilgjengelig ut av bassenget,

(d) Bare store bekymringer har råd til å ha et slikt "basseng".

Hva er fordelene med "pool" -systemet, er ulempene med avdelingssystemet og vice versa.