Costing System: Kjennetegn, Installasjon og Vanskeligheter

Les denne artikkelen for å lære om egenskapene til et ideelt kostnadssystem, dets installasjon, vanskeligheter og trinn for å overvinne det.

Kjennetegn ved et ideelt kostnadssystem:

Et ideelt system for kostnadsberegning er det som oppnår målene for et kostnadssystem og gir alle fordelene med å koste til virksomheten. Følgende er de viktigste egenskapene som et ideelt kostnadssystem burde ha eller de punkter som bør tas i betraktning før du installerer et kostnadssystem.

(i) Egnethet til virksomheten:

Et kostnadssystem bør skreddersys, praktisk og må utarbeides i henhold til arten, betingelsene, kravene og størrelsen på virksomheten. Ethvert system som tjener virksomhetens formål og leverer nødvendig informasjon for å drive virksomheten effektivt, er et ideelt system.

(ii) Enkelhet:

Kostnadssystemet bør være enkelt og klart slik at det lett kan forstås selv av en person med gjennomsnittlig intelligens. Fakta, tall og annen informasjon som tilbys av kostnadsregnskapet, må presenteres i riktig form til rett tid til rett person for å gjøre det mer meningsfylt.

(iii) Fleksibilitet:

Kostnadssystemet må være fleksibelt slik at det kan endres i henhold til endrede forhold og omstendigheter. Systemet uten slik fleksibilitet vil bli utmattet på grunn av raske endringer i næringslivet. Dermed må systemet ha kapasitet til utvidelse eller sammentrekning uten mye forandring.

(iv) Økonomisk:

Et kostnadssystem er som andre økonomiske varer. Det koster penger akkurat som økonomiske varer. Hvis systemet er for dyrt, kan ledelsen være uvillig til å betale ettersom kjøpere ikke er villige til å betale for varene dersom disse er dyre i forhold til bruken. Et kostnadssystem bør ikke være dyrt og må tilpasses i forhold til virksomhetens økonomiske kapasitet.

Fordelene som kommer fra systemet må være mer enn kostnadene da ledelsen vil være villig til å installere systemet når det oppfattes at forventede fordeler overstiger forventede kostnader. Kort sagt, systemet må være økonomisk med tanke på bedriftens krav. Kostnaden for å installere og betjene systemet bør rettferdiggjøre resultatene.

(v) Sammenligning:

Kostnadssystemet må være slik at det kan gi fakta og tall som er nødvendige for ledelsen for å vurdere ytelsen ved å sammenligne den med tidligere tall eller tall for andre bekymringer eller mot bransjen som helhet eller annen avdeling med samme bekymring.

(vi) Mulighet til å presentere informasjon på ønsket tidspunkt:

Systemet må gi nøyaktig og rettidig informasjon slik at det kan være nyttig for ledelsen for å ta beslutninger og egnet handling med sikte på kostnadskontroll.

(vii) Nødvendig samarbeid og deltakelse av ledere fra ulike avdelinger av bekymringen er avgjørende for utvikling av et godt system for kostnadsregnskap. Videre bør ledelsen ha tro på kostnadssystemet og bør også gi en hjelpende hånd for utvikling og suksess.

(viii) Kostnadssystemet bør ikke ofre verktøyet ved å innføre omhyggelige og unødvendige detaljer.

(ix) Et nøye utfaset program skal utarbeides ved hjelp av nettverksanalyse for innføring av systemet.

(x) Minimumsendringer i eksisterende oppsett:

Det eksisterende system for delegering og fordeling av autoritet og ansvar må ikke forstyrres med kostnadssystemet. Systemet skal så langt som mulig være slik at det minst kan forstyrre eksisterende organisasjonsoppsett.

(xi) Formenes enhetlighet:

Alle former og proformer mm som er nødvendige for systemet, skal være ensartede i størrelse og kvalitet på papir. Høyere effektivitet kan oppnås ved å bruke farge på papiret for å skille forskjellige former. Trykte skjemaer skal inneholde instruksjoner om bruk og avhending. Skjemaer skal være hensiktsmessig utformet for innsamling og formidling av kostnadsdata.

(xii) Minimumsarbeid:

Fylling av skjemaene av forarbeidere og arbeidstakere bør involvere så lite arbeid som mulig, ettersom de fleste arbeidstakere ikke er velutdannet. For å sikre pålitelig statistikk, bør alle opprinnelige oppføringer støttes av undersøkers underskrifter.

(xiii) Effektivt system for materialkontroll:

Det bør være et effektivt system med butikker og lagerkontroll som materialer som regel utgjør en større andel av den totale kostnaden. En god metode for prismateriale utstedt til produksjon bør følges.

(xiv) Tilstrekkelig lønnsprosedyre:

Det bør være en veldefinert lønnsprosedyre for registrering av arbeidstid for arbeidstakere på forskjellige jobber, for å forberede lønnsarkene og for lønn. Dermed vil introduksjonen av veldefinert lønnsystem bidra til å kontrollere kostnadene ved arbeidskraft.

(xv) Avdelingalisering av utgifter:

En lydplan bør utarbeides for innsamling, allokering, fordeling og opptak av overhead for å fastslå kostnadene nøyaktig.

(xvi) Avstemming av kostnadsregnskap og finansregnskap:

Om mulig bør kostnadsregnskapet og finansregnskapet knyttes sammen i en integrert regnskapsordning. Hvis dette ikke er mulig, bør systemene være så uttalt at de to settene av kontoer er i stand til lett avstemming.

(xvii) Eksterne faktorer:

Installasjonen av et kostnadssystem er hovedsakelig avhengig av interne faktorer i et firma, men eksterne faktorer kan også påvirke systemets struktur. Eksempelvis er kostnadsregnskapsregler som gjelder for enkelte næringer som meldt av sentralregjeringen, at visse kostnadsinformasjon skal utvikles og inkludert i regnskapsbokene. Derfor bør et ideelt kostnadssystem ta vare på både interne og eksterne faktorer.

(xviii) Kostnadskonsulentens plikter og ansvar:

Under et godt system for kostnadsregnskap skal oppgavene og ansvarene til kostnadsregnskapsføreren være klart definert. Kostnadsregnskapsføreren skal ha tilgang til alle verk og avdelinger.

Til slutt er primærkriteriet for et ideelt kostnadssystem: Hvor godt hjelper det med å oppnå ledelsesmål i forhold til kostnadene?

Installasjon av et kostnadssystem:

De grunnleggende faktorene som en kostnadsregnskapsfører bør vurdere når man innfører et system for kostnadsberegning er:

(i) Den eksisterende organisasjonen skal forstyrres så lite som mulig.

(ii) Systemet skal ha en gradvis og jevn introduksjon.

(iii) Mens overutarbeidelse av poster bør unngås, ville det være falsk økonomi å beskjære ut nødvendigheter og svekke effektiviteten.

Trinn for installasjon:

Trinnene som skal tas ved å installere et kostnadssystem, er gitt nedenfor:

1. Målsetting å oppnås gjennom kostnadssystemet:

Kostnadssystemet vil være enkelt hvis målet bare er å fastslå kostnadene, men det må være uttalt hvis målet er å ha informasjon som vil hjelpe ledelsen i å utøve kontroll og ta beslutninger.

2. Studere den eksisterende organisasjonen og rutinen:

I denne sammenhengen er poengene som skal nevnes: virksomhetens art og operasjon eller prosess videreført, omfanget av ansvar og autoritet knyttet til de ulike funksjonærene, fabrikkens utforming med særlig henvisning til produksjonsavdelingene, metoder for å håndtere materialutslipp, system for tidsregistrering og metoder for beregning og betaling av lønn, systemet for utstedelse av ordrer for produksjon til fabrikken og mengden faste, semi- variable og variable kostnader.

3. Bestemme strukturen til kostnadsregnskapet:

Hvilket system for kostnadsregnskap er egnet og omfanget av detaljer som kreves, kan avgjøres etter en grundig studie av produksjonsprosessen og deres tilleggstjenester. Strukturen av kostnadsregnskapet bør følge den naturlige produksjonslinjen; sekvensen kan være enkel, analytisk eller syntetisk. Utformingen av systemet skal være slik at det oppnås en gradvis oppbygging av kostnaden ved hvert signifikant produksjonsstadium når produktet fortsetter å fullføres.

4. Fastsettelse av kostprisene:

Dette innebærer en grundig undersøkelse av fabrikkbetingelser og avgjørelser om kostnadsklassifisering i direkte og indirekte gruppering av indirekte kostnader til produksjon, salg, administrasjon etc., behandling av avfall av alle slag, metoder for prisproblemer, metoder for gjenopprette overheads og beregning av overhead priser. En komplett kostnadsregnskapskode bør utarbeides slik at utgiftene raskt kan klassifiseres på kontoret med hensyn til både kilde og årsak.

5. Introduksjon av systemet:

Ingen kostnadssystem kan forventes å fungere effektivt med mindre samarbeid fra alle tjenestemenn kan oppnås. Før systemet trer i kraft, bør systemets implikasjoner forklares for alle som angir fordelene som vil tilfalle hver og til virksomheten som helhet.

Men komplett systemet er, det bør kun innføres i etapper og eksisterende rutiner og rutiner bør utnyttes med mindre det er gode grunner til å erstatte dem. For eksempel kan man starte med butikkene ved å introdusere riktige kontoer for kvitteringer og utstedelser, åpning av bin-kort, butikkbokser etc.

6. Organisering av kostnadskontoret:

Det er alltid bedre at kosterkontoret ligger ved siden av fabrikken, slik at forsinkelse i å dirigere dokumenter eller for å rydde opp uoverensstemmelser og tvil, unngås. Kostnadspersonalet må ha lov til å få tilgang til arbeidene dersom de skal utføre sine oppgaver riktig.

Størrelsen på personalet vil avhenge av volumet av arbeidet som er involvert. En kostnadsorganisasjon er ikke verdt sin eksistens hvis den ikke kan presentere figurer med fart og nøyaktighet og observere enkelhet i presentasjonen av resultater.

Pliktene til kostnadskontoret faller inn i følgende områder:

(i) Lagre kontoer:

Innlevering av materialkvitteringer og butikkproblemer i butikkbokser, forbereder materialabstrakt.

(ii) Arbeidsregnskap:

Evaluering av tidsskrifter, jobbkort etc., forberede arbeidsabstrakt. I noen tilfeller utarbeidelse av faktiske lønningsruller.

(iii) Kostnadskontoer:

Postering av alle kostnadsregnskap om jobb- eller prosess- eller tjenestekontoer.

(iv) Kostnadskontroll:

Postering av kostnadskontrollkontoer fra data levert fra seksjoner (i) til (ii) ovenfor.

Utarbeidelse av spesiell statistisk og annen informasjon til ledelsen for gjennomføring av spesiell undersøkelse og utarbeidelse av periodiske handelsrapporter.

7. Forholdet til kostnadskontoret til andre avdelinger:

Kostnadsavdelingen skal fungere uavhengig, kostnadsregnskapsføreren blir direkte ansvarlig for daglig leder eller administrerende direktør. Kostesystemet bør utformes for å betjene ledelsen på alle nivåer.

Kostnadsregnskapsføreren bør derfor utforme hele sitt system med poster og rapporter mv. Med dette formål i sikte. Han må kjenne og forstå problemene som står overfor i produksjonsprosessen, og forsøke å oversette dem til økonomiske konsekvenser slik at riktig beslutning kan tas.

8. autoritet og ansvar:

Myndighet og ansvar burde være klart definert hvis kostnadssystemet skal lykkes. Det bør ikke være tvetydighet, alt skal være klart.

For å oppsummere bør et kostnadssystem perfeksjoneres på en måte som gjør det mulig å beregne salgsprisen. gi midler til verdsettelse av varebeholdninger hjelpemiddel i kontroll og styring av et selskap, måle effektiviteten til menn, materialer og maskiner, identifisere avfall samlet opp etter kostnadskoder for å bane vei for kostnadsreduksjon, muliggjør sammenligning mellom firmaer, gi data for prising og policyavgjørelse og danner grunnlag for utarbeidelsen av en rekke analytiske rapporter.

Praktiske vanskeligheter ved å installere et kostnadssystem:

Praktiske vanskeligheter, bortsett fra tekniske kostnadsproblemer som en regnskapsfører må møte når man installerer et kostnadssystem, er:

1. Manglende støtte fra toppledelsen:

I de fleste tilfeller er kostnadsregnskapssystemet introdusert uten støtte fra toppledelsen i alle funksjonelle områder. Selv administrerende direktør eller leder innfører ofte slikt system uten å konsultere avdelingshoder. Avdelingsledere behandler det som en forstyrrelse i deres arbeid av personer som er involvert i et kostnadssystem. Dermed skaper det frykt i de avdelingsledere som de behandler systemet som en enhet for å kontrollere deres aktiviteter.

2. Motstand fra eksisterende regnskapsansatte:

Når et nytt system innføres, er motstand naturlig, da eksisterende ansatte kan føle at de mister deres betydning og kan være usikre på deres posisjon i organisasjonen.

3. Ikke-samarbeid på andre nivåer av organisasjonen:

Arbeidsgivere, veiledere og annet personale kan også forstyrre det ekstra papirarbeidet som kan oppstå på grunn av innføring av kostnadssystem og kan ikke samarbeide med andre avdelinger ved å gi den informasjonen som er absolutt nødvendig for en jevn og effektiv arbeid av et regnskapssystem .

4. Mangel på trent personale:

Det kan være mangel på kostnadsregnskapsførere å håndtere arbeidet med kostnadsanalyse, kostnadsstyring og kostnadsreduksjon. Kostnadsavdelingenes arbeid kan ikke håndteres uten tilgjengeligheten av opplært personale.

5. Sterk kostnad ved drift av systemet:

Kostnaden ved å betjene et system kan være tung, med mindre kostnadssystemet er riktig utformet i henhold til kravene i hvert tilfelle spesielt. Systemet kan være i stand til å gi informasjon som kreves av alle ledelsesnivåer. Det kan innebære ekstra papirarbeid. Dermed vil driftskostnaden for systemet være tung.

Fremgangsmåte for å overvinne praktiske vanskeligheter:

For å overvinne de ovennevnte vanskeligheter foreslås følgende trinn:

1. Støtte fra toppledelsen:

Før installasjon eller drift av et kostnadssystem, må det være fast forpliktelse til systemet fra toppledelsens side. Dette vil skape kostnadsbevissthet og interesse for kostnadsforbedringer blant teknisk, produksjon og toppledelse.

2. Utility of System til eksisterende stab :

Den eksisterende regnskapsføreren bør være imponert over behovet for å supplere det eksisterende finansielle regnskapssystemet. Det vil utvide stillingen til en regnskapsfører og vil skape nye muligheter for regnskapsansatte.

3. Arbeidernes tillit til samarbeid:

De ulike medarbeiderne må være godt utdannet angående fordelene som kan fås fra et slikt system. Arbeidernes tillit bør oppnås i systemet for å få sitt samarbeid før det tas skritt for å sette systemet i praksis.

4. Opplæring av eksisterende regnskapsansatte:

Den eksisterende staben som jobber i regnskapsavdelingen må være riktig, trent i kostnadsmetoder og teknikker ved hjelp av Institutt for kostnads- og arbeidskonsulenter i India, Calcutta.

5. Kostnadssystem i henhold til spesifikke krav til bekymringen:

Systemet skal installeres og drives i henhold til kravene i et bestemt tilfelle, slik at det ikke kan medføre tung kostnad på bekymringen. Det bør unngås ekstra unødvendig arbeid så langt som mulig. Systemet, når det installeres og drives, vil gi mange fordeler til bekymringen sammenlignet med kostnaden og være gunstig for bekymringen.

6. Riktig tilsyn:

Det bør være riktig tilsyn etter installasjon og kontinuerlig innsats fra kostnadsregnskapsføreren for å gjøre systemet vellykket og for å oppnå ønsket mål om kostnadsberegning, kostnadspresentasjon og kostnadskontroll.