Håndtering av utgående eller utgående post i et kontor

Les denne artikkelen for å lære om håndtering av utgående eller utgående e-post i et kontor.

Utarbeidelse av brev, meldinger, sirkulærer, etc .:

prinsipper:

Brev av forskjellige avdelinger kan utarbeides av de respektive avdelinger på diktat eller veiledning av avdelingshode. Noen "formularer" kan brukes til å opprettholde stilenes ensartethet. Eller det kan være et korrespondentskollegium som skal forberede bokstavene på retningslinjene eller poengene gitt av de berørte avdelingshofer.

Sekretæren har overordnet kontroll over korrespondentene.

Merknader eller rundskrivinger kan utarbeides av ulike avdelinger, som markedsavdelingen for kunder, agenter eller forhandlere. Det samme gjelder prislister eller kataloger. Annonsematerialer kan utarbeides av publisitetsavdelingen, hvis noen, eller bekymringen kan avhenge av et reklamebyråhus i denne forbindelse.

Den øverste ledelsen skal ha kontroll over alle disse materialene når de reflekterer organisasjonens retningslinjer.

Meldinger, rundskrivelser, rapporter, etc. må sendes til medlemmene dersom organisasjonen, uansett om handel eller ikke-handel, er en forening. Slike ting utarbeides av sekretæren på grunn av sin autoritet og spesialiserte kunnskaper. Det er også lovbestemte regler og skjemaer. Dermed må ulike prinsipper følges med hensyn til utarbeidelse av e-post, avhengig av e-postens tekst.

Det vanligste utvalget av utgående mail er et brev. Et brev kan være igjen av to typer. Enten er det et originalt brev sendt av en avsender til en adressat utelukkende, eller det kan være et svar fra en adressat til et brev mottatt av ham fra en avsender. I sistnevnte tilfelle vil utformingen av svarbrevet svare til mottatt brev.

Fremgangsmåten for å forberede et brev er gitt nedenfor:

(1) Diktat og utkast:

Brevet kan dikteres av avdelingshode eller han kan angi retningslinjer og poeng på grunnlag av hvilken korrespondentskonsulenten skal utgjøre brevet. De brevene som involverer politiske saker er diktert av daglig leder eller sekretær eller til og med av mennesker på toppnivå, som administrerende direktør for et selskap.

Personlige brev av viktige personer kan bli utarbeidet av deres private sekretærer som har kompetanse til å gjøre det. Når et brev er diktert, tar stenografen ned notene i kort hånd og transkriberer den deretter til lang hånd på en skrivemaskin. Dette kalles et utkast. Utkastet kan utarbeides av korrespondentskonsulenten direkte eller av den private sekretæren.

Diktat kan gis på mange måter:

(a) Direkte til stenografen;

(b) Gjennom en dicta-telefon maskin hvor den er registrert og deretter hørt av typisten for å skrive ut;

En øverste leder dikterer ofte en rekke bokstaver om gangen, helst tidlig på kontortiden, og deretter skriver de steno-typistene dem serievis en etter en. Når det er et stenografisk basseng, blir en av de stenografer som nå er tilgjengelige, kalt av den utøvende som tar dikteringen. Det kan være avdelings stenografer og maskinskrivere i stedet for et sentralisert basseng.

(2) Korreksjon og endelig typing:

Utkastet blir presentert for den personen som dikterte det eller under hvis retning eller veiledning det er utarbeidet. Han vil gå over det og kan gjøre noen korreksjoner for forbedring. Utkastet kan sendes til noen andre ledere for deres forslag, om noen, eller for tillegg. For eksempler kan det hende at noen tall må legges til av avdelingskontoret til et utkast utarbeidet på markedsføringsdirektørens diktat.

Nå blir saken sendt for endelig skriving eller duplisering, alt etter tilfellet. I sistnevnte tilfelle må en dupliseringsmaskin bli brukt. Sammen med den endelige skrivingen av teksten i brevet, kan det hende at kopier av andre dokumenter for innkapsling må skrives. To til fem eksemplarer må kanskje skrives avhengig av antall avdelinger eller enkeltpersoner som er opptatt av brevet.

Konvoluttene, pakkene, etc. som skal brukes til forsendelse, skal skrives ut samtidig. Hvis "vinduet konvolutt" er brukt, er det ikke nødvendig å skrive på konvolutten. Konvolutten har en kutt ut slik at den innvendige adressen som er skrevet på selve brevet, kan ses. (Riktig folding av brevet er imidlertid nødvendig). Det er ikke nødvendig å skrive inn adressen hvis adressemaskinen brukes.

(3) Signatur:

Dette er en viktig operasjon fordi verdifulle bokstaver må signeres av personer som har fullmakt til å signere. Sekretæren har fullmakt til å signere brev på vegne av organisasjonen. En junior offiser kan signere "for" sin overordnede hvis han er så autorisert. Form brev "er generelt signert av junior offiserer.

En privat sekretær kan signere på vegne av sjefen sin. Brev med juridisk implikasjon er signert av personer på øverste nivå av myndighet eller av sekretæren som har fullmakt.

Slike brev må kanskje behandles gjennom juridisk avdeling, om noen, eller gjennom juridisk rådgiver. Sekretæren selv er kompetent nok til formålet. Undertegneren tegner på den opprinnelige kopien i sin helhet og kan sette hans initialer på kontoret eller avdelingen. Signaturen må gjøres tydelig (helst med blekk) og leselig.

Den skal ledsages av signaturens betegnelse. Ingen signatur kreves på duplikatkopien av teksten, men under den vedlagte sendingsnotatet, hvis duplikatkopien skal sendes til en annen person som referanse.

Hvis det er en sirkulær eller noen form for brev som må dupliseres og sendes til en rekke personer, må brevet eller sirkulæret eller varselet skrives på stencilpapir og signaturen vil bli laget av en pennpenne. I noen bekymringer er det en spesialforvalter eller en veileder for korrespondanseavdelingen som sjekker hvert brev i sitt siste stadium, initialer på det og får det til å passere.

(4) Henvisning:

Hvert brev må ha et referansenummer som er symbolsk og fungerer som kode. Fra kodes indre betydning kan kjennetegnene til et brev være kjent. Det forventes at adressaten, mens han svarer på brevet, skal referere til dette referansenummeret. Referansenummeret kan stilles av avdelingen for å gjøre det meningsfullt.

Igjen, kan referansenummer legges til av forsendelseslederen ved tidspunktet for forsendelse, men det nummeret er ikke annet enn serienummeret for forsendelsen. Dette er ikke vitenskapelig. I store bekymringer tilføyes symbolsk referansenummer på tidspunktet for utarbeidelsen av brevet, og i tillegg sendes et serienummer på forsendelsen av forsendelsen. Dette er en komplett prosedyre.

utkjøring:

Betydning:

Mail må nå de riktige adressatene innen rimelig tid. Levering har stor betydning på grunn av følgende årsaker: Det kan være kommersielle eller juridiske komplikasjoner, klager kan oppstå, omdømme kan være på spill, forventet respons kan ikke være kommende, og selv økonomisk tap må måtte pådras hvis det foreligger uregelmessighet eller unøyaktighet i prosessen.

Det er en sentral Leveringsavdeling for å utføre operasjonene. En dødlinje er fast, det vil si en sluttid er fast, si 4-15 pm, hvorpå ingen epost vil bli mottatt av seksjonen for innlegging på den dagen.

Fremgangsmåten for sending av post er gitt nedenfor:

(1) Sortering:

Sammen med et brev sendes det noen hyppige bilag, inkludert sjekker, utkast, postordre, regninger, kopier av andre bokstaver eller utsagn mv. Noen ganger består en sirkel av flere syklostylede sider. En melding ledsages av rapporter.

Alle disse relaterte papirene må samles eller samles og sammenføyes ved å stiftes eller ved hjelp av pinner, klistremerker, koder etc. Collating må gjøres svært nøye og se på at det ikke går glipp av noe kabinett eller hvis det er sider, er de montert serielt. For å sortere et stort bord er requited og en stiftemaskin. En sorteringsmaskin kan brukes.

(2) Folding:

Den neste operasjonen er folding. Folding av papirer er en kunst. Det må gjøres på en ryddig måte. Ved innlandsbrev må folding gjøres i henhold til gitt retning. Hvis vinduet konvolutt er brukt, må folding gjøres på en slik måte at den inntatte adressen er synlig.

I en stor bekymring brukes foldemaskin som kan brette brev med høy hastighet og på en jevn måte. Etter folde skal papirene settes inn i konvoluttene, hvis det er noe. En rekke brev skrevet til samme parti fra ulike avdelinger kan settes inn sammen.

(3) Adresse skriving:

I mange kontorer er systemet at forsendelseslederen skal skrive adressen. Det er ikke et godt system. Det er ønskelig at typisten ved skriving av brevet også skriver inn adressen. Men forsendelseslederen kan bruke adressografmaskinen.

Denne maskinen er nyttig når kommunikasjon må gjøres ofte til enkelte faste adressater. For eksempel sirkularer eller merknader til medlemmer av en forening, elektriske eller telefonregninger til abonnentene, etc.

(4) Tetning og stempling:

Konvoluttene må forsegles, som er et monotont arbeid. Store kontorer bruker tetningsmaskiner til formålet. Alle konvolutter må kanskje ikke forsegles. For eksempel bokstaver sendt med 'bokpost'. Den neste operasjonen er stempling.

Stamping eller festing av frimerker er en annen kjedelig, skitten og risikabel drift. Det er skittent fordi man må bruke tyggegummi som er klebrig. Det er risikabelt fordi det kan være pilferage av frimerker. En postbok kan opprettholdes som en forutgående kontantbok.

Forsendelseskonsulenten får et belønningsbeløp for å kjøpe frimerker som han må konsumere ved å holde oversikt over antall brev som sendes og tilsvarende frimerker som forbrukes. Frimerker av forskjellig verdi må fastsettes på post av forskjellig vekt og de ulike typer posttjenester som nytes. For eksempel, vanlig post, bokpost, under sertifikat for innlegging, registrert innlegg og forsikret innlegg.

Det er foretrukket at en postveiledningsbok holdes på kontoret for klar referanse. En frankeringsmaskin kan brukes til å overvinne alle vanskeligheter med manuell fiksering av frimerker. Pilferage kan kontrolleres helt av denne maskinen. Alle typer post krever ikke stempling, for eksempel brev sendt av budbringere. Oppføringer er laget i peonboken.

(5) Opptak:

Når alle ovennevnte operasjoner er over, er posten faktisk klar for forsendelse. De fleste bekymringer opprettholder et "Outwards Mail Register" eller "Dispatch Register" for formålet. Den består av flere kolonner som gir fulle opplysninger om utgående post.

Forsendelseskonsulenten skal fylle ut opplysninger om hver forsendelsesartikkel og skal legge inn sine initialer i venstre hjørne av artikkelen sendt ut. Noen ganger er et gummistempel med navnet på forsendelsesdelen festet som initialene er laget av forsendelseslederen. Dette er mer vanlig i regjeringens avdelinger.

(6) Publisering:

Nå skal posten bli lagt ut. Hvis posten er: å bli sendt av messenger, er innlegget ikke nødvendig. Budbringeren vil bære artiklene og nå dem direkte til adressatene mot bekreftelse signert i peonboken. Dette er bare mulig for lokal kommunikasjon. Ellers må posten bli lagt ut.

Artikklene kan bli droppet i postboksen. De registrerte artiklene eller brevene som skal legges inn under sertifikat for innlevering, må føres til Posten direkte for registrering og registrering. Et kontor kan opprettholde en postbag hvor alle utgående postene kan flyttes til postkontoret, flere ganger om dagen.

Postvesker er låst, og det er ingen sjanse for å gå glipp av noen postartikkel. Noen presserende brev må kanskje sendes direkte i RMS-rommet som er festet til et bestemt tog. Det kan være et vanlig tidsbord for et kontor som angir når e-post skal transporteres for innlegging. 'Posting' er ikke nødvendig under kurertjenesten.