Administrere Office Systems (6 måter)

Noen av måtene å administrere kontorsystemer er som følger: 1. Ledelse ved deltagelse 2. Ledelse ved kontroll av kontanter bok 3. Styring av kontroll av kontanter / småkasser 4. Styring av kontroll for maskin, poner etc. 5. Ledelse av Kontroll av Office Stationery 6. Administrasjon av Control gjennom Office Movement Registers.

Administrere et kontorsystem # 1. Ledelse ved å delta:

Det er det første prinsippet om et hvilket som helst kontor som skal følges av en leder. Det er svært viktig for enhver kontorleder å styre kontoret ved å opprettholde en streng plan for deltagelse.

Hver ansatt skal inn på kontoret minst 15 minutter før kontoret starter. De bør signere kontorregisteret.

Etter at tidsplanen er over, bør registeret tas bort av Office Manager. Dette er en grunnleggende regel. Deretter burde han i det minste bare tillate en nåde på 15 minutter for sine latecomers å registrere registret.

Hvis noen medarbeider kommer opp sent, selv etter graceperioden på 15 minutter, bør Kontorleder markere ham fraværende, og justere denne fraværet mot hans uformelle permisjon, hvis det er på hans konto, eller be den ansatte om å gå tilbake til huset hans som han blir merket fraværende for dagen. Det er igjen en regel på 3 dvs. tre fravær i en måned for å være forsinket til kontoret blir omgjort til en permisjon uten lønn ved slutten av måneden, bør kontorleder informere HO om det.

Administrere et kontorsystem # 2. Ledelse ved kontroll av kontobok:

Kontorlederen får i alle kontorer kontanter og kontanter til å kjøre og kontrollere kontoret. Kontantboken må vedlikeholdes av regnskapsføreren som arbeider under kontorsjefen, og kontanter av kasserer. På enkelte kontorer opprettholdes småbeholdningen av kasserer, og regnskapet vedlikeholdes av revisor.

Det blir kontoransvarets plikt å sjekke utløpet av kontanter og innstrømning av kontanter, sjekker og etterspørselsutkast. Kontoradministratoren bør sjekke kupongene daglig og nøyaktig om alle transaksjonene som foregår på kontoret på daglig basis.

Han bør kun motregne kupongen hvis oppføringene er riktige, og hver kupong er attestert av regningene, slipsene, osv. Om det brukes til bestemte formål av kontoret, og fotokopiene av kontrollene eller etterspørselsforslagene dersom noe betales til Partene holdes sammen med kupongen.

Han bør sørge for at kontantboken oppdateres hver dag, på daglig basis for transaksjonen, og skal sørge for at balansen i kontanterboken teller med pengene i pengeboksen. Når det er gjort, bør han spørre regnskapsføreren for å sette sin signatur på kontanterboken først, og da skal han signere den under kontorstetningen.

Administrere et kontorsystem # 3. Ledelse ved kontroll av kontanter / småpenger:

Hver dag til å begynne med, bør kontorleder først ringe til regnskapsfører og småkasseforsikringskonsulent, kjent som kassereren. Modusen for å sjekke kontantboken og verifisere den er illustrert som ovenfor. Igjen bør han finne ut hva beløpet er igjen i kontantboken når det gjelder kontanter. Når han vet det, bør han verifisere seg ved å telle penger.

Han burde be bankmannen sin å skrive i et stykke papir om kontantbetegnelsen, når det gjelder rupee og paisa, og sertifisere den, legg signaturen på den, under kontorsalget og -stemplet. Dette han burde gjøre for alle dager om et år. Dette vil unngå funksjonsfeil i systemet på kontoret.

Administrere et kontorsystem # 4. Ledelse av kontroll for maskin, poner osv .:

I dag har det blitt observert i mange kontorer at personellet kaster bort mye tid og penger ved unødig å kaste bort tid på telefoner og tilbringer mye penger på STD-telefonene. På samme måte har det blitt observert at en stor mengde penger er unødvendig brukt og bortkastet ved å sende meldinger via faksmaskin, og i noen tilfeller spares mye penger på Xerox / fotokopiene etc.

Det er også observert at enkelte mennesker bruker disse kontorinstrumentene til eget bruk og debet det samme til kontoret. En intelligent Office Manager bør opprettholde et register over slike meldinger som sendes via faks eller telefonsamtaler laget spesielt av STD. Et eksempel på registrert register er illustrert:

Erklæring om faksmelding sendt via Office:

På samme måte kan en plate på samme måte som bruk av telefonen for STD opprettholdes. En illustrasjon vises:

Nå, i denne metoden, når regningene for betalinger sendes av den respektive avdeling for betaling av telefonregninger, for maskiner regninger for å sende massasje, kan en kontrontak gjøres før du fjerner regningene etc.

Administrere et kontorsystem # 5. Administrasjon av kontroll av kontorpapir:

Dette er en av de flerårige problemene som ethvert kontor i landet står overfor. Det blir avgjørende og svært viktig å holde kontroll over bruken av brevpapir, samt spild av skrivesaker. I India har kontorpersonalet en skitten og skitten vane med å ta bort kontorrekvisita som papirer, skrivepapir, fotregulering, blyanter, pins, klemmer etc. til deres hjem for å gi barna sine det til å bruke dem.

Dette systemet er mer utbredt i regjeringskontorene. Ingen riktig opptegnelse opprettholdes, og i slutten av året oppdager man at det er brukt mye penger på skrivesaker.

Kontoradministratoren bør spørre en kontorist å strengt opprettholde en rekord av skrivesaker som kommer på kontoret, og debete brevpapiret til de som bruker dem på kontoret. Et register for det samme bør opprettholdes, og et register som vil fungere som en hovedbok, bør opprettholdes for å debete stasjonen til de som bruker dem.

Det samme bør kontrolleres i slutten av hver måned og tallet med de brevvarer som er på kontoret etter utløpet av måneden.

Administrere et Office System # 6. Administrering av Control gjennom Office Movement Registers:

På alle kontorer er kontorpersonalet pålagt å gå ut av kontoret for å fullføre visse offisielle arbeidsplasser og deretter gå tilbake til kontoret. En intelligent Office Manager bør alltid opprettholde et register der det skal opprettholdes rekord for bevegelsen til kontorpersonalet.

Tiden han forlater på kontoret og tidspunktet han kommer tilbake til, skal registreres på riktig måte. I slutten av måneden bør kontorleder sjekke dette fordi når kontorpersonalet presenterer sin utgift på lokal transport som skal tilbakebetales av kontoret, vil dette være nyttig for ledelsen å avgjøre den lokale transportgodtgjørelsen.