Kontorinnkvartering og miljø

Etter å ha lest denne artikkelen vil du lære om: 1. Betydning og betydning for kontorinnkvartering og miljø 2. Plassering av kontor 3. Innkvartering eller gulvplass 4. Arrangement for kontorinnkvartering 5. Gulvplass og utlegg 6. Møbler og inventar 7 . Belysning 8. Ventilasjon 9. Temperatur og fuktighet og andre detaljer.

Kontorinnkvartering og miljø # Betydning og betydning:

"Organisering består av arbeidet, folket, arbeidsplassen og forholdene". Kontorinnkvartering og miljø gir arbeidsplassen.

Den har to forskjellige aspekter:

(a) Innkvartering:

Det betyr plassen som er anskaffet eller tilgjengelig for å gjøre kontorarbeidet. Først må det være et sted eller sted der boligen er tatt. Det er mange faktorer som må tas i betraktning ved valg av plassering og innkvartering.

(b) Miljø:

Det betyr atmosfæren som hersker i boligen, som har direkte betydning for effektiviteten av kontorarbeidet.

Miljøet har igjen to aspekter:

(i) Det fysiske miljøet eller de fysiske arbeidsforholdene som er laget av belysning, ventilasjon, sanitet, etc. i den ene hånden og tilgjengeligheten av utstyr på den andre.

(ii) Det mentale miljøet eller arbeidsgiver-ansatt og overordnede underordnede forhold avgjørende for motivasjon og fredelig mental miljø. Mens det fysiske miljøet har direkte innflytelse, har det mentale miljø indirekte innflytelse på effektiviteten av kontorarbeidet. Begge typer miljø skal være gunstige. Det er så mange lovgivninger for å opprettholde slike gunstige miljøer. Sekretæren må ha kunnskap om disse.

Kontorinnkvartering og miljø # Sted:

Generelle prinsipper:

Utvalg av sted eller kontor er basert på sentraliserings- og desentraliseringsprinsipper. I alle byer finner vi et kontorlokal eller kontorområde hvor det er den største konsentrasjonen av kontorer fra ulike kommersielle organisasjoner. Vanligvis er det sentrert rundt hovedkontorbygningen til regjeringen eller retten.

Den har en historisk vekst. For eksempel finner vi i Calcutta BBD Bag (eller gamle Dalhousie Square) komplekset. Det finnes Writers 'Buildings, General Post Office, statskassen, India Reserve, High Court (og andre domstoler), New Secretarial Building, etc.

Med veksten i handel og industri og dermed større etterspørsel etter kontorboliger er det ikke lenger mulig å få plass til alle kontorene i samme område. Det er grense for horisontal utvidelse av boligen.

Den består delvis av vertikal utvidelse gjennom flerlagsbygninger. Men det er dyrt og tidkrevende å bygge slike bygninger. Det er også andre vanskeligheter. Det er press på transport på den ene siden, innkommende fra alle retninger tidlig på kontortiden og utgående til alle retninger etter avslutning av kontorer.

Det er uøkonomisk. Problemet med parkering av biler er formidabelt. Mange fler-store kontorer gir parkeringsfasiliteter i kjelleren. Men det er utilstrekkelig. Leieforholdene blir for høye. For å unngå slike vanskeligheter er det en tendens til desentralisering.

I Calcutta finner vi at kontorsbygninger er spredt opp i Chowringhee-området. Regjeringskontorene blir vidt spredt og når Beliaghata (Salgskonto), Salt Lake (Vanning Office), Alipur (Test House), etc.

Det var en tid da stedet var foretrukket i kontorkvarteret på grunn av tilgjengeligheten av transport, kommunikasjon, bank og andre anlegg. Men nå-dagene er disse fasilitetene tilgjengelige på forskjellige steder.

Individuelle hensyn:

Det spiller ingen rolle om det er sentralisering eller desentralisering, og hver organisasjon må velge sted eller sted på sitt kontor, med tanke på følgende faktorer:

(a) Tilgjengelighet av transportfasiliteter:

Transport er et primært hensyn. De ansatte, så vel som andre, må regelmessig komme til kontoret. Medlemmene av personalet må flytte til andre steder konsekvent fra kontoret for ulike aktiviteter. Enkelte kontorer gir egen transport, men det er utilstrekkelig og ikke ment for alle medarbeiderne og utenforstående.

(b) Tilgjengelighet av andre fasiliteter:

Andre fasiliteter inkluderer kommunikasjon (telefon, postkontor osv.), Bank, forsikring mv. Naturligvis har de såkalte "kontorkvarterene" mange av dem.

(c) Nærhet til nærstående handel:

Noen bekymringer må velge et nettsted for sine kontorer der kontorer med andre konkurransedyktige bekymringer ligger for bedre konkurranse eller i et område der den aktuelle handel er konsentrert. For eksempel er bokhandelen konsentrert i College Street-området i Calcutta rundt Calcutta University og andre kjente institusjoner.

(d) Nærhet til egne funksjonssentre:

Et kontor av en produksjonsproblemer kan være nær fabrikken (forutsatt at andre fasiliteter er tilgjengelige). Et import / eksportfirma vil foretrekke å ha sitt kontor i nærheten av havneområdet eller hvor lagre er tilgjengelige.

(e) Generelle hensyn:

Kontoret må være plassert i et sunt, lydløst og respektabelt område. Den må være fri for røyk og støv, smuss og skitt.

(f) Økonomisk vurdering:

Leieprisene for overnatting er ønskelige områder og andre vilkår (som betaling av forhåndsleie, selv salami) kan være utenfor rekkevidde av en organisasjon. Derfor er valget fortsatt i stor grad betinget av økonomisk vurdering. På den annen side kan det være at bolig ikke er tilgjengelig i det ønskede området på grunn av stor etterspørsel og uelastisk forsyning.

Kontorinnkvartering og miljø # Overnatting eller gulvplass:

Etter valg av nettsted kommer spørsmålet om overnatting eller plass.

Overnatting eller gulvplass har to aspekter:

Størrelse og form.

Størrelse:

Størrelsen på boligen er avhengig av to faktorer:

(a) Arten av virksomhetene i organisasjonen og

(b) Volumet av aktiviteter av det.

Hvis arten av virksomheten i organisasjonen er slik at den innebærer en rekke funksjoner, vil antall avdelinger være store og følgelig vil et større rom bli påkrevd. På den annen side, hvis det er en stor bekymring, vil dens volum av aktiviteter være stor, og hver avdeling vil derfor trenge stor innkvartering.

Tidsfaktoren:

En organisasjon forventes å vokse i størrelse.

Etter hvert som det vokser i størrelse, er flere og flere kontorinnkvartering nødvendig, og det på grunn av to grunner:

(a) Nye avdelinger legges til og

(b) Eksisterende avdelinger utvides.

Generelt må det tas hensyn til muligheten for fremtidig ekspansjon på tidspunktet for innkvarteringen. Men i begynnelsen kan ikke veldig stor plass tas som etableringskostnadene vil være høye. Selvfølgelig, når en organisasjon ekspanderer, kan den skifte til et større rom, men adressendring er ikke ønskelig, spesielt hvis det er hyppig.

Form:

Formen på boligen er en annen viktig faktor. Hvis formen er uregelmessig eller uvanlig, vil lay-out ikke være egnet og økonomisk. En rektangulær form er generelt å foretrekke. Moderne kontorsbygninger er planlagt hensiktsmessig for å ha nyttige former.

Eie:

En organisasjonens kontor kan ikke være på leid lokaler. Organisasjonen kan ha sin egen bygning. En stor bekymring bygger vanligvis sin egen bygning i henhold til egne krav, og overskuddsmuligheter kan leies ut.

En organisasjon kan ha en rekke bygninger for å utføre sine forskjellige og diversifiserte aktiviteter, med en sentral bygning for hovedkontor eller hovedkontor. Livsforsikringsselskapet er et eksempel. Leieinntekter kan være en veldig god inntektskilde for mange organisasjoner. En sosial tjeneste eller kulturell organisasjon kan bygge opp sitt senter for aktiviteter med regjeringens økonomiske bistand.

Kontorinnkvartering og miljø # Arrangement av kontorinnkvartering:

Betydning:

Når kontorinnholdet på gulvareal er ferdigstilt, må det ordnes ordentlig avtale.

Slike arrangement består av to funksjoner:

(a) Planlegging for kontoret og

(b) Utlegging av kontoret.

Hele prosessen kaller oppmerksomheten til følgende faktorer:

(a) Naturen og variasjonen av funksjoner som skal utføres,

(b) Antallet av ansatte,

(c) Kontorutstyret kreves.

Planleggingen må være vitenskapelig ferdig med å holde fast den faste og arbeidskapitalen som kreves og muligheten for fremtidig ekspansjon. Planlegging må gjøres på en slik måte, og gulvplassen må utnyttes (dvs. utforming) på en slik måte at maksimal utgang av arbeidet kan strømme med et minimum av inngang.

En skikkelig planlegging sikrer ingen sløsing med penger, tid og energi. En ordentlig utforming betyr maksimal utnyttelse av plass med minimum trengsel.

Kontorinnkvartering og miljø # Gulvplass og utlegg:

Generelle hensyn:

Først av alt må man avgjøre om layouten skal være lukket type eller åpen type. Dosertypen er den gamle stilen om kontoret består av flere rom for ulike avdelinger. Den åpne typen layout er en moderne teknikk hvor generelt kontorarbeid utføres i åpen plass så langt som mulig med kamre eller hytter for viktige ledere eller offiserer eller for konfidensielt arbeid.

Moderne kontorsbygninger er planlagt på en slik måte at åpen gulvplass er tilgjengelig, og små kamre er konstruert med lette skillevegger. Åpen type utforming gir bedre arbeidsforhold og lett tilsyn.

Tidligere var det ingen egen plan for kontorbygg. Enhver bygning ble gjort egnet for kontorarbeid. En bygning består av rom og så avdelinger er plassert i forskjellige rom. Rom tillater ikke mye lys eller ventilasjon. Videre blir tilsynet kostbart som nesten i hvert rom må en veileder være engasjert.

Spesielle hensyn:

Layout forutsetter tre ting:

(1) Plassering av avdelinger:

Kontoret er delt inn i to deler, Generelt og Privat. Generelt eller rutinemessig kontorarbeid skal utføres i et åpent rom og det private eller konfidensielle arbeidet i kamre.

(2) Allokering av rom til avdelinger:

Mengden plass som kreves av en avdeling, avhenger av arbeidsvolum, antall ansatte og utstyr som skal brukes.

(3) Klassifisering av avdelinger:

(a) Det er noen avdelinger som utenomstående er mest opptatt av som mottak og kontanter. Disse må være plassert i nærheten av inngangen. Resepsjonsrommet må ha tilstrekkelig og komfortabel sittende med lesemateriell for å passere ventetiden.

Rommet må være smakfullt innredet. En trent resepsjonist må være der (generelt er han eller hun telefonoperatør). Kontantavdelingen må være nær hånden, men godt beskyttet og sikret.

(b) Det er enkelte avdelinger som er til tjeneste for alle avdelinger, for eksempel typistikkbassenget, forsendelsesavdelingen, etc. Slike avdelinger skal være beleilig tilgjengelige for alle andre. Det kan være lydisolert rom for maskiner.

(c) Det er bare avdelinger for toppledelsen. For eksempel, styresalen der alle møter skal holdes for beslutningstaking. Det kan være et eget konferanserom for å holde seminarer og gruppediskusjoner.

(d) Det er avdelinger for ikke-offisielt formål. For eksempel, Kantinen, Rekreasjonsrommet, etc.

prinsipper:

Oppgaven med vitenskapelig og praktisk utforming er en formidabel, fordi arbeidsflyten er avhengig av den.

(1) Det må være tilstrekkelig "gangway" eller plass til bevegelse fra ett bord til et annet for enkel bevegelse.

(2) Tabellene skal være innrettet slik at de påfølgende trinnene for et fullført arbeid kan følges på en rett måte eller i en sirkel eller i en U-form, og unngår all mulig "fordobling", dvs. antall ganger på samme spor unødvendig.

(3) Så langt som mulig skal hele kontoret eller i det minste interrelaterte avdelinger være plassert i samme etasje.

(4) Det skal ikke være fysiske farer som forårsaker hindringer eller ulykker som fører til skade. For eksempel skal de skarpe hjørner av et bord ikke bli utsatt for ubehagelig eller telefon eller andre kabler skal ikke legges på bakken farlig, etc.

(5) Gulvplassen skal være fri fra skillevegger, kolonner, etc. så langt som mulig.

(6) Det må være nok plass rundt hver arbeidstaker.

Betydning:

Vikten av vitenskapelig utforming kan bedømmes av følgende grunner:

(a) Effektiviteten av arbeidet utføres i stor grad av lay-outs.

(b) Økonomi kan nytes fra riktig utnyttelse av plass.

(c) Det skal være større og bedre samtrafikk.

d) det kan være bedre utnyttelse av utstyret

(e) Arbeidsforholdene er gunstige.

(f) Det skal være bedre tilsyn og kontroll.

Kontorinnkvartering og miljø # Møbler og inventar:

Betydning:

Møbler og inventar er forskjellige ting. I henhold til Webster-ordbok betyr "møbler" "utstyr som er nødvendig, nyttig og ønskelig som bevegelige artikler som brukes til å lage et rom som er klart for belegg eller bruk".

Møbler har derfor følgende egenskaper:

(1) Det er en slags utstyr.

(2) Det er nødvendig.

(3) Det er nyttig.

(4) Det er ønskelig.

(5) Den består av bevegelige gjenstander.

(6) Det gjør plass klar til bruk.

Et kontor krever ulike typer utstyr, inkludert møbler. Kontormøbler tilfredsstiller også egenskapene til møbler. 'Fixture' betyr, ifølge samme ordbok, "noe som er fastgjort på plass som en permanent vedlegg eller en strukturell del". Vi finner inventar i form av elektriske beslag, tepper på gulvene, hyller på veggene, en liten projektor festet på bordet av en maskinskriver mens du transkriberer en mikrofilm, etc.

Fra definisjonen finner vi følgende egenskaper for 'fixture':

(1) Noe som er løst på plass.

(2) Det er permanent løst.

(3) Det kan være en del av en struktur.

Det er en stor forskjell mellom møbler og inventar. Møbler er flyttbare mens armaturet er fast. Så et kontor krever begge typer artikler-møbler og inventar. (Ordet "møbler" brukes kollektivt. Det betyr en rekke møbler. Det samme gjelder for ordet "utstyr".)

Hvorfor brukes møbler og inventar?

De brukes av forskjellige grunner:

(1) For nytten eller nytten de har.

(2) Noen inventar brukes til utseende eller kunstnerisk design. Mange typer veggdekorasjoner er laget i moderne kontorer.

(3) De gjør kontoret ser mer attraktivt ut.

(4) De gir stor appell til de ansatte, og de får dem motivert til å jobbe.

(5) Gode og verdige møbler og inventar forbedrer kontorets godvilje (og organisasjonen egentlig).

Møbler og inventar krever mye omtanke før de blir kjøpt. Det er å se hvor langt de ovennevnte grunnene er fornøyd. De har veldig nær tilknytning til lay-out.

Bruk og betydning:

Hvert kontor krever noen møbler og inventar. Møbler er uunnværlig for alle kontorer, store eller små. I moderne tid er noen møbler omgjort til inventar fordi enkelte møbler, som stativer eller hyller, selv stoler eller sittende boliger er festet til veggene.

En stor mengde penger er øremerket for møbler og inventar når planleggingen av en kontororganisasjon er planlagt. Møbler og inventar anses som eiendeler og leveres med årlige avskrivninger. Hvert år er det reparasjoner og erstatninger. Svært ofte blir total overhaling gjort gjennom renovering for å gjøre kontoret mer moderne og stilig, og også for bedre bruk.

Nye design er introdusert i markedet ved hjelp av ukonvensjonelle materialer som krever større nytte og økonomi. Maling av møbler som matcher veggens farge, gir mye eleganse og glede til kontormiljøet.

Antallet og varianter av møbler og inventar som brukes på et kontor, er avhengig av følgende faktorer:

(a) Arten og omfanget av virksomhetens virksomhet,

(b) Arealet av gulvareal utnyttet,

(c) Antall avdelinger etablert,

(d) Antall ansatte,

(e) Ønsket av ledelsen,

(f) Tilgjengeligheten av midlene og budsjettet.

Normalt brukes følgende typer møbler på et kontor:

Bord, stoler, hyller Almirahs, avføring, arkivskap, sofaer (vanligvis i mottakslokalet), forskjellige typer stativ for maskiner, tellere, arbeidsbord, safer og skap, etc. Møbler kan kjøpes fra markedet fra skaperne og møblere eller møbler kan bygges etter krav og måling. Armaturer er for det meste laget etter krav og måling. Elektriske beslag og tepper er de vanlige eksemplene.

Klassifisering av Møbler:

Møbler kan klassifiseres på grunnlag av ulike aspekter: Bruk, folk av hvem møblene skal brukes, materialer som brukes til å lage det, kvalitet etc.

Følgelig kan vi ha følgende klassifisering:

(1) Generell Møbler:

Slike møbler er ment for de generelle kontoransatte for daglig rutinearbeid. Tidligere ble slike møbler laget av tre, men moderne tendens er å bruke stålmøbler. Holdbarhet er nøkkelfaktoren for slike møbler på grunn av grov bruk.

Generelt skal skrivebordet ikke inneholde mer enn to skuffer. Stolene skal være komfortable. Høyden på bordet eller bordet og stolen skal være av vanlig standard (avhengig av den gjennomsnittlige høyden til folket i landet).

Det er bedre hvis høyden er justerbar i henhold til brukerens høyde. Overflaten på bordet eller skrivebordet avhenger av arbeidets art. En storboksholder trenger et stort område. En maskinskriver krever ikke et stort område. Standardhøyde, lengde og bredde på et skrivebord er henholdsvis 28 ", 48" og 30 ". Standard høyde og dybde på en stol er henholdsvis 17 "og 15" og minimumsavstanden mellom to armer er 19 ".

Et hesteskoformet typistabord er et moderne design slik at materialer kan holdes rundt. Bordet eller skrivebordet er fortrinnsvis dekket av rexin eller linoleum for å unngå å ødelegge toppen. Stoler kan være 'saddle-toppet' (dagens skum brukes til polstring), høyt (for tellere), roterende osv. En typestolksstol skal være uten armer for å unngå hindring av hender.

Arkiveringsholdere eller moderne arkivskap er svært vanlige for kontorbruk. Vertikale arkivskap med 4 til 6 hyller med en dybde på 26 "er vanligvis brukt. Kombinasjonskapasjer med arrangement for å holde filene, indekskortene og bøkene blir nå-dagene blitt populære.

(2) Spesielle møbler:

Spesiell type møbler er nødvendig for å gjøre spesiell type arbeid. For eksempel, et bord for bruk av en bestemt maskin.

(3) Innebygd Møbler:

En ytterligere forbedring i design av møbler er innebygde møbler som er laget i henhold til kravet samt for lagring av plass. Slike møbler kan være sammenleggbare og kan skyves inn i veggen eller et annet møbel. For eksempel, en spesiell skuff med en maskinskrives bord for å imøtekomme skrivemaskinen når arbeidet er over.

(4) Executive Møbler:

Slike møbler har spesiell betydning, og standarden skal være av høy orden som gir prestisje til kontoret. Styretrommet skal være utstyrt med slike prestisjefylte møbler. En stor organisasjon gjør innovasjon i stil og design av dets ledende møbler. Svært ofte er oppussing gjort.

Normalt er det ingen standardisering av størrelse. Men fortrinnsvis et utøvende bord skal være halvcirkulært slik at hver av en gruppe som sitter foran lederen, er like langt fra ham. Overflaten må være romslig med en glassplate for å holde forskjellige, artikler som brevpapir, telefon (det kan være flere instrumenter), diktafon, skuffer for innkommende og utgående filer, bordlampe etc. Stolene er 'saddled' og generelt revolverende. Mottakslokalet trenger også elegante og imponerende møbler.

(5) Modulære Møbler:

Dette er en revolusjonerende forandring i møbelverdenen. Modulære møbler er også kjent som systemmøbler. Hovedformålet med slike møbler er å gi større skrivebordsområde som dekker mindre gulvplass. Et sett med møbler er låst sammen med et annet sett, slik at totalrammen blir mindre. En ulempe er at kontoristene som arbeider sammen i samme ramme, kan ty til å snakke og dermed kaste bort tid.

(6) Fleksibel og Utskiftbar Møbler:

Interlocking av møbler kan gjøres på en slik måte at de kan låses opp og delene kan flyttes separat for separat bruk. Den samme basen eller sokkelen kan brukes til forskjellige møbler. Dette kalles utskiftbarhet.

Kontorinnkvartering og miljø # Belysning :

Betydning:

Kontorarbeid er hovedsakelig opptatt av lesing og skriving, og så riktig belysning er en overordnet faktor for å skape gunstige arbeidsforhold. Det må være tilstrekkelig lys, men ingen blending. Overbelysning og underbelysning er begge dårlige fordi begge forårsaker belastninger på øynene og på hjernen, og hindrer effektiviteten i arbeidet. Stammen på øynene forårsaker irritasjon og i hjernen forårsaker mental tretthet.

Riktig belysning har noen funksjoner:

(1) Den skal ikke være for sterk eller for svak.

(2) Det skal diffuseres eller spres jevnt over alle kontorlokaler.

(3) Det skal ikke skje eller blendes direkte eller indirekte.

(4) Ingen skygger skal opprettes på bordet.

(5) Lysintensiteten skal ha riktig grad i henhold til arbeidets art.

For eksempel trenger komplisert figurarbeid mer intensivt lys enn å forberede filer. Hvor mye lysintensitet er nødvendig for hva slags arbeid kan måles når det gjelder fotlys. Minimum 5 til 10 fotlys for gangveggen og maksimum 50 fotlys for regnskapsarbeid.

(6) Kostnaden for installasjon, drift og vedlikehold må være økonomisk.

Typer av belysning:

Det er generelt to typer belysning:

Naturlig og kunstig

(1) Naturlys betyr dagslyset. Det kommer an på:

(a) Stillingen av kontorbygningen. Sør- og østvendte bygninger får mer dagslys enn nordvendt. Vestvendte bygninger får godt dagslys, men lider også av mer varme om ettermiddagen.

(b) Antall vinduer. Moderne kontorbygg, laget av betongstolper, krever ikke mye hån og så mange vinduer er større. Moderne vinduer (laget av metaller og glass) gir mer naturlig lys og luft og utelukker solstråler og regnvann.

(c) Fargen på veggen. Deep distempering absorberer dagslys og reduserer lys.

(d) Antall partisjoner. For mange partisjoner hindrer lys. Åpen type kontoroppsett med lyskilde på mindre enn takhøyde gir mer lys innvendig.

(e) Arealet av gulvområdet. Hvis gulvplassen er stor, så vil områder vekk fra vinduene lider av mindre lys.

(2) kunstig lys:

Kunstig lys er like viktig med naturlig lys på et kontor, for hele kontortiden kan det ikke være uniform på naturlig lys. Arbeidet kan utføres om kvelden. Naturlig lys kan ikke være tilstrekkelig i overskyet dager. Hvis gulvområdet er stort, kan naturlig lys ikke være jevnt i alle hjørner. Ekstra lys, direkte fokusert på papirene, kan være nødvendig i tilfelle å gjøre intrikate figurer. Dette kalles individuell bordbelysning.

Derfor brukes så mye som mulig naturlig lys, supplert med kunstig lys når og når det er nødvendig. (Det kunstige lyset har ingen sikkerhet på grunn av belastningsgods. Men kontoret kan ha et eget generatorsett som er kostbart.)

Varianter av kunstig belysning:

Kunstig belysning kan gjøres på mange måter:

(1) Generell eller åpen belysning:

Tillater de elektriske lampene å henge fra taket eller feste dem på veggene, uten å bruke nyanser. Lys kommer ut fra pærene og sprer seg ut i alle retninger. De åpne lampene er synlige og kan forårsake bluss eller blend på øynene.

Hengelamper må ligge under eller på samme nivå med takvifter. Hvis lampene er over fansen, vil nyanser av blader bli opprettet på bord. For generell eller åpen type belysning, er fluorescerende rør å foretrekke for glødelamper eller pærer fordi rørene gir bedre diffusjon av lys og forårsaker mindre blending. De kan utstyres med ulike typer nyanser og alcoves eller skjermer for bedre lysdiffusjon.

Rør er også økonomiske da dagens forbruk er forholdsvis mindre, men i utgangspunktet er installasjonskostnaden høyere. Rør er kostbare og så vedlikeholdskostnaden er høy. Glødelamper kan være dekket av globale nyanser som reduserer lyset.

(2) Direkte belysning:

Under dette systemet er de hengende lamperne utstyrt med ugjennomsiktig (gjennom hvilket lys ikke passerer) nyanser på toppen av lampen. Som et resultat går ikke lys ut mot taket, men lyset er direkte fokusert nedover på bordet. Taket forblir mørkt, men gulvet lyser av slik direkte belysning.

(3) Semi-Direct Lighting:

Nyansene, som ovenfor, er av gjennomskinnelige (litt lys passerer gjennom det) typen. Som et resultat går noe lys ut fra toppen, treffer taket og reflekteres tilbake på bordet, og hoveddelen av lyset er direkte fokusert på bordet.

(4) Indirekte belysning:

Under dette systemet dekkende lamper er dekket av nyanser på bunnen som er ugjennomsiktig. Hele lyset kastes oppover til taket og reflekteres deretter tilbake på bordet. Både tak og gulv er opplyst. Men lysintensiteten på gulvet er svak.

(5) Semi-indirekte belysning:

Nyansene, som ovenfor, er av gjennomsiktig type. Som et resultat går litt lys gjennom skyggen nedover til bordet, men hoveddelen av lyset beveger seg oppover til taket og reflekteres tilbake på bordet. Lysintensiteten på gulvet er sterkere.

(6) Skjult belysning:

Lampene, enten pærer eller rør, er skjult og kan ikke ses, men lysstrålene kommer ut for å lyse. Det forårsaker mykt lys og passer i showhus eller restauranter og ikke i kontoret som sådan.

Beste belysning:

Det er vanskelig å si hva som skal være den beste typen belysning. På samme kontor brukes ulike typer belysning for ulike typer arbeid og på forskjellige områder. Mengden lys avhenger også av antall ansatte. Det er behov for mer lys for den avdelingen som har flere ansatte. En slags belysning blir ofte supplert av en annen.

Vinduene er supplert med himmellys, naturlig belysning ved kunstig belysning, generell belysning av individuell skrivebordslampe. Lysstyrken justeres ved å bruke farger på veggene (holder taket hvit for bedre refleksjon) og forskjellige typer lamper eller nyanser. Når avsmussing av vegger er laget, må man huske på at fargen ikke skal være slik som absorberer lys og tillater ikke refleksjon. Myke og kule farger er å foretrekke.

Kontor overnatting og miljø # Ventilasjon:

Betydning:

Ventilasjon er en toveis trafikk. Det betyr at en kontinuerlig strømmer i frisk luft og beveger seg ut av gammel luft. Det er absolutt nødvendig på et arbeidssted som et kontor hvor et stort antall personer sitter lenge og jobber. Hvis det er hindring for ventilasjon, så forårsaker det belastninger på kropp og sjel, hodepine, tretthet, stuffiness etc. som resulterer i at arbeidet senker seg. Ventilasjon er viktig for fysisk og mental kondisjon.

Slik opprettholder du det:

Å la den gamle luften flytte ut av kontoret, er ikke et stort problem. Avtrekksvifter er installert for det formål hvis takvinduene ikke er nok. Det er et stort problem å opprettholde innkommende frisk luft. Luft trenger også sirkulasjon inne på kontoret. For mye blåser inn i luften forårsaker irritasjon og forstyrrelser ettersom papirene er ruffet. Videre er varm luft i et varmt land eller kald luft i kaldt land aldri velkommen.

I et varmt land vinduer og dører er stengt og air-condition anlegget brukes til å suge i kjølig og frisk luft og samtidig dårlig og foreldet luft er tvunget ut. I et kaldt land er klimaanlegg ikke veldig nyttig. Peisen med skorstein, gjør det imidlertid mulig for gammel luft å gå ut. I et kaldt land brukes vinduer og dører med doble skodder eller glassskjermer til å stenge ut tørke eller kald luft.

Mye plass er tillatt mellom hovedinngangen og andre inngangen eller korridoren. Elektriske vifter, blåsere eller luftsirkulatorer og filtre brukes til å trekke i frisk naturlig luft, for å gjøre det støvfritt gjennom filtre og å sirkulere det inne på kontoret. Åpen type kontoropplegg og fravær av for mange partisjoner bidrar til bedre ventilasjon. Derfor kan lysventilasjon også være naturlig og kunstig.

Kontorinnkvartering og miljø # Temperatur og fuktighet:

Betydning:

Et riktig nivå av og jevn temperatur og fuktighet må opprettholdes inne i et kontor. Variasjon i temperatur og fuktighet påvirker arbeidets effektivitet. For mye varm eller kald atmosfære samt for høy eller for lav luftfuktighet gir ikke gunstig fysisk atmosfære for effektivt kontorarbeid.

Kunstige enheter:

Det finnes ulike typer kunstige enheter for å opprettholde standardnivåer av temperatur og fuktighet. I varme land er klimaanlegg installert, eller luftkjølere brukes mens de er i et kaldt land, oppvarmes ordninger.

Det er sentralt oppvarmede eller luftkondisjonerte bygninger brukt av forskjellige beboere. Elektriske vifter brukes ofte i alle typer kontorer i varme land. Temperaturen og fuktigheten varierer sesongmessig, og det må derfor foretas justeringer. Ved å bruke klimaanlegg eller romvarmemaskiner, kan temperaturenes ensartethet, enten høy eller lav, opprettholdes.

Kontorinnkvartering og miljø # Frihet fra støy og støv:

Betydning:

Støy og støv skaper forstyrrelse og irritasjon henholdsvis. Støy er en belastning på sinnet mens støv er på kroppen. Støv er usunn også. Et kontor må derfor være fri for støy og støv. Kontorarbeid er først og fremst mentalt, som trenger konsentrasjon av sinn som er forstyrret av støy. Det fører til ulike typer feil og arbeidsstans. Og så lider både kvaliteten og mengden arbeid.

Støy kan være kontinuerlig eller sporadisk eller plutselig. Kontinuerlig støy er ikke så skadelig som folk blir vant til det. Støy kan være hyggelig (av en melodi) eller ubehagelig (horn på en bil), og begge kan være forstyrrende for arbeid. Støv kan bli avsatt på artikler eller kan flyte i luften. Både forårsaker irritasjon og hindrer arbeidsflyt.

kilder:

Kildene til både støy og støv er interne og eksterne.

(1) Intern:

Inne i et kontor lyd eller støy kan være forårsaket på ulike måter som drift av maskiner (som en skrivemaskin, en duplikator, etc.). Hvis det er desentralisering av skrivefunksjonen, oppstår det støy fra alle hjørner av kontoret.

Støy er opprettet ved å snakke om folket til hverandre (og emnet kan være knyttet til arbeidet eller på annen måte), ved bevegelse av møbler fra ett sted til et annet, bevegelse av folket langs korridoren eller gangveggen eller støyen som kommer ut av sko mens du går, etc. Innenfor et kontorstøv kan være akkumulert på møbler, inventar, vegger etc. på grunn av mangel på rengjøringsarrangementer og også ikke-bruk.

(2) Ekstern:

Støy, forårsaket utenfor, kan komme inn på innsiden. Dette skyldes hovedsakelig feil på stedet. Støy kommer fra markedet, jernbanestasjonen, tungtrafikkveiene, fabrikkene etc. Støv fra utsiden kommer også for mer eller mindre av samme grunner. Støv kan bli blåst inn med storm.

Beskyttelse:

Beskyttelse mot intern støy kan oppnås på følgende måter:

(a) Ved å holde maskinene i ett hjørne eller i et eget lydtett maskinrom.

(b) Ved å bruke tepper eller matting eller linoleums på gulvet eller ved å fikse gummihettene på "føttene" på alle møbler.

(c) Ved å ha streng kontroll og veiledning over de ansatte ved hvilke støy uten å snakke kan forhindres.

Hvis det er trykk på jobben, er det lite tid for sladder. Ekstern støy kan unngås ved å velge riktig sted. Internt støv kan fjernes gjennom riktig oppstilling av rengjøring, støv og vedlikehold som helhet. Det finnes forskjellige typer rengjøringsmaskiner for å holde gulvet rent. Tepper, etc., forenkler støv og rengjøring.

Eksternt støv kan i stor grad unngås ved å gjøre riktig valg av område og ved å stenge dørene og vinduene til riktig tid. Moderne vinduer og dører er laget av slike konstruksjoner som forhindrer ekstern støy og støv. Klimaanlegg er også nyttig som dører og vinduer holdes stengt.

Kontorinnkvartering og miljø # Sikkerhets- og sanitære ordninger:

Betydning:

Sikkerhet og sanitet er helt forskjellige saker. Den førstnevnte er direkte opptatt av kroppen mens den sistnevnte er opptatt av helse. Arrangementer for begge er nødvendige for kontorets og kontorspersonellets interesse.

Sikkerhet:

Sikkerhet betyr forsiktig og planlagt unngåelse av ulykker.

Ulykker kan oppstå på grunn av ulike årsaker:

(a) En liten ulykke ved kutt eller blåmerker på grunn av uforsiktig bruk av en kniv eller trekking av et møbel eller instrument, etc. Slike ulykker kan unngås ved å være litt forsiktig.

(b) Det kan oppstå store skader på grunn av (i) et fall mens du klatrer opp for å bruke øvre hyller av høy almirah eller skap, eller (ii) toppling ned som hindres av en bakre telefonkabel på gulvet, eller (iii) lider fra elektrisk, støt ut av eksponere d ledninger, lekkasje bryter eller noe apparat, etc.

Alt dette kan unngås (i) ved å bruke stiger eller (ii) ved å fjerne alle farer (ref. 3.18), stå i vei for riktig utforming eller ved å holde bryterne av i riktig tid eller stadig sjekke og reparere, etc.

For fabrikker er det utarbeidede regler for sikkerhetsforanstaltninger, men det finnes ikke slike regler for kontorer. Men generelle forholdsregler mot brann tas i hvert godt kontor ved å gi brannslukkere. Brannpolitikk er truffet for å bli erstattet av brannvesen.

Sjansene for å fange brann på et kontor er gode da kontoret består av brennbare varer og røyking på kontoret er en vanlig affære. Derfor er forholdsregler mot brann viktig. Kontorlederens plikt er å beholde førstehjelpskassen på kontoret for nødstilfelle.

Hygiene:

Et stort antall mennesker, medarbeiderne og utenforstående, kommer til kontoret hver dag, tilbringer mye tid der og bruker gulvplass, utstyr, toalett etc. Det er helt naturlig at støv og smuss kommer til å hakke opp. Avfallspapir og annet avfall samles regelmessig.

Alle disse skaper urenhet, og usunn tilstand og infeksjon av mange typer kan spre seg. Det er derfor avgjørende at regelmessig rengjøring av kontorgulvet ved hjelp av insektmidler, desinfeksjonsmidler, deodorisatorer etc. skal foregå daglig med jevne mellomrom. Det er byråhus som tar ansvaret for rengjøring på kontrakter. Bortsett fra den generelle rengjøringen av kontorlokaler, er det også nødvendig med regelmessig rengjøring og støv av kontormøbler, maskiner og apparater for bedre vedlikehold og holdbarhet.

Alt innredning vil miste sin glamour hvis det ikke er skikkelig rengjøring og vedlikehold. Vanligvis utnevnes en vaktmester for hvert kontor som har plikt at kontoret skal holdes rent og pent. Veggene må ikke desinfiseres ved å henge unødvendige kalendere eller bilder. Oppslagstavlene må rengjøres regelmessig, slik at gamle og uaktuelle merknader fortsatt blir festet.

Kontorinnkvartering og miljø # Fargekondisjonering:

Betydning:

Ulike farger brukes til vegger, skillevegger, møbler, skjermer, tepper eller matter, uniformer for menialt ansatte; etc. Farge har store fysiske og psykologiske effekter. Effekter kan være gunstige og ugunstige. Farge kan være hyggelig, beroligende, spennende, irriterende, absorberende, reflekterende, imponerende eller unimpressive. Bruk av farge krever ulike hensyn, både fysisk og psykologisk.

Viktigheten av farge kan bli godt realisert når vi tenker på møbler og belysning. Ulike farger bør brukes til forskjellige artikler og til forskjellige formål. Use of colour is considered today a special branch of knowledge called “psychometrics'.

Colour Conditioning:

Colour can be used for developing motivation to work and thereby increasing productivity. Pleasant colours rouse cheerfulness and willingness to work. A dull or repulsive colour may depress the mind. A suitable colour reflects more light to make it congenial for efficient work. Colour also has effect on warmth or temperature inside the office.

Inside the same office one may find different shades of colour in different departments—bright, attractive, and pleasant colours in the Reception Room while sober colour in the Board Room, reflective colour in the general office hall, durable colour in the canteen etc.

Colour shall be matching with the lighting arrangement. A combination of colours can be used, as in the case of furniture. Now-a-days colorful sun-mica is used on table tops, wooden colour steel is a fashion. There is no end of variety of colour used for curtains, screens, upholstery or carpets and linoleum.

The combination of colours must be artistically and tastefully made. There shall not be loud contrasts. Colour conditioning means use of colours most effectively so that the working people are placed in a favourable psychological condition.